B. PHẦN NỘI DUNG
2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của khách sạn với quy mô trên 100 phòng ngủ ngoài ban giám đốc, có các ban, các bộ phận với chức năng nhiệm vụ sau:
- Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành khách sạn trong khuôn khổ nguồn vốn theo yêu cầu của Hội Đồng Quản Trị. Ban Giám đốc khách sạn chịu sự lãnh đạo của công ty và Tổng giám đốc điều hành, thực hiện một số nhiệm vụ khác nhƣ quan hệ khách hàng tiềm năng, quan hệ với chính quyền địa phƣơng, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo sự phân công lao động.
- Các ban:
+ Ban hành chánh nhân sự: Quản lý hoạt động tuyển dụng, bố trí và sử dụng đào tạo, bồi dƣỡng, đánh giá nhân viên, đãi ngộ nhân sự, giúp giám đốc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
+ Ban kế toán: Phụ trách vấn đề ngân quỹ, theo dõi thu chi, thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo chế độ hiện hành, giúp ban giám đốc quản lý và điều hành tốt hoạt động tài chính của khách sạn.
+ Ban kinh doanh: Quản lý bộ phận kinh doanh, quyết định về giá và hợp đồng với công ty du lịch, lữ hành, lên chiến lƣợc kinh doanh, dự báo thị trƣờng để có những chiến lƣợc giá và kinh doanh hợp lý và đảm bảo doanh số.
- Các bộ phận: + Bộ phận lễ tân, gồm
* Trƣởng bộ phận lễ tân: Quản lý nhân viên trong tổ, sắp lịch làm việc, chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phàn nàn từ khách.
* Nhân viên lễ tân: Làm thủ tục đăng ký khách sạn, cung cấp dịch vụ và đáp ứng yêu cầu của khách, làm thủ tục thanh toán cho khách.
* Nhân viên đặt phòng: Nhận đặt phòng, hủy, điều chỉnh phòng và xác nhận loại phòng với các đại lí du lịch, các công ty, cá nhân đặt phòng. Chuẩn bị danh sách khách dự định đến hàng ngày, hỗ trợ các công việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký khách.
* Nhân viên trực tổng đài: Chịu trách nhiệm về việc trả lời các cuộc điện thoại đến và nối máy cho khách nếu có yêu cầu giúp khách hàng thực hiện các cuộc điện thoại theo yêu cầu của khách.
44
* Nhân viên thu ngân: Thu tiền, đổi tiền, xuất hóa đơn và báo cáo kế toán
* Nhân viên hổ trợ hành lí: Vận chuyển hành lý, nhân viên trực cửa chịu trách nhiệm đón tiếp khách, chuyển thƣ và gửi thƣ, nhắn tin tổ chức tham quan cho khách.
* Nhân viên chăm sóc khách hàng: Trao đổi và thu thập thông tin, ý kiến từ khách, tạo ấn tƣợng sâu sắc về dịch vụ hoàn hảo đối với khách, kết hợp với nhân viên đón tiếp để chào đón khách tới khách sạn, kiểm tra buồng dành cho khách quan trọng, quan tâm chăm sóc, tham khảo ý kiến về các dịch vụ của khách sạn …
+ Bộ phận buồng, gồm:
* Trƣởng bộ phận buồng: quản lý nhân viên bộ phận và sắp lịch làm việc cho từng nhân viên trong bộ phận.
* Nhân viên buồng: Chịu trách nhiệm chuẩn bị cho việc kinh doanh buồng, vệ sinh buồng khách và khu vực công cộng, khu vực công cộng, giặt là…..
* Nhân viên giặt là: Có nhiệm vụ giặt ủi quần áo của khách, khăn màn của khách sạn và đồng phục của nhân viên.
* Nhân viên vệ sinh: Chịu trách nhiệm vệ sinh các khu vực công cộng, sảnh, ban công… + Bộ phận bếp, gồm:
* Trƣởng bộ phận bếp: Quản lý nhân viên bếp và sắp lịch cho nhân viên, kiểm tra chất lƣợng dịch vụ ăn uống.
* Nhân viên bếp Chịu trách nhiện thức hiện các món ăn theo thực đơn và chuẩn bị các bữa ăn sáng cho khách.
+ Bộ phận nhà hàng, gồm:
* Trƣởng bộ phận nhà hàng: Chịu trách nhiệm sắp lịch làm việc cho nhân viên nhà hàng, kiểm tra chất lƣợng phục vụ của nhân viên, quan sát và bày trí những vật dụng trong nhà hàng sao cho đẹp mắt.
* Nhân viên nhà hàng: Chịu trách nhiệm về loại hình dịch vụ ăn uống trong khách sạn nhƣ ăn nhanh, ăn gọi món, ăn theo món quy định, ăn tiệc, phục vụ ăn uống cho khách tại nhà hàng và tại buồng ngủ của khách.
+ Bộ phận kỹ thuật, gồm:
*Trƣởng bô phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm sắp lịch làm việc cho nhân viên kỹ thuât, kiểm tra các trang thiết bị trong phòng và bảo trì theo định kỳ.
45
* Nhân viên kĩ thuật: Phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khách sạn, bao gồm: điện, cơ khí, hệ thống sƣởi, máy điều hòa không khí, bơm, thực hiện những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.
+ Bộ phận bảo vệ,gồm:
* Trƣởng bộ phận bảo vệ: Sắp lịch làm việc cho nhân viên bảo vệ, quan sát và chịu trách nhiệm về an ninh trật tự cho nhân viên và du khách.
* Nhân viên bảo vệ: Chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn cho khách.
Trong phạm vi đề tài, người nghiên cứu khảo sát thực trạng đối với NVLT.