Chức năng:
- Chức năng tham mưu: Đây được coi là một trong các chức năng chính của Văn phòng. Bộ phận văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong
26
cơ quan nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Bởi vậy, muốn ra quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, quyết định kịp thời và đúng đắn. - Chức năng tổng hợp: Văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Chức năng này còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế của thông tin).
- Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như công sở, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính,… Do đó, Văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Nhiệm vụ:
Trên cơ sở chức năng chung, Văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị: Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà Văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đi vào hoạt động.
- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị: Các cơ quan, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển. Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần, ngày,... Do đó, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Mỗi loại kế hoạch đều được giao cho một bộ phận chuyên trách và xây
27
dựng thực hiện. Cơ quan, đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biến các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động.
- Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin: Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường...; những thông tin chỉ đạo: Thông tin phản hồi, thông tin dự báo,... Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợ giúp trong lĩnh vực này gọi đó là Văn phòng. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của một cơ quan, đơn vị vì tất cả các thông tin đến hay đều được thu thập, xử lý tại Văn phòng.
- Trợ giúp về văn bản: Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội... phải tuân theo các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản.
- Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng: Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy Văn phòng. Việc tổ chức bộ máy Văn phòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống.
- Duy trì hoạt động thường xuyên của Văn phòng: Văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa kiểm tra vừa giám sát để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin. Do đó, Văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung của cơ quan, đơn vị, còn một bộ phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin trong suốt.
28