Có thể thấy, việc tổ chức sử dụng văn bản nói chung và tổ chức sử dụng văn bản điện tử nói riêng có vai trò, ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, cụ thể như sau:
22
Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Phục vụ việc nghiên cứu, tham khảo sửa đổi, bổ sung hoàn thiện các văn bản do cơ quan ban hành còn hạn chế hoặc sai sót;
- Phục vụ cho công tác kiểm tra, xử lý văn bản sai sót; là cơ sở xem xét, xử lý trách nhiệm đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân tham mưu hoặc ban hành văn bản không đúng;
- Phục vụ cho việc rà soát, hệ thống hóa văn bản do cơ quan ban hành; - Phục vụ cho việc tổng kết, đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác văn bản; - Quản lý, kiểm tra công việc trong cơ quan;
- Phục vụ để nghiên cứu, tham khảo xây dựng văn bản mới, chuẩn bị các báo cáo, kế hoạch công tác của cơ quan và các nhu cầu sử dụng thông tin văn bản của tổ chức và công dân.
Hai là, giúp cho CBCCVC nâng cao hiệu suất công việc, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó CBCCVC có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm, qua đó góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả. Đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Ba là, có vai trò, ý nghĩa đối với công việc trước mắt và lâu dài (văn thư và lưu trữ): Sau khi văn bản được ban hành, các cơ quan liên quan, thủ trưởng cơ quan, người được giao trách nhiệm giải quyết và lưu giữ văn bản phải có kỹ năng đánh giá văn bản đó để có phương án sử dụng phù hợp. Trong trường hợp này, việc tổ chức sử dụng văn bản nhằm: Xác định hiệu
23
lực, tính chất pháp lý của văn bản; mức độ phổ biến; mức độ áp dụng; Xác định biện pháp giải quyết văn bản; Xác định thời hạn bảo quản và biện pháp lưu giữ phù hợp.
Đồng thời, xem xét về cách tổ chức thông tin thuận lợi cho việc khai thác và giúp sử dụng thông tin văn bản thuận lợi.
Tóm lại, tổ chức quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả các văn bản, hồ sơ tài liệu giúp cho việc xây dựng, soạn thảo và triển khai thực hiện các văn bản của cơ quan, đơn vị chất lượng và hiệu quả. Đặc biệt, với thực tế hiện nay văn bản điện tử đang dần thay thế văn bản giấy thì việc quản lý và tổ chức sử dụng văn bản điện tử càng có vai trò và ý nghĩa trong việc rút ngắn thời gian, thu gọn khoảng cách, giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.