- Đối với việc nhận văn bản đến: Dự thảo văn bản trình ký lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội phải là bản gốc, có ký tắt của Lãnh đạo đơn vị trình
3.1.3.2. Triển khai áp dụng chữ ký số, xây dựng quy trình ký số
Mục tiêu áp dụng chữ ký số là dần dần thay đổi phương thức làm việc, chuyển sang làm việc với văn phòng không giấy tờ; đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu quan trọng không bị chỉnh sửa, thông qua chữ ký số có thể phát hiện được thông tin sai lệch; sử dụng chữ ký số như bên thứ 3 để làm chứng trước pháp luật. Do đó tác giả đề xuất quy trình ký số văn bản điện tử tại cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thông qua các bước và các giải pháp cụ thể sau:
* Sử dụng một chữ ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản: Bước 1: Soạn tệp văn bản, ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy);
Bước 2: Quét văn bản với định dạng .pdf;
Bước 3: Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức, ký số lên tệp văn bản đã quét ở trên;
Bước 4: Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
* Sử dụng hai chữ ký số (01 chữ ký số của cá nhân, 01 chữ ký số của cơ quan, tổ chức) để phát hành văn bản theo trình tự như sau:
Bước 1: Soạn tập tin văn bản điện tử, gửi trình ký;
Bước 2: Người ký duyệt ký số lên tập tin văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư;
Bước 3: Văn thư lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin văn bản trình ký, sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt;
Bước 4: Phát hành văn bản điện tử đã được ký số. * Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản:
96
Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: Ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của cơ quan, tổ chức. Khi văn bản sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.
* Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản:
Khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.
* Sử dụng chữ ký số cho văn bản liên ngành:
Sau khi thống nhất nội dung văn bản liên ngành, cơ quan, tổ chức chủ trì ký số trước rồi chuyển văn bản trên trục văn bản liên thông cho cơ quan, tổ chức tiếp theo. Cơ quan, tổ chức tiếp theo tiến hành ký số vào văn bản khi tiếp nhận văn bản điện tử đã ký của cơ quan, tổ chức ban hành và chuyển lại cơ quan, tổ chức phát hành. Quy trình lặp lại cho đến khi tất cả những cơ quan, tổ chức liên quan ký số vào văn bản.