Việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh hiện nay dựa trên một số văn bản quy định chủ yếu sau đây:
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (Nghị định 30) ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
Có thể nói, Nghị định 30 đã tạo môi trường pháp lý, thúc đẩy việc ứng dụng CNTT, chuyển đổi quy trình làm việc với văn bản từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử; đáp ứng các yêu cầu thực tiễn về ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ và sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử trong quá trình điều hành công việc; bảo đảm các yêu cầu về tính xác thực, độ tin cậy và tính pháp lý của văn bản.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ. Văn bản này cụ thể hoá một số nội dung của Luật lưu trữ về tài liệu lưu trữ điện tử, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử như nghiệp vụ xác định giá trị, thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử từ giai đoạn văn thư; bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử và loại hủy tài liệu hết giá trị.
- Các văn bản quy định về các điều kiện và giá trị pháp lý của chữ ký số; các quy trình gửi, nhận văn bản điện tử bảo đảm các yêu cầu kết nối, liên thông và giá trị pháp lý, độ tin cậy và xác thực của văn bản điện tử trong hệ thống:
+ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
29
+ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
+ Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025" nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
Các văn bản chủ yếu trên đây là căn cứ pháp lý để các cơ quan, tổ chức cụ thể hoá thành các quy định triển khai trên thực tiễn. Đối với thành phố Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 12/2020/QĐ- UBND ngày 12/6/2020 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.