Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2 Cơ cấu tổ chức nhân sự và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
3.2.1 Sơ đồ tổ chức
Cơ cấu tổ chức của BIDV Tây Nam nói riêng và của cả hệ thống BIDV nói chung kể từ ngày 26/06/2014 sẽ vận hành theo mơ hình tổ chức mới theo Quyết đinh số 1449/QĐ-HĐQT ngày 26/06/2014 của TGĐ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Theo mơ hình tổ chức thì tổ chức của Ngân hàng chia làm 4 khối: khối quản lý khách hàng, khối quản lý rủi ro, khối tác nghiệp, khối quản lý nội bộ. Trong đó:
- Khối quản lý khách hàng gồm 02 phòng là phòng quản lý khách hàng doanh nghiệp và phòng quản lý khách hàng cá nhân.
- Khối quản lý rủi ro gồm 01 phòng là phòng quản lý rủi ro.
- Khối tác nghiệp gồm 03 phịng là phịng quản trị tín dụng, phịng Giao dịch khách hàng, Phịng Quản lý và dịch vụ kho quỹ.
- Khối quản lý nội bộ gồm 03 phòng là phòng kế hoạch tổng hợp, phịng tài chính kế tốn, phịng tổ chức hành chính.
Giám Đốc PGD Tây Đơ Phịng TCHC Phịng TCKT Phịng KHTH PHĨ GĐ (phụ trách khối trực thuộc) PHÓ GĐ (Khối Quản lý khách hàng) PHĨ GĐ (Khối Tác nghiệp) Phịng QTTD Phịng GDKH Phòng QL KHDN Phòng QL KHCN Ql chung, khối NB, RR Phòng QLRR Phòng Quản lý và Dịch vụ kho quỹ
Nguồn: Phòng kế hoạch tổng hợp ngân hàng BIDV chi nhánh Tây Nam qua 3 năm 2011- 2013 và 6 tháng đầu năm 2014
Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Ngân hàng BIDV – Chi nhánh Tây Nam qua 3 năm 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014
Qua sơ đồ trên ta thấy cách tổ chức và quản lý của BIDV Tây Nam khá chặt chẽ, bộ máy tổ chức hồn thiện đầy đủ với Mơ hình quản lý mới tại BIDV. Với cơ cấu này lãnh đạo có thể kiểm sốt một cách chặt chẽ và quản lý từng phòng ban một cách dễ dàng. Với mơ hình hiện tại gồm một giám đốc và 03 phó giám đốc thì việc tổ chức và quản lý sẽ nhanh chóng và thuận tiện khi có cơng việc hoặc quyết định ban hành đến các phòng tổ phân theo từng khối:
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
a) Ban giám đốc: Ban giám đốc bao gồm có 1 giám đốc và 3 phó giám đốc
được phân như sau:
Giám đốc:
Điều hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh theo chức năng và nhiệm vụ, phạm vi của chi nhánh. Có quyền quyết định chính thức cấp cho một hạn mức vay
nhất định; Có quyền quyết định tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật hay nâng lương các cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ngoại trừ kế tốn trưởng. Phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và nhận thông tin phản hồi từ các phịng ban… Trực tiếp chỉ đạo phân cơng nhiệm vụ cho các Phó giám đốc.
Phó giám đốc:
Có trách nhiệm hỗ trợ GĐ trong việc tổ chức điều hành mọi hoạt động chung của tồn chi nhánh, chịu trách nhiệm theo từng khối cơng việc được Giám đốc giao cụ thể từng thời kỳ.
b) Các phòng ban
- Phịng tổ chức hành chính:
Phổ biến, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn và quy trình nghiệp vụ liên quan đến cơng tác tổ chức, quản lý nhân sự và phát triển nguồn nhân lực của Nhà nước và của BIDV đến toàn thể cán bộ nhân viên trong chi nhánh.
Quản lý cán bộ, tiền lương, giải quyết chế độ chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ người lao động theo qui định của Nhà nước của BIDV.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và quản lý lao động, tổ chức triển khai thực hiện va quản lý công tác thi đua khen thưởng của chi nhánh theo quy định.
Thực hiện công tác văn thư, quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật và BIDV. Thực hiện công tác hậu cần đảm bảo công cụ, phương tiện là việc an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo môi trường làm việc văn minh, sạch đẹp. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc chi nhánh.
- Phòng quản lý rủi ro:
* Cơng tác quản lý tín dụng
Tham mưu đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng: Phổ biến các văn bản chỉ đạo, quy chế, quy trình, chính sách tín dụng, chính sách khách hàng do BIDV ban hành..
Quản lý, giám sát, phân tích, đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với danh mục tín dụng của chi nhánh; duy trì và áp dụng hệ thống đánh giá, xếp hạng tín dụng vào việc quản lý danh mục.
Đầu mối nghiên cứu, đề xuất trình lãnh đạo phê duyệt hạn mức, điều chỉnh hạn mức, cơ cấu, giới hạn tín dụng cho từng ngành, từng nhóm và từng khách hàng phù hợp với chỉ đạo của BIDV và tình hình thực tế tại Chi nhánh.
Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro; tổng hợp kết quả phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro gửi Phịng tài chính kế tốn để lập cân đối kế toán theo quy định.
* Cơng tác quản lý rủi ro tín dụng
Tham mưu, đề xuất xây dựng các quy định, biện pháp quản lý rủi ro tín dụng: Phổ biến các quy định của BIDV và đề xuất xây dựng các văn bản hướng dẫn về quản lý, đánh giá, định hạn rủi ro tín dụng.Trình lãnh đạo cấp tín dụng/bảo lãnh cho khách hàng: Nhận và xử lý kịp thời hồ sơ đề xuất tín dụng đối với khách hàng, dự án từ các phòng liên quan
Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thiết lập, vận hành, thực hiện và kiểm tra, giám sát hệ thống quản lý rủi ro của Chi nhánh.
* Công tác quản lý rủi ro tác nghiệp
Phổ biến các văn bản quy định, quy trình về quản lý rủi ro tác nghiệp của BIDV và đề xuất, hướng dẫn các chương trình, biện pháp triển khai để phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp trong các khâu nghiệp vụ tại Chi nhánh.
Hướng dẫn, hỗ trợ các phòng nghiệp vụ trong Chi nhánh tự kiểm tra và phối hợp thực hiện việc đánh giá, rà soát, phát hiện rủi ro tác nghiệp ở các phịng, các sản phẩm hiện có hoặc sắp có.
Áp dụng hệ thống quản lý, đo lường rủi ro để đo lường và đánh giá các rủi ro tác nghiệp xảy ra tại chi nhánh và đề xuất giải pháp xử lý các sự cố rủi ro phát hiện được.
* Cơng tác phịng chống rửa tiền:
Tiếp thu, phổ biến các văn bản quy định, quy chế về phòng chống rửa tiền của Nhà nước và của BIDV. Hướng dẫn, kiểm tra, hỗ trợ Phòng Giao dịch khách hàng và các phòng liên quan thực hiện cơng tác phịng chống rửa tiền.
Công tác quản lý hệ thống chất lượng ISO: Là đầu mối phối hợp xây dựng quy trình quản lý hệ thống chất lượng theo các tiêu chuẩn ISO tại Chi nhánh.
* Công tác kiểm tra nội bộ
Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc chi nhánh: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ về việc thực hiện quy định, quy trình nghiệp vụ, quy chế điều hành của TGĐ/Giám đốc (chế độ phân công, phân cấp, uỷ quyến, chế độ giao ban, báo cáo...) tại các phòng và các đơn vị trực thuộc Chi nhánh nhằm tự phát hiện các sai sót, đảm bảo an tồn trong hoạt động.
để tổ chức các cuộc kiểm tra/thanh tra/kiểm toán tại Chi nhánh theo quy định.
* Các nhiệm vụ khác: Đề xuất, trình lãnh đạo phê duyệt các hạn mức kinh doanh, hạn mức giao dịch đối với từng nghiệp vụ, từng cấp độ, từng phòng nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc. Giám sát độc lập việc tuân thủ các hạn mức trong hoạt động, đảm bảo vận hành hệ thống quản lý rủi ro (đề xuất, phê duyệt, cài đặt và tuân thủ các quy trình và hạn mức hoạt động).
- Phòng quản lý khách hàng doanh nghiệp:
Tham mưu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quản lý khách hàng doanh nghiệp.
Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng doanh nghiệp và bán sản phẩm Ngân hàng.
Lập báo cáo đề xuất trình cấp có thẩm quyền quyết định cấp tín dụng, chiết khấu, cho vay theo quy định và qui trình nghiệp vụ của BIDV.
Thông báo cho khách hàng về quyết định cấp tín dụng. Hướng dẫn hồn thiện hồ sơ vay vốn và các điều kiện tín dụng yêu cầu, đảm bảo hồ sơ tài liệu được hoàn thiện theo đúng quy định trước khi trình ký.
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giải ngân, đề xuất giải ngân trình lãnh đạo. Bàn giao tồn bộ hồ sơ tín dụng gốc và các tài liệu liên quan đến khoản vay sang phòng Quản trị tín dụng quản lý.
Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng.
Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc và lãi.
Phân loại, rà soát phát hiện rủi ro. Lập báo cáo phân tích, đề xuất các biện pháp phòng ngừa, xử lý rủi ro. Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng theo quy định và tham gia ý kiến về việc trích lập dự phịng rủi ro tín dụng.
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn, giảm lãi, đề xuất miễn, giảm lãi và chuyển phòng quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định.
Tuân thủ các giới hạn, hạn mức tín dụng của Ngân hàng đối với khách hàng. Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng.
Tham gia ý kiến đối với các vấn đề chung của chi nhánh theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Phòng quản lý khách hàng cá nhân:
Tham mưu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quản lý khách hàng cá nhân.
Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng cá nhân và bán sản phẩm bán lẻ tại Ngân hàng.
Lập báo cáo đề xuất trình cấp có thẩm quyền quyết định cấp tín dụng, chiết khấu, cho vay theo quy định và qui trình nghiệp vụ bán lẻ của BIDV.
Thơng báo cho khách hàng về quyết định cấp tín dụng. Hướng dẫn hồn thiện hồ sơ vay vốn và các điều kiện tín dụng yêu cầu, đảm bảo hồ sơ tài liệu được hoàn thiện theo đúng quy định trước khi trình ký.
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giải ngân, đề xuất giải ngân trình lãnh đạo. Bàn giao tồn bộ hồ sơ tín dụng gốc và các tài liệu liên quan đến khoản vay sang phịng Quản trị tín dụng quản lý.
Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng.
Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc và lãi.
Phân loại, rà soát phát hiện rủi ro. Lập báo cáo phân tích, đề xuất các biện pháp phòng ngừa, xử lý rủi ro. Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng theo quy định và tham gia ý kiến về việc trích lập dự phịng rủi ro tín dụng.
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn, giảm lãi, đề xuất miễn, giảm lãi và chuyển phòng quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định.
Tuân thủ các giới hạn, hạn mức tín dụng của Ngân hàng đối với khách hàng. Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng.
Tham gia ý kiến đối với các vấn đề chung của chi nhánh theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc chi nhánh.
- Phịng tài chính kế tốn:
Quản lý và thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn chi tiết, kế tốn tổng hợp. Thực hiện cơng tác hậu kiểm đối với hoạt động TCKT của chi nhánh.
Đầu mối phối hợp với các phòng liên quan để xây dựng và trình kế hoạch tài chính, tài sản, kế hoạch quỹ thu nhập hàng năm theo quy định.
Theo dõi quản lý tài sản (giá trị), vốn và các quỹ của chi nhánh.
Thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách. Lập quyết tốn tài chính của chi nhánh Thục hiện việc kiểm soát, lưu trữ, bảo quản, bảo mật các loại chứng từ, sổ sách kế toán theo qui định của Nhà nước.
Phối hợp các đơn vị thực hiện cơng tác kiểm tra, phục vụ các đồn kiểm tra, thanh tra, phối hợp các đơn vị phục vụ cơng tác kiểm tốn độc lập.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc chi nhánh.
- Phịng kế hoạch – tổng hợp:
Thu thập thơng tin phục vụ công tác kế hoạch tổng hợp.
Tham mưu xây dựng kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh.
Đầu mối tổng hợp báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, đánh giá kết quả hoàn thành kế hoạch kinh doanh và kết quả quản trị điều hành của chi nhánh (tháng, quý, năm), lập báo cáo phục vụ giao ban cụm, khu vực.
Đề xuất các biện pháp chỉ đạo hoặc điều chỉnh chỉ tiêu kế hoạch.
Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, phát triển mạng lưới và quản trị điều hành của các chi nhánh theo các chỉ tiêu, tiêu chí và hướng dẫn của BIDV.
Xây dựng mục tiêu, kế hoạch, tiến độ phấn đấu lên hạng của chi nhánh.
Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kinh doanh tiền tệ với khách hàng và trình Giám đốc chi nhánh giao hạn mức mua bán ngoại tệ cho các phịng có liên quan.
Chịu trách nhiệm quản lý các hệ số an toàn trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo khả năng thanh toán, trạng thái ngoại hối của chi nhánh. Chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng các quy định về công tác nguồn vốn tại chi nhánh.
Lập các báo cáo, thống kê phục vụ quản trị điều hành theo quy định.
Đầu mối phối hợp giải quyết các quyền và nghĩa vụ khi có quyết định chấm dứt hoạt động của phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc chi nhánh.
- Phịng giao dịch:
Có chức năng nhiệm vụ tương tự phòng quản lý khách hàng doanh nghiệp và cá nhân trong giới hạn tín dụng theo qui định tại BIDV và Chi nhánh giao cho.
Thực hiện việc giải ngân vốn trên cơ sở hồ sơ giải ngân được duyệt. Lưu trữ hồ sơ tín dụng như chức năng phịng quản trị tín dụng.
tài khoản hiện tại và tài khoản mới.
Thực hiện các giao dịch thanh tốn, chuyển tiền cho khách hàng. Tiếp nhận các thơng tin phản hồi từ khách hàng.
Thực hiện công tác tiếp thị các sản phẩm dịch vụ đối với khách hàng.
- Phịng Quản trị tín dụng:
Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và của chi nhánh.
Thực hiện tính tốn trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại nợ của phòng quản lý khách hàng theo đúng qui định của BIDV, gửi kết quả cho phòng quản lý rủi ro để thực hiện rà sốt, trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn trong tác nghiệp của phịng, tn thủ đúng qui trình kiểm sốt nội bộ trước khi giao dịch thực hiện. Giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng.
Đầu mối lưu trữ chứng từ giao dịch, hồ sơ nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh và tài sản đảm bảo nợ, quản lý thông tin và lập các loại báo cáo, thống kê về quản trị tín dụng theo quy định.
- Phịng Giao dịch khách hàng:
Trực tiếp quản lý tài khoản và giao dịch với khách hàng.
Thực hiện cơng tác phịng chống rửa tiền đối với các giao dịch phát sinh theo quy định của Nhà nước và BIDV, phát hiện, báo cáo và xử lý kịp thời các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ trong tình huống khẩn cấp. Chịu trách nhiệm: