Hiện nay có rất nhiều các tài liệu hớng dẫn quy trình đấu thầu cạnh tranh quốc tế trong xây lắp. Thông qua các tài liệu đó các chủ đầu t, các nhà thầu có thể nghiên cứu sâu về vấn đề này. Trong số đó thì ba bản tài liệu hớng dẫn đấu thầu quốc tế của FIDIC (Hiệp hội quốc tế các kỹ s t vấn), của Ngân hàng Thế giới (WB), của Ngân hàng phát triển châu á (ADB) là đợc đánh giá cao và đợc tham khảo, áp dụng nhiều nhất. Tuỳ vào loại hình đấu thầu, đối t- ợng đấu thầu và tổ chức tài chính cho vốn, luật pháp của nớc sở tại mà quy trình đấu thầu quốc tế khác nhau.
1. Quy trình đấu thầu quốc tế trong lĩnh vực xây lắp của FIDIC-Hiệp hội quốc tế các kỹ s t vấn: hội quốc tế các kỹ s t vấn:
Quy trình đấu thầu quốc tế trong xây lắp cuả Hiệp hội các kỹ s t vấn đ- ợc xây dựng dựa vào sự tham khảo kinh nghiệm của các tổ chức quốc tế, cũng nh kinh nghiệm của chính bản thân hiệp hội. Vì vậy nó đợc đánh gía là tơng đối đầy đủ chính xác, và dễ sử dụng. Tuy nhiên, nó cũng chỉ coi là tài liệu tham khảo vì quá trình của hoạt động đấu thầu nhiều khi còn phụ thuộc vào pháp luật của nớc sở tại, vào các quy định của các hiệp định vay vốn ký với nhà tài trợ... Theo phơng pháp này chủ đầu t hoặc chủ công trình thuê một đơn vị t vấn chịu trách nhiệm lập dự án, thiết kế và soạn thảo các văn kiện đấu thầu giúp cho chủ đầu t tổ chức việc đấu thầu và giám sát công thi công trình.
Quy trình đấu thầu quốc tế trong lĩnh vực xâylắp của FIDIC gồm 12 bớc đợc chia làm 3 giai đoạn:
A- Giai đoạn sơ tuyển:
Mục đích của giai đoạn sơ tuyển là lựa chọn các nhà thầu có đủ năng lực dự thầu. Danh sách các đơn vị trúng sơ tuyển chỉ nên hạn chế ở phạm vi 7 đơn vị trở xuống. Trong một số trờng hợp, khi chủ công trình nắm vững đợc thông tin về các nhà thầu khả dĩ tham gia đấu thầu thì có thể đi tắt, bỏ qua giai đoạn sơ tuyển bớc ngay sang giai đoạn 2, giai đoạn nhận đơn thầu.
Trong giai đoạn sơ tuyển, có 3 bớc.
B ớc 1: Mời các nhà thầu dự sơ tuyển:
Bên mời thầu đa các quảng cáo về việc dự sơ tuyển lên các phơng tiện thông tin đại chúng (báo chí, ti vi, các đại sứ quán...) trong đó công bố các vấn đề sau:
Bên mời thầu: nêu rõ chủ công trình và kỹ s. Khái quát về dự án: Bên tài trợ;
Quy mô dự án;
Địa điểm triển khai dự án; Mục đích, yêu cầu của dự án.
Ngày phát hành hồ sơ mời sơ tuyển và thời hạn nộp hồ sơ sơ tuyển.
Chỉ dẫn lập hồ sơ năng lực dự sơ tuyển
Ngày nhà thầu nộp hồ sơ năng lực dự sơ tuyển.
B ớc 2: Phát hành hồ sơ mời sơ tuyển và nộp hồ sơ dự sơ tuyển: Bên mời thầu phát hành hồ sơ mời sơ tuyển cho các đơn vị dự sơ tuyển. Nội dung hồ sơ sơ tuyển gồm:
Sơ đồ tổ chức và cơ cấu cấu của nhà thầu.
Kinh nghiệm đối với công trình tơng tự đã thi công trong một số năm gần đây và hiểu biết của nhà thầu về đất nớc nơi đặt công trình cần xây dựng.
Nguồn lực về quản lý, kỹ thuật, lao động, nhà máy của nhà thầu.
Tính trạng tài chính của nhà thầu.
Sau khi xem các quảng cáo về dự sơ tuyển, các nhà thầu có quan tâm sẽ nhận hồ sơ mời sơ tuyển, lập hồ sơ sơ tuyển rồi nộp cho bên mời thầu. Sau khi nhận đợc các hồ sơ, bên mời thầu sẽ báo lại cho bên gửi biết là đã nhận đợc văn kiện..
B ớc 3: phân tích các số liệu của các hồ sơ dự sơ tuyển, lựa chọn và thông báo danh sách các nhà thầu trúng sơ tuyển.
Sau khi nhận đợc hồ sơ dự sơ tuyển bên mời thầu sẽ tiến hành phân tích các yếu tố sau:
+ Tổ chức và cơ cấu của chủ