đôn đốc thực hiện nhiệm vụ
Phần mềm Hệ thống quản lý, theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ UBND Thành phố - Phần mềm Hệ thống quản lý, theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ UBND thành phố Hà Nội được triển khai và đưa vào sử dụng tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội từ năm 2018. Trong thời gian qua, phần mềm đã hỗ trợ khá tốt cho hoạt động chỉ đạo, điều hành, làm thay đổi cách thức quản lý, theo dõi, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ từ chủ yếu bằng hình thức thủ công giấy tờ sang lưu trữ, quản lý bằng phương thức điện tử. Các khâu trong quy trình theo dõi và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ được thực hiện giao tiếp và xử lý thông tin trên mạng.
- Phần mềm đã được tích hợp với phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội giúp cho việc trích xuất nội dung văn bản chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội để giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị của thành phố Hà Nội tổ chức thực hiện mang lại hiệu quả khai thác và xử lý thông tin tốt hơn, từng bước giảm thời gian và chi phí giấy tờ, giúp cho việc quản lý, theo dõi đôn đốc việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội hiệu quả hơn.
61
Hiện nay, Phần mềm Hệ thống quản lý, theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ UBND thành phố Hà Nội đã triển khai đến 02 cấp của Thành phố (cấp Thành phố; cấp sở, ban, ngành, quận, huyện của thành phố Hà Nội). Cùng với mô hình quản lý tập trung Hệ thống quản lý, theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ của Thành phố, kế hoạch sẽ mở rộng triển khai ứng dụng đến 3 cấp trong Thành phố để tiến tới phục vụ công tác quản lý, điều hành của cấp sở, ngành, quận huyện của thành phố Hà Nội đến các đơn vị trực thuộc.
- Quy trình quản lý, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ
Phần mềm là một phân hệ của Hệ thống quản lý, theo dõi và đôn đốc nhiệm vụ UBND thành phố Hà Nội và được triển khai tập trung với các chức năng chính sau:
(1) Giao nhiệm vụ; (2) Xử lý nhiệm vụ; (3) Theo dõi nhiệm vụ;
(4) Nguồn văn bản và tiện ích.
Việc xây dựng các chức năng phần mềm đảm bảo các yêu cầu như sau: + Phải có tính mở, có khả năng phát triển, thích nghi và nâng cấp các ứng dụng theo sự mở rộng quy mô của công việc, dung lượng lưu trữ dữ liệu, số lượng người tham gia hệ thống;
+ Kết nối và trao đổi thông tin dễ dàng; đảm bảo việc gửi, nhận thông tin luôn ổn định, thông suốt, an toàn, thuận tiện và nhanh chóng;
+ Đảm bảo quản lý, vận hành và sử dụng tuân thủ các nguyên tắc bảo mật, an toàn dữ liệu, chống xâm nhập trái phép;
+ Hệ thống phải xây dựng và phát triển dựa trên các công nghệ hiện đại đáp ứng các yêu cầu theo quy trình thực tế tại các cơ quan, đơn vị.
62
Hình 2.1: Quy trình quản lý, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ
- Kết quả đạt được:
+ Ứng dụng CNTT giúp hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội đảm bảo kỷ luật, kỷ cương hành chính; quản lý, theo dõi, kiểm soát khâu tổ chức thực hiện các chỉ đạo điều hành của thành phố Hà Nội;
+ Rõ việc, rõ trách nhiệm, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND thành phố Hà Nội và UBND các quận, huyện, thị xã; hỗ trợ công tác thống kê báo cáo nhanh chóng, minh bạch, ...
+ Giúp các phòng ban, chuyên môn và chuyên viên trong Văn phòng UBND thành phố Hà Nội theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao đối với các cơ quan, đơn vị;
+ Bước đầu hình thành CSDL tập trung về các nhiệm vụ UBND, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội giao các sở, ban, ngành thành phố Hà Nội và UBND các quận, huyện, thị xã phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, góp phần
63
xây dựng Chính quyền điện tử Thành phố. Tính đến nay, hệ thống đã cấp được 282 tài khoản: Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, đầu mối các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố Hà Nội và chuyên viên tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội; lưu trữ được hơn 21.088 nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Thành ủy, HĐND, UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội giao; tỉ lệ cập nhật thông tin hoàn thành nhiệm vụ sử dụng hệ thống đạt tỷ lệ 100%; một số đơn vị tham gia tích cực vào hệ thống như: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông,...
+ Hệ thống theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ UBND thành phố Hà Nội giao luôn được đảm bảo hoạt động ổn định, thông suốt; dữ liệu hệ thống được đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
Tính từ ngày 01/01/2016 đến giữa năm 2020, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã đôn đốc các đơn vị (các phòng, ban trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội và các Sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan) thực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ tại 11.708 văn bản chỉ đạo và truyền đạt ý kiến của Văn phòng Chính phủ; 12.281 nhiệm vụ Thường trực Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội giao. Các đơn vị đã chủ động, tích cực triển khai kịp thời các văn bản chỉ đạo của Thành ủy về cơ bản các nhiệm vụ Thành ủy giao đã hoàn thành đảm bảo chất lượng và tiến độ.
Đã đôn đốc các Sở, ban, ngành và UBND các quận, huyện thị xã triển khai thực hiện 67.780 nhiệm vụ tại 6.338 các Thông báo kết luận các cuộc họp của Tập thể Ban Cán sự Đảng UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội; tại 33.189 các văn bản chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội và của các đồng chí Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội; 585 nhiệm vụ xử lý các vụ việc báo chí nêu và tại 2500 cái ý kiến chỉ đạo tại các tại hồ sơ, phiếu xử lý văn bản do trực tiếp đồng chí Chủ
64
tịch UBND Thành phố chỉ đạo. Các đơn vị đã nghiêm túc tổ chức triển khai thực hiện và hoàn thành cơ bản các nhiệm vụ Thành phố được giao.