- Phát hành công văn điện tử đến các đơn vị, cá nhân có liên quan (trong cơ quan, ngoài cơ quan)
2.2.2.5. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong công tác quản lý hồ sơ
Quy trình xử lý, giải quyết hồ sơ công việc điện tử:
Quy trình xử lý, giải quyết hồ sơ công việc điện tử trên “Hệ thống quản lý văn bản” tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội được quy định cụ thể như sau:
(1) Lãnh đạo Văn phòng nhập ý kiến xử lý, phân công xử lý văn bản và chuyển văn bản điện tử tới chuyên viên các phòng, ban, trung tâm;
(2) Chuyên viên các phòng, ban, trung tâm giải quyết văn bản đến điện tử được giao xử lý (đối với văn bản cần trả lời) hoặc lưu văn bản đến vào CSDL lưu trữ văn bản đến, phân hệ chức năng của “Hệ thống quản lý văn bản” (đối với văn bản không cần trả lời).
(3) Chuyên viên các phòng, ban, trung tâm giải quyết văn bản đến điện tử được giao xử lý (đối với văn bản cần trả lời) sẽ thực hiện: Đính kèm Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến xử lý của cá nhân, dự thảo văn bản phát
79
hành, chuyển phát hành văn bản (khi đã được Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội duyệt nội dung dự thảo).
(4) Lãnh đạo phòng giải quyết văn bản đến điện tử được giao thực hiện xử lý (đối với văn bản cần trả lời) sẽ thực hiện: Xem xét nội dung trình của chuyên viên, có ý kiến giải quyết trên hệ thống để trình Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội.
(5) Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố Hà Nội giải quyết văn bản đến điện tử được giao thực hiện xử lý (đối với văn bản cần trả lời) sẽ thực hiện: Xem xét nội dung trình của Trưởng phòng và chuyên viên xử lý, có ý kiến giải quyết trên hệ thống để trình Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội.
(6) Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội giải quyết văn bản đến điện tử được giao thực hiện xử lý (đối với văn bản cần trả lời) sẽ thực hiện: Có ý kiến chỉ đạo trên văn bản đến, chuyển Phòng Hành chính – Tổ chức cập nhật ý kiến trên Hệ thống.
(7) Chuyên viên các phòng, ban, trung tâm giải quyết văn bản đến điện tử được giao xử lý (đối với văn bản cần trả lời) khi đã nhận đầy đủ ý kiến xử lý của Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội sẽ thực hiện làm thủ tục: Chuyển văn bản phát hành đi trên hệ thống cho Văn thư (bao gồm cập nhật các thông tin cơ bản về văn bản phát hành: Loại văn bản, trích yếu văn bản, nơi nhận, người ký, người soạn, người duyệt, tóm tắt thông tin, độ khẩn, độ mật, số bản, số tờ, lĩnh vực, mức độ quan trọng, tạo kết nối đến văn bản liên quan) do cá nhận được giao chủ trì dự thảo; Cập nhật trạng thái “hoàn thành”, đóng hồ sơ công việc điện tử trên Hệ thống.
Thực trạng lập hồ sơ điện tử
* Quy trình thiết lập hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản Trên cơ sở khảo sát “Hệ thống quản lý văn bản” tại Văn phòng UBND Thành phố việc tạo lập hồ sơ công việc được thiết lập theo 02 hình thức:
80
- Hình thức 01 (thiết lập tự động): Đây là hình thức hệ thống tự động thiết lập trên cơ sở quá trình phân xử lý văn bản đến; nội dung hồ sơ công việc gồm: Số hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, ngày mở hồ sơ, nội dung công việc, lãnh đạo giao việc, lãnh đạo phụ trách, người xử lý chính, thời gian xử lý, loại văn bản (nhận để biết hoặc để xử lý), ...
Hồ sơ sau khi được thiết lập thì các cá nhân, đơn vị được giao nhiệm vụ có thể thực hiện các thao tác như:
+ Tạo lập văn bản liên quan: Cho phép các Chuyên viên cập nhật các tài liệu điện tử có liên quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cá nhân hoặc của đơn vị.
