giải quyết văn bản
Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội
* Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
- Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản kết nối, liên thông trên môi trường mạng. Đã triển khai ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc kết nối Hệ thống Gửi nhận văn bản điện tử của thành phố Hà Nội để thực hiện trao đổi, giao dịch hành chính điện tử với các cơ quan Trung ương thông qua Trục liên thông văn bản Quốc gia và giữa các cơ quan, đơn vị trong Thành phố quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 về gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Đây là ứng dụng xương sống trong công tác văn phòng của cơ quan Văn phòng. Ứng dụng được đảm bảo hoạt động 24/24 để phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố Hà Nội và được đưa vào sử dụng tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội từ năm 1999.
Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc triển khai trong cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cho toàn bộ người sử dụng tại địa chỉ: http://10.192.201.73/Default.aspx
65
Hình 2.2: Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc triển khai tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đáp ứng yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông tại văn bản số 1063/BTTTT-TTH ngày 10/4/2015 và phát triển thêm các chức năng hỗ trợ tác nghiệp khác theo nhu cầu thực tế của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
Các chức năng chính của ứng dụng cụ thể như sau:
- Chức năng quản lý danh mục: tạo lập các danh mục, quản lý (danh mục người dùng; danh mục loại văn bản; danh mục lĩnh vực; danh mục cơ quan, đơn vị bên ngoài; danh mục các phòng, ban, đơn vị; danh mục các thủ tục hành chính; ……)
- Nhóm chức năng quản lý văn bản đến: + Nhập văn bản đến vào hệ thống
+ Chuyển xử lý văn bản đến theo quy trình điện tử đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
66 + Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến + Tìm kiếm, tra cứu văn bản đến
- Nhóm chức năng quản lý văn bản đi:
+ Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo văn bản đi + Quản lý quá trình phát hành văn bản đi
- Nhóm Quản lý giao việc + Tạo công việc và giao việc
+ Theo dõi tình trạng xử lý công việc + Lãnh đạo chỉ đạo giao việc
+ Xử lý công việc được giao - Quản lý văn bản nội bộ:
+ Tạo lập văn bản nội bộ;
+ Chỉnh sửa, xóa văn bản nội bộ; + Chuyển Văn thư cấp số
+ Có khả năng cho phép người dùng thu hồi được văn bản nội bộ đã gửi đi khi đối tượng nhận văn bản chưa xem văn bản;
+ Tra cứu, tìm kiếm văn bản nội bộ; - Nhóm quản lý Hồ sơ công việc
+ Tạo lập hồ sơ công việc: Hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo văn bản, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo,…
+ Sửa/xóa hồ sơ công việc; + Phân quyền hồ sơ công việc
+ Gắn/bỏ các tài liệu trong hồ sơ công việc; + Cập nhật kết quả xử lý hồ sơ công việc;
+ Tìm kiếm hồ sơ công việc theo thuộc tính hồ sơ. + Quản lý thư mục lưu trữ Hồ sơ công việc.
67 + In sổ văn bản đến/đi/nội bộ
+ In báo cáo thống kê tình trạng xử lý văn bản + In báo cáo thống kê hồ sơ công việc
- Nhóm quản trị người dùng - Nhóm quản trị hệ thống
- Nhóm tiếp nhận văn bản điện tử + Tiếp nhận văn bản điện tử + Cấp số đến văn bản điện tử
+ Tìm kiếm, tra cứu văn bản điện tử đến - Nhóm tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ một cửa + Tiếp nhận hồ sơ một cửa
+ Tạo lập hồ sơ công việc một cửa + Sửa/xóa hồ sơ công việc một cửa + Phân quyền hồ sơ công việc một cửa;
+ Gắn/bỏ các tài liệu trong hồ sơ công việc một cửa; + Cập nhật kết quả xử lý hồ sơ công việc một cửa;
+ Tìm kiếm hồ sơ công việc một cửa theo thuộc tính hồ sơ. + Quản lý thư mục lưu trữ Hồ sơ công việc một cửa.
- Chức năng gửi văn bản điện tử
- Chức năng theo dõi lịch làm việc của Lãnh đạo UBND Thành phố - Chức năng đăng ký phòng họp.
- Chức năng quản lý thông tin giấy mời họp đi/đến - Chức năng tìm kiếm nâng cao (báo cáo động) - Chức năng ký số văn bản điện tử
Mỗi CBCCVC đều được phân quyền theo đúng nhiệm vụ được giao và được cấp mật khẩu để đăng nhập.
68
Hình 2.3: Các chức năng trên Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
Như vậy, ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc vào hoạt động của các cơ quan nhà nước đã thay đổi được tư duy làm việc theo kiểu thủ công sang việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, điều hành của từng CBCCVC giúp giải quyết công việc không bị giới hạn về thời gian, không gian; tiết kiệm giấy, mực, in, photocopy nhân bản tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm bớt thời gian hội họp bằng việc trao đổi ý kiến trên mạng, nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác, tăng cường sức mạnh của người quản lý. Từ đó nâng cao được năng lực của cán bộ công chức, từng bước hiện đại hóa nền hành chính văn phòng dần dần tiến tới thực hiện quản lý theo ISO điện tử.
* Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến - Tiếp nhận văn bản:
Văn bản đến những văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến. Hằng ngày, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội tiếp nhận số lượng lớn các văn
69
bản gửi UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
Theo quy chế làm việc và quy trình xử lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, văn bản đến từ bất kỳ hình thức nào đều được đăng ký vào phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
Hình 2.4: Màn hình chức năng văn bản đến
Bảng 2.1 : Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm
Năm 2016 2017 2018 2019 Giữa năm
2020
Tổng số văn
70
Chuyển giao văn bản đến được thực hiện đối với: Chuyển giao văn bản có đóng dấu độ khẩn, mật được gửi đến ngoài giờ hành chính. Chuyển giao văn bản tại Phòng Hành chính - Tổ chức và chuyển giao văn bản tại các Phòng.
- Quy trình xử lý văn bản đến
+ Xử lý văn bản đến ở cấp chuyên viên: Văn bản thuộc lĩnh vực, khối nào thì chuyên viên, phòng chuyên môn khối đó xử lý. Chuyên viên phối hợp xử lý văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, có ý kiến đầy đủ rõ ràng, bảo đảm thời hạn theo đúng quy định đối với những vấn đề cần phối hợp. Tham gia các cuộc họp để xử lý những vấn đề còn có ý kiến khác nhau hoặc làm rõ nội dung trước khi trình theo yêu cầu của Phòng chủ trì và sự phân công của Lãnh đạo đơn vị.
+ Xử lý văn bản ở cấp lãnh đạo đơn vị: Do Trưởng phòng chủ trì xử lý văn bản và phối hợp xử lý văn bản với Trưởng phòng các đơn vị khác.
+ Xử lý văn bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố Hà Nội: Xử lý ngay đối với những vấn đề gấp sau khi tiếp nhận từ Phòng Hành chính - Tổ chức, xử lý hồ sơ trình và ký văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội và văn bản được Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội ủy quyền.
+ Trình Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội giải quyết văn bản:
Tùy theo loại văn bản hồ sơ trình có thể làm hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử theo nguyên tắc vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực đó. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực thì trình Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội.
Sau khi đã được Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội giải quyết, chuyên viên giúp việc hành chính chuyển chuyên viên theo dõi báo cáo Trưởng phòng để báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND thành phố Hà Nội kết quả xử lý trước khi phát hành văn bản. Sau đó, Lãnh
71
đạo Văn phòng phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.
Chuyển văn bản, hồ sơ đã được Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội giải quyết.
Chuyên viên giúp việc hành chính rà soát dự thảo văn bản đã được lãnh đạo UBND ký, chuyển hồ sơ đến Phòng Hành chính - Tổ chức làm thủ tục phát hành. Trường hợp phát hiện văn bản đã ký cần chỉnh sửa, phải báo cáo Lãnh đạo UBND xin ý kiến trước khi chuyển văn bản để phát hành.
- Quy trình xử lý văn bản đi
Văn bản đi được chuyên viên soạn thảo và có trách nhiệm đề xuất mức độ khẩn, mật và trình lãnh đạo các cấp duyệt ký và phải được Bộ phận văn thư đi của cơ quan có trách nhiệm đăng ký vào sổ trước khi phát hành. Theo quy định, tất cả các văn bản do Văn phòng phát hành đều phải làm thủ tục đăng ký tại Bộ phận văn bản đi thuộc Phòng Hành chính – Tổ chức. Nhân viên văn thư đi có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp vụ như kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền ký văn bản, vào số văn bản, sau đó mới đóng dấu phát hành.
72
Chương trình quản lý văn bản đi đảm bảo những thông tin cần thiết về một văn bản, như: Số, ký hiệu văn bản, trích yếu văn bản, ngày đi, người ký, độ mật, khẩn, hỏa tốc, thường; số bản, người soạn thảo, nơi nhận, gắn file văn bản đến để tiện theo dõi. Văn bản đi của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội được quản lý trên nhiều loại sổ khác nhau, mỗi loại sổ được gắn với tên loại văn bản. Đây là những thông tin bắt buộc để đảm bảo đầy đủ các thông tin về mô tả chung, thông tin tra cứu, thông tin về nội dung,… nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước và nhu cầu sử dụng văn bản cho hoạt động chuyên môn của các chuyên viên tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
Văn bản đi được thực hiện số hóa văn bản bằng cách scan, gắn chữ ký số của tổ chức trên văn bản sau khi đã được ký tươi trên bản gốc và được gửi theo đường văn bản điện tử theo quy định đối với những văn bản có trong danh mục được gửi văn bản điện tử. Văn bản đi phát hành bằng con đường điện tử thuận tiện, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí về thời gian, tiền bạc.
Bảng 2.2: Thống kê số lượng văn bản đi qua các năm
Năm 2016 2017 2018 2019 Giữa
năm 2020
Tổng số văn bản đi 32.086 34.319 29.562 33.130 25.054
Kể từ ngày 15/02/2020, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực hiện gửi, nhận, văn bản điện tử (không gửi bản giấy) theo danh mục văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tại Công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04/02/2020 của Văn phòng Chính phủ, cụ thể như sau: Văn bản quy phạm pháp luật, gồm: Thông tư, Thông tư liên tịch, Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã, Quyết định của UBND cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Văn bản hành chính: Nghị quyết
73
(cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Công điện, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo.
Đối với các loại văn bản trình UBND, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội có kèm hồ sơ, tài liệu cần gửi hồ sơ tài liệu cùng văn bản điện tử.
Để quản lý tốt các văn bản đi, trên phần mềm của Hệ thống xây dựng các sổ báo cáo như: Báo cáo thống kê văn bản đi, Báo cáo thống kê văn bản đến… Thông qua đó, Văn phòng vẫn có thể tìm kiếm được các văn bản đi, văn bản đến cách đây nhiều năm nhờ vào tính năng tìm kiếm văn bản.
74