* Quản lý chữ ký số
- Để đảm bảo tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin trong văn bản điện tử (do việc dễ dàng thay đổi nội dung thông tin trong tài liệu điện tử mà không để lại dấu vết, vấn đề xác định tác giả.v.v..) người ta sử dụng giải pháp kỹ thuật là chữ ký điện tử. Theo Điều 21 – Luật Giao dịch điện tử: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”.
Việc quản lý và sử dụng chữ ký số của cơ quan Văn phòng được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước.
76
Văn thư cơ quan Văn phòng có trách nhiệm quản lý, sử dụng chữ ký số theo đúng quy định. Không giao thiết bị cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã thực hiện ký số tất cả các văn bản điện tử gửi trên Trục liên thông văn bản quốc gia (trừ văn bản mật) tới các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Văn phòng Chính phủ và giữa các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn thành phố Hà Nội…
Hiện tại, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đang thử nghiệm quy trình ký số đối với Công văn, cụ thể:
Dự thảo giấy mời (chuyên viên các phòng, ban chuyên môn):
- Bước 1: Truy cập vào chức năng dự thảo văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành Thành phố;
- Bước 2: Thêm mới văn bản dự thảo trên hệ thống; - Bước 3: Cập nhật nội dung thông tin văn bản;
- Bước 4: Đính kèm file word văn bản, chuyển văn bản đến Trưởng phòng phê duyệt.
Duyệt nội dung giấy mời (Lãnh đạo phòng):
- Bước 1: Rà soát nội dung văn bản trước khi phê duyệt, chuyển Lãnh đạo Văn phòng;
- Bước 2:
+ Trường hợp 1: Đồng ý, chuyển Lãnh đạo Văn phòng ký số;
+ Trường hợp 2: Không đồng ý, cho ý kiến và chuyển trả lại chuyên viên dự thảo.
Ký số văn bản (Lãnh đạo văn phòng):
- Trường hợp 1: Đồng ý: Ký số văn bản, chuyển sang bộ phận Văn thư phát hành
77
- Trường hợp 2: Không đồng ý: Cho ý kiến và chuyển lại chuyên viên dự thảo.