- Đối với việc nhận văn bản đến: Dự thảo văn bản trình ký lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội phải là bản gốc, có ký tắt của Lãnh đạo đơn vị trình
3.1.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử
phát huy tốt những giá trị của văn bản điện tử. Do đó, cần xác định rõ trách nhiệm trong việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử, từ đó đưa ra những giải pháp hiệu quả nhằm phát huy tốt giá trị của văn bản điện tử góp phần phục vụ tốt công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội.
3.1.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử bản điện tử
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu UBND thành phố Hà Nội ban hành hoặc tham mưu UBND thành phố Hà Nội trình HĐND thành phố Hà Nội ban hành văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử nói chung, công tác tổ chức sử dụng văn bản điện tử nói riêng; trong đó chú trọng việc rà soát, kịp thời phát hiện những quy định mâu thuẫn, chồng chéo, bất cập hoặc không còn phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành cũng như tình hình thực tiễn để đề xuất cơ quan có thẩm quyền hoàn thiện.
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu UBND thành phố Hà Nội ban hành hoặc tham mưu UBND thành phố Hà Nội trình HĐND thành phố Hà Nội ban hành văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử nói chung, công tác tổ chức sử dụng văn bản điện tử nói riêng; trong đó chú trọng việc rà soát, kịp thời phát hiện những quy định mâu thuẫn, chồng chéo, bất cập hoặc không còn phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành cũng như tình hình thực tiễn để đề xuất cơ quan có thẩm quyền hoàn thiện. Bộ Nội vụ, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cần nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện hệ thống các quy định về an toàn, an ninh thông tin; Quy chế, quy trình hướng dẫn thực hiện thực hiện tiếp nhận, quản lý, phát hành văn bản điện tử; Ứng dụng ký số điện tử, hồ sơ điện tử và lưu trữ điện tử:
3.1.3.1. Xây dựng các quy định về an toàn, an ninh thông tin
- Thực hiện tổ chức sử dụng văn bản điện tử là việc sử dụng chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trên môi trường mạng.