+ Thêm cán bộ, ý kiến xử lý vào hồ sơ để thực hiện.
+ Phân công vai trò trong quá trình xử lý văn bản và lập hồ sơ công việc. + Đóng hồ sơ (Ghi nhận).
- Hình thức 02 (thiết lập thủ công): Đây là hình thức lập hồ sơ công việc với các nhiệm vụ giao đột xuất, cụ thể theo các bước như sau:
+ Bước 1: Cập nhật và tạo hồ sơ công việc gồm các bước: (1) Xử lý công việc, (2) Hồ sơ công việc giao xử lý, (3) Thêm mới.
+ Bước 2: Nhập thông tin hồ sơ.
+ Bước 3: Chọn văn bản liên quan đến hồ sơ (chuyên viên tập hợp các file tài liệu, các văn bản điện tử có liên quan đến hồ sơ công việc để đính kèm lên hệ thống).
+ Bước 4: Phân công cán bộ lập hồ sơ công việc gồm: Tên cán bộ, chức vụ, vai trò xử lý, thời hạn xử lý,...
+ Bước 5: Tạo hồ sơ (Ghi nhận). * Tình hình lập hồ sơ điện tử
Mặc dù trên “Hệ thống quản lý văn bản” tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã xây dựng quy trình và hướng dẫn lập hồ sơ công việc, tuy
81
nhiên trên thực tế vẫn chưa được triển khai một cách đồng bộ, thống nhất. Việc lập hồ sơ điện tử tại cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã cơ bản thực hiện, khai thác sử dụng chức năng “Quản lý văn bản đến, văn bản phát hành, quản lý hồ sơ công việc”, trong toàn bộ văn bản điện tử đến đã được sử dụng trong bộ chu trình giải quyết, xử lý công việc cho đến khi văn bản phát hành dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, đối với hồ sơ điện tử lưu trữ toàn bộ quá trình giải quyết, xử lý điện tử của Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo phòng và chuyên viên vẫn còn chưa đầy đủ, chính xác về thời gian, nội dung do:
- Ý kiến chỉ đạo, giải quyết của Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố Hà Nội được cập nhật muộn so với thời điểm có ý kiến chỉ đạo, xử lý thực tế; nội dung cập nhật ý kiến chỉ đạo, xử lý có thể còn thiếu sót.
- Một số chuyên viên các phòng, ban chuyên môn trong quá trình xử lý, giải quyết công việc không thực hiện kết nối đến các văn bản điện tử có liên quan, đính kèm các hồ sơ, tài liệu điện tử (nếu có) hoặc không thể đính kèm do hồ sơ, tài liệu đi kèm là bản giấy (không số hóa trong quá trình văn bản đến do hồ sơ, tài liệu dầy, khổ lớn, được gửi từ các cơ quan, tổ chức bên ngoài không đảm bảo tính xác thực điện tử).
Do trước thời điểm tháng 06/2020, thành phố Hà Nội chưa có các văn bản pháp quy quy định cụ thể để làm cơ sở triển khai, ứng dụng hoàn toàn quy trình điện tử tiếp nhận, quy trình tiếp xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Vì vậy, dù có nhiều cơ quan, đơn vị trong thành phố Hà Nội đã ứng dụng CNTT trong hoạt động văn thư, lưu trữ từ rất nhiều năm, đã có kinh nghiệm triển khai và liên tục nâng cấp phiên bản Hệ thống Quản lý văn bản đáp ứng yêu cầu mô hình cơ quan điện tử (VD: Văn phòng UBND Thành phố đã triển khai ứng dụng từ
82
năm 1999 đến nay; Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Giao thông vận tải,.. đã được triển khai từ năm 2005….) nhưng việc giải quyết, xử lý hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ điện tử) vẫn phải song song cả hai hình thức bản giấy và bản điện tử.
Sau khi Quyết định số 12/2020/QĐ ngày 12/06/2020 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội ban hành, các hồ sơ một cửa điện tử của các cấp, các ngành Thành phố sẽ tiến tới điện tử hoàn toàn trong quá trình xử lý (bản giấy lưu trữ theo quy định).