thuật trình bày văn bản; Đăng ký văn bản đi; Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản điện tử đi.
- Đối với cán bộ, công chức: Dự thảo văn bản.
Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp tiếp thu và hoàn thiện dự thảo.
Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét. Chỉnh sửa dự thảo văn bản.
In và trình lãnh đạo đơn vị.
Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan.
Đăng ký văn bản đi trong phần mềm quản lý văn bản, chuyển văn thư cơ quan.
- Đối với Lãnh đạo đơn vị: Kiểm tra nội dung văn bản.
Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: Phó Trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho Phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết); Cán bộ, công chức chuyên môn soạn thảo văn bản.
Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo cán bộ, công chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo. Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử).
- Đối với Lãnh đạo cơ quan:
32
Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi.
Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo công chức chuyên môn).
Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử). - Đối với văn thư cơ quan:
+ Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi, gồm các công việc: Đăng ký văn bản đi trong Phần mềm quản lý văn bản.
Đóng dấu văn bản.
Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi. Lưu văn bản đi.
+ Gửi văn bản điện tử đi theo quy định.
* Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư: Văn thư cơ quan có trách nhiệm quản lý và trực tiếp sử dụng thiết bị này, cụ thể: Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.