Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu, công cụ dụng cụ về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị.
Hiện nay, vật liệu, công cụ dụng cụ công ty sử dụng rất đa dạng và phức tạp, nghiệp vụ nhập kho diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là vô cùng quan trọng. Công ty khoá Minh Khai sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
Để tổ chức tốt công tác kế toán này, công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán sau:
- Phiếu nhập kho vật t: Mẫu số 01/VT - Phiếu xuất kho vật t: Mẫu số 02/VT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03/VT - Biên bản kiểm nghiệm vật t, hàng hoá: Mẫu số 05/VT - Hoá đơn GTGT: Mẫu số 01/GTGT
- Hoá đơn cuớc vận chuyển: Mẫu số 03/BH
Công ty áp dụng phơng pháp sổ số d là hợp lý vì phơng pháp phù hợp với điều kiện của công ty: chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ đa dạng, số lợng các nghiệp vụ lớn, trình độ kế toán tơng đối cao.
- ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn. Hàng ngày, thủ kho tập hợp các phiếu nhập, xuất và đối chiếu với số thực nhập, thực xuất để ghi vào thẻ kho, đến cuối ngày thủ kho tính ra số tòn kho của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ kho của từng thứ, loại vật liệu, công cụ dụng cụ ghi sang cột số lợng của sổ số d.
Thẻ kho (biểu số 4) đợc mở cho từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lợng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi chứng từ ghi 1 dòng.
Biểu số 4
Đơn vị: Công ty khoá Minh Khai Mẫu số 86/VT
Tên kho: Vật t Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 11 tháng 11 năm 1995
của Bộ tài chính
thẻ kho
Ngày 1 tháng 1 năm 2001 Tên nhãn hiệu, quy cách vật t: Thép CT3 tròn Φ8 Đơn vị tính: Kg - Mã số: T T Chứng từ SL Ngày
Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lợng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của KT 01/01/2001 93,6
1 5 4/1 Cty ống thép Đài Nam 4/1 60 153,62 93 13/1 Cty ống thép Đài Nam 13/1 37 190,6 2 93 13/1 Cty ống thép Đài Nam 13/1 37 190,6 3 102 15/1 Anh Thắng- tổ rèn 15/1 139,5 51,1
25 26,1
Cộng phát sinh 97 164,5
Tồn cuối tháng 1 26,1
Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn trong kho và số tồn trên thẻ kho. Song trên thực tế, việc kiểm tra này không thực hiện đợc do có rất nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở kho nên kiểm tra tốn rất nhiều công sức và thời gian. Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày một lần kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ xuống kho nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ
phân loại phiếu nhập theo từng nguồn nhập để lập bảng tổng hợp nhập vật t cho đối tợng sử dụng. Cuối tháng kế toán kiểm tra xem thủ kho có tính đúng khối l- ợng vật liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho hay không. Nếu đúng kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho, ghi giá trị vật t vào cột giá trị ở sổ số d.
Sổ số d (biểu số 5) đợc mở cho cả năm và đợc mở cho từng loại vật liệu công cụ dụng cụ, mỗi loại dành riêng một số trang nhất định.
Biểu số 5 Sổ số d vật t năm 2001-05-17 TK 1521 Tên quy cách, nhãn hiệu vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Số d đầu năm D tháng 1 SL Thành tiền SL Thành tiền Thép CT3 tròn Φ4 kg 4.300 25,4 109.220 16,5 70.950 Φ8 - 4.300 93,6 402.480 26,1 112.230 Φ10 - 4.300 20 86.000 46 197.800 Φ12 - 4.300 203 872.900 307 1.320.100 Φ14 - 4.300 107,5 462.250 612,01 2.631.643 Cộng 2.935.700 5.827.023
Bảng kê nhập vật t theo nguồn nhập (biểu số 6, 7, 8) có kết cấu gồm nhiều cột, mỗi cột tơng tứng với 1 loại vật liệu công cụ dụng cụ nhập vào, mỗi loại vật liệu công cụ dụng cụ đợc chi tiết theo từng phiếu nhập và số tiền tơng ứng. Các phiếu nhập đã đợc phân loại theo từng nguồn nhập, căn cứ vào đó kế toán chi tiết vật liệu ghi vào bảng kê nhập vật t theo nguồn nhập. Mỗi nguồn nhập đợc theo dõi trên một hoặc nhiều trang sổ.
Bảng kê xuất vật t theo đối tợng sử dụng (biểu số 9, 10) có kết cấu gồm nhiều cột, mỗi cột tơng ứng với một đối tợng sử dụng chi tiết theo từng tờ phiếu xuất và số tiền tơng ứng. Căn cứ vào các phiếu xuất mà kế toán đã tiến hành phân loại theo đối tợng sử dụng để ghi vào bảng kê xuất vật t theo đối tợng sử dụng.