nội bộ, tổ chức cuộc họp
Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong điều hành nội bộ Văn phòng UBND thành phố Hà Nội
- 100% CBCCVC và người lao động của cơ quan Văn phòng được cấp, khai thác, sử dụng hộp thư điện tư công vụ trao đổi thông tin trong công việc. Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ công việc; duy trì trao đổi, chia sẻ thông tin đảm bảo nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc;
- 100% CBCCVC và người lao động cơ quan Văn phòng sử dụng hệ thống quản lý văn bản điều hành để giải quyết công việc được giao, truy cập phần mềm thường xuyên đạt 100%.
Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong tổ chức cuộc họp:
Phần mềm cung cấp tài liệu họp điện tử:
Từ năm 2015, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã triển khai Phần mềm cung cấp tài liệu họp điện tử nhằm hỗ trợ cung cấp tài liệu điện tử cho lãnh đạo các sở, ngành, UBND quận, huyện, thị xã tham gia các cuộc họp tại Trụ sở UBND thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, phần mềm mới chỉ đáp ứng mức độ về xử lý nội bộ và các yêu cầu cơ bản của người dùng trong việc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử trong cuộc họp như: Truy cập tài liệu theo phòng họp, tra cứu tài liệu và tải tài liệu về thiết bị cá nhân...
Hệ thống họp không giấy tờ - Ecabinet
- Hiện tại, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã hoàn thành việc nâng cấp và sẵn sàng đưa ứng dụng họp không giấy tờ vào triển khai thực tế.
- Hiệu quả dự kiến mang lại:
+ Rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả các cuộc họp của Lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội; giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.
75
+ Giảm tối đa việc sử dụng văn bản, tài liệu giấy trong các cuộc họp của Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội qua đó tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, chi phí gửi nhận văn bản (dự kiến giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí cho các cuộc họp);
+ Giảm tối thiểu thời gian phát hành giấy mời và tài liệu cuộc họp; tăng cường tương tác, trao đổi thông tin giữa các thành viên dự họp thông qua hình thức trao đổi qua ứng dụng.
Hệ thống họp trực tuyến thành phố Hà Nội:
Hiện nay, Hệ thống họp trực tuyến thành phố Hà Nội đã hoàn thành công tác triển khai và chính thức tổ chức vận hành, thiết lập nhiều cuộc họp trực tuyến của UBND thành phố Hà Nội, 30 quận, huyện thị xã có thành phần họp, dự họp của 584 điểm cầu xã, phường, thị trấn.