- Đối với việc nhận văn bản đến: Dự thảo văn bản trình ký lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội phải là bản gốc, có ký tắt của Lãnh đạo đơn vị trình
3.1.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của tổ chức sử dụng văn bản điện tử
3.1. Các giải pháp
Trên cơ sở quan điểm, định hướng của Đảng, Nhà nước ta về triển khai các nhiệm vụ xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu; căn cứ các quy định hiện hành của pháp luật và thực tiễn ứng dụng CNTT, triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử song song, đồng thời với văn bản, tài liệu giấy, truyền thống; để hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cần tập trung vào một số giải pháp sau đây:
3.1.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của tổ chức sử dụng văn bản điện tử điện tử
- Tăng cường vai trò lãnh đạo của người đứng đầu cơ quan, các phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Người đứng đầu cơ quan phải trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong tác thúc đẩy ứng dụng CNTT nhằm phát triển nhanh, bền vững, nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của cơ quan Văn phòng. Trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc triển khai sử dụng văn bản điện tử của CBCCVC đơn vị mình.
- Thường xuyên theo sát việc ứng dụng CNTT tại cơ quan Văn phòng, nhất là việc việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử.
- Sự gương mẫu, đi đầu của lãnh đạo cơ quan trong việc ứng dụng CNTT mà trước hết là việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại cơ quan Văn phòng.
92
- Đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt