D. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
d. Hình thức Nhật ký chung
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán ở công ty
Công ty khoá Minh Khai là một đơn vị hạch toán độc lập có chức năng thực hành công tác kế toán phần hành theo một chu trình khép kín trên hệ thống sổ kế toán riêng. Công ty có một bộ máy kế toán tơng ứng với quy mô và nhiệm vụ quản lý hoạt động của Công ty.
Phòng kế toán gồm 6 nhân viên đợc tổ chức theo kiểu tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc thực hiện ở phòng kế toán từ khâu ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán.
Nhiệm vụ của các kế toán viên là lập, thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán, ghi chép chính xác về nguồn vốn, tình hình tài sản cố định, các loại vật t, vốn bằng tiền, lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời.
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức nh sau:
- Kế toán trởng: là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán, là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty từ việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế. Ngoài ra còn giúp giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Kế toán trởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc công ty và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trởng cấp trên.
- Kế toán vật t: có trách nhiệm theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại vật t bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng, công cụ, dụng cụ. Khối lợng côn việc của kế toán vật t khá lớn do đặc điểm sản xuất tại công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật t khác nhau.
Kế toán trưởng Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán thanh toán, tiền mặt Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Kế toán tiền lương kiêm theo dõi kho
bán thành phẩm Kế toán
- Kế toán tiền lơng: có nhiệm vụ tính lơng và các khoản trích theo lơng cho cán bộ công nhân viên tron công ty. Hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng, thanh toán tiền lơng cho cán bộ công nhân viên. Ngoài ra kế toán tiền lơng còn có nhiệm vụ theo dõi kho bán thành phẩm, tình hình nhập- xuất- tồn kho bán thành phẩm hàng tháng.
- Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành, thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giá thành cho từng loài thành phẩm, tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ với khác hàng. Đồng thời lập các báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ lập và theo dõi các phiếu thu, phiếu chi, trên cơ sở đó mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh hàng ngày ở công ty, theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách, theo dõi các khoản phải thu, phải trả.
- Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt đồng thời là ngời theo dõi tình hình tài sản cố định của công ty, tình hình tăng, giảm, trích khấu hao TSCĐ hàng tháng.
Mặc dù mỗi kế toán viên đợc kiêm nhiệm riêng từng phần hành kế toán nhng giữa các phần hành lại có quan hệ chặt chẽ thống nhất cùng hỗ trợ nhau để cùng hoàn thành tốt công tác kế toán của công ty.
Hình thức kế toán áp dụng ở công ty
Hiện nay công tác kế toán ở công ty khoá Minh Khai là khá hoàn chỉnh, luôn cập nhật với những đổi mới của chế độ kế toán.
Vào đầu năm 1996, công ty khoá Minh Khai bắt đầu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Do trớc đây công ty khoá Minh Khai sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ nên hiện nay hình thức sổ của công ty khoá Minh Khai vẫn còn ảnh hởng của hình thức sổ mở trớc đây.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Chú thích:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân đối