khoá Minh Khai
1. Thủ tục nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ
Chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu, công cụ dụng cụ khi về đến công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty. Thực tế ở công ty khoá Minh Khai, khi vật liệu, công cụ dụng cụ đợc giao đến, cán bộ KCS kiểm tra về số lợng, chất lợng, quy cách vật t và viết phiếu kiểm tra KCS. Trờng hợp giá trị vật liệu lớn hơn 5.000.000 (theo giá mua không có hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật t đa cho cán bộ cung tiêu. Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập vật t căn cứ vào số lợng vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập (trên phiếu KCS). Phiếu nhập vật t có chữ ký của thủ kho, phụ trách cung tiêu và bên giao hàng.
Biểu số 1
Đơn vị: công ty khoá Minh Khai Địa chỉ: 125D Minh Khai
Mẫu số 1/VT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 11 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu nhập kho Số: 5 Ngày 1 tháng 1 năm 2001 Nợ: 1521 Có: 331 TT Tên nhãn hiệu, quy
cách vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Theo CT Thực nhập Đơn giá hạch toán Thành tiền Thép CT3 tròn 1 Φ 4 kg 22,5 22,5 4.300 109.650 2 Φ 8 - 60 60 4.300 258.000 3 Φ 10 - 125 125 4.300 537.500
4 Φ 12 - 115 115 4.300 494.500
Cộng 1.399.650
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một triệu ba trăm chín chín ngàn sáu trăm năm mơi đồng.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho
Phiếu nhập vật t đợc lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký tên. Trong đó Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch- cung tiêu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật t.
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá (nếu có) và các chứng từ có liên quan trong trờng hợp mua vật t thanh toán ngay.
Trờng hợp vật t nhập kho nhng thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật t, sau đó khi thanh toán thì kế toán vật t chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này.
Hoá đơn GTGT đợc bên bán viết theo số thực nhập (nếu bên bán đã viết trớc hoá đơn GTGT thì công ty sẽ trả lại hoá đơn GTGT đó, bên bán viết lại hoá đơn đó theo số thực nhập). Trên hoá đơn GTGT có chữ ký xác nhận của ngời mua hàng (cán bộ cung tiêu), kế toán trởng và thủ trởng đơn vị bán hàng.
Biểu số 2:
hoá đơn gTGT Mẫu số 01 - GTGT Liên 2 (giao cho khách hàng)
Ngày 3 tháng 1 năm 2001 N0 : 000034
Địa chỉ: 56 Nguyễn Văn Cừ
Họ tên ngời mua hàng: Lê Văn Minh Địa chỉ: 125D Minh Khai- Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm
TT Tên hàng hoá dịch vụ Đ. vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Thép CT3 tròn 1 Φ 4 kg 25,5 4.000 102.000 2 Φ 8 kg 60 4.015 240.900 3 Φ 10 kg 125 4.203 325.375 4 Φ 12 kg 115 4.370 502.550 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng: 1.170.825 Tiền thuế GTGT: 117.082
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.287.907
Số tiền (bằng chữ): Một triệu hai trăm tám bảy nghìn chín trăm lẻ bảy đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
* Thủ tục xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ
Tại các phân xởng sản xuất, các tổ trởng sản xuất xác định số vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết để dùng vào sản xuất rồi viết số lợng cần thiết vào sổ yêu cầu cung cấp vật t gửi lên phòng cung tiêu. Nghiệp vụ xuất kho phát sinh, cán bộ cung tiêu lập 3 liên, trong đó:
Liên 1: Bộ phận vật t giữ
Liên 2: Thủ kho giữ để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kế toán Liên 3: Giao cho ngời nhận vật t chuyển về bộ phận sử dụng.
Ví dụ: Biểu số 3
Đơn vị: Công ty khoá Minh Khai Mẫu số 02/VT
Ngày 11 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính
phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 1 năm 2001
Số: 102 Nợ: 621 Có: 1521 Họ tên ngời nhận hàng: Anh Thắng- tổ kèn
Lý do xuất kho: Sản xuất khoá Mk10, MK 105, MK 100 Xuất tại kho: Công ty
T T
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Theo CT Thực nhập Đơn giá hạch toán Thành tiền Thép CT3 tròn 1 Φ 4 kg 42,7 42,7 4.300 183.610 2 Φ 8 - 139,5 139,5 4.300 599.880 3 Φ 10 - 40 40 4.300 602.000 Cộng 1.385.460
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một triệu ba trăm tám lăm nghìn bốn trăm sáu mơi đồng.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu phải gửi phiếu xuất kho (liên 2) xuống cho thủ kho
sau đó tổ trởng hay công nhân của phân xởng đó xuống kho nhận vật t theo phiếu xuất.
Nh vậy, việc xuất vật t theo yêu cầu của sản xuất mà không có định mức, đó là nguyên nhân gây lãng phí vật t mà kế toán vật t không kiểm soát đợc.
Công ty dùng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Các tài khoản sử dụng cho phần hành kế toán vật t ở công ty là:
Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế trong kỳ.
Bên Nợ: phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ.
D Nợ: Giá thực tế: giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).
Công ty đã theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 - TK 1521: Nguyên liệu- vật liệu chính
- TK 1522: Nguyên liệu vật liệu phụ và CCDC - TK 1523: Nguyên liệu vật liệu khác
Các tài khoản cấp 2 của công ty có tuân theo chế độ kế toán nhng do công cụ dụng cụ ở công ty chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá thành (1,5- 2%) nên công ty không dùng tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” mà hạch toán vào tài khoản 1522.
3. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
Tại công ty hàng năm tiến hành kiểm kê định kỳ thờng xuyên (mỗi quý 1 lần vào cuối quý) nhằm xác định số lợng vật t tồn kho, phát hiện những trờng hợp hao hụt, h hỏng, mất mát vật t để có biện pháp xử lý kịp thời.
Trớc khi tiến hành kiểm kê, công ty lập ban kiểm kê, khoá sổ kế toán, xác định số tồn kho ở thời điểm kiểm kê và đối chiếu số liệu giữa kế toán vật t với thủ kho về mặt số lợng, đối chiếu số tồn thực tế so với sổ sách, xác định nguyên nhân thừa, thiếu.
Sau khi quá trình kiểm kê đợc thực hiện xong, ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê vật t và các quyết định xử lý đi kèm.