- Tất cả các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức gửi UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội và Văn phòng UBND thành phố Hà Nội phải được đăng ký, cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng.
- Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý thống nhất, toàn diện các loại văn bản, tài liệu, giấy tờ của UBND thành phố Hà Nội, của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (kể cả văn bản điện tử); quản lý việc tiếp nhận xử lý văn bản đến, ban hành văn bản đi và việc sao in văn bản; chuyển văn bản đến, văn bản đi đúng địa chỉ, đúng người có trách nhiệm xử lý, giải quyết công việc theo quy trình xử lý văn bản; lập danh mục công văn, tờ trình theo vấn đề, nội dung của các cơ quan, đơn vị gửi, trình. Quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản phải tuân thủ theo quy định được ban hành kèm theo quyết định của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội.
- Chuyên viên được phân công xử lý công việc có trách nhiệm nhập ý kiến đề xuất, xử lý văn bản của mình trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội và Lãnh đạo Văn phòng nhập ý kiến xử lý của mình hoặc thông qua chuyên viên giúp việc hành chính trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
- Hằng tuần, Trưởng các đơn vị có trách nhiệm báo cáo kết quả xử lý văn bản, hồ sơ công việc của đơn vị gửi Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp báo cáo Chánh Văn phòng những hồ sơ, văn bản đi, đến thực hiện chậm theo hạn định.
- CBCCVC bộ phận “Một cửa” trong quá trình thực hiện công việc phải thực hiện nghiêm túc quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa, một cửa liên thông của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn Thành phố.
55