- Đối với việc nhận văn bản đến: Dự thảo văn bản trình ký lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội phải là bản gốc, có ký tắt của Lãnh đạo đơn vị trình
3.1.3.4. Về lập hồ sơ điện tử
Để đưa việc lập hồ sơ điện tử vào áp dụng thực tế đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ phù hợp với các quy định hiện hành và triển khai có khả thi trong thực tế tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, tác giả đề xuất xây dựng Dự thảo quy trình lập hồ sơ điện tử như sau:
Bước 1: Công tác chuẩn bị lập hồ sơ
* Về nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện các nội dung sau: - Xây dựng khung phân loại hồ sơ: Căn cứ hoạt động thực tế của bộ máy cơ quan hàng năm, các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ, nhân sự làm công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội sẽ xây
98
dựng “khung phân loại hồ sơ” và bổ sung, điều chỉnh đầy đủ các nhóm hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo ngành, lĩnh vực.
- Xây dựng mã hồ sơ trong Khung phân loại hồ sơ: Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ xây dựng và trình lãnh đạo ban hành mã hồ sơ cơ bản trong khung phân loại hồ sơ để thể hiện các trường thông tin sau: Mã số cơ quan, mã số năm hình thành hồ sơ, Số và ký hiệu hồ sơ, mã nhóm tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý, ...
- Xây dựng văn bản, tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ điện tử, trình Lãnh đạo Văn phòng ký và ban hành.
* Về phía đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản (Trung tâm Tin học - Công báo Thành phố) thực hiện các nội dung sau:
- Tổ chức nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như sau:
+ Xây dựng danh mục bộ mã hồ sơ phục vụ công tác đánh mã hồ sơ; + Hoàn thiện chức năng lập hồ sơ điện tử (tuy hệ thống quản lý văn bản hiện tại của Văn phòng đã có chức năng này nhưng chưa đáp ứng theo đúng yêu cầu tại các văn bản hướng dẫn của Chính phủ và Bộ Nội vụ).
+ Xây dựng phân hệ chức năng luân chuyên hồ sơ điện tử vào “Kho lưu trữ điện tử” của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
+ Xây dựng phân hệ chức năng quản lý hồ sơ điện tử (phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện tử của bộ phận lưu trữ cơ quan) nhằm cung cấp kịp thời các văn bản, tài liệu điện tử cho các cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu khai thác, sử dụng.
- Phối hợp với Phòng Hành chính - Tổ chức xây dựng kế hoạch và lộ trình triển khai áp dụng chữ ký số cá nhân đối với ký số trên văn bản, tài liệu, tờ trình điện tử.
99
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ trong năm trên Hệ thống quản lý văn bản; trong quá trình giải quyết công việc, Chuyên viên các phòng, ban, đơn vị của Văn phòng xác định đúng Mã hồ sơ cho văn bản phát hành, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: Ý kiến chỉ đạo, ý kiến các cá nhân tham gia xử lý, báo cáo giải trình, ....và các nội dung liên quan khác trong quá trình giải quyết công việc, sau đó tích hợp các văn bản, tài liệu điện tử đó vào hồ sơ.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Sau khi hoàn thành việc xử lý và phát hành văn bản trên hệ thống, Chuyên viên cần thực hiện việc kết thúc (đóng) hồ sơ theo quy định. Việc kết thúc hồ sơ sẽ được hệ thống tự động luân chuyển sang CSDL lưu trữ để lưu tạm thời trước khi đưa vào CSDL lưu trữ tập trung của cơ quan (Kho lưu trữ điện tử).