xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin theo Thông tư số 39/2017/TT- BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
2.2.1.3. Cơ sở vật chất về CNTT của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Hà Nội
Hiện nay hầu hết CBCCVC tại Trụ sở UBND thành phố Hà Nội đều được trang bị máy tính, máy in, thiết bị tin học khác kết nối mạng không dây phục vụ công việc. Tổng số thiết bị tin học (máy tính, máy in, máy điện thoại, thiết bị di động,…vv) thường xuyên sử dụng hiện nay tại Trụ sở UBND thành phố Hà Nội khoảng 800 thiết bị, trong đó: Số lượng máy tính để bàn, máy tính xách tay và máy tính bảng khoảng 250 chiếc; số lượng máy in: 134 chiếc; và nhiều thiết bị di động không dây khác.
Hạ tầng kỹ thuật để triển khai ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc là tập hợp các thiết bị như: Máy chủ, máy trạm, các thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị đảm bảo an ninh an toàn thông tin, máy tính…
2.2.1.4. Nhân sự:
59
- Mọi văn bản đến, đi của cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đều tập trung tại Phòng Hành chính - Tổ chức. Công tác tiếp nhận, xử lý văn bản do Phòng Hành chính - Tổ chức đảm nhận.
Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu giúp UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội trong công tác văn thư (tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ), công tác CCHC, công tác tổ chức cán bộ, thực hiện chế độ chính sách cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, công tác thi đua khen thưởng, công tác đảm bảo an ninh trật tự của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội theo quy định.
Nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổ chức bao gồm các phần công việc như: Tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, trong đó, nhiệm vụ tổ chức sử dụng văn bản điện tử chiếm phần lớn khối lượng công việc của Phòng.
- Nhân sự của Phòng Hành chính - Tổ chức gồm các công chức và hợp đồng lao động đều được đào tạo về chuyên ngành hành chính, văn thư, lưu trữ để phục vụ tốt cho công việc của Phòng nói riêng và của cơ quan nói chung.
* Nhân sự làm công tác về CNTT
Viên chức của Trung tâm Tin học - Công báo thành phố Hà Nội có trách nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; theo phân công, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân, phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. Viên chức Trung tâm Tin học - Công báo làm công tác về CNTT đều có trình độ Đại học và sau Đại học, được đào tạo bài bản, có trình độ cao.
60
Như vậy, Phòng Hành chính – Tổ chức và Trung tâm Tin học – Công báo thành phố Hà Nội là hai đơn vị quan trọng trong triển khai thực hiện và phát hiện những khó khăn, vướng mắc khi tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại cơ quan Văn phòng, qua đó đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố Hà Nội các giải pháp nhằm giúp cho công việc được triển khai thực hiện tốt hơn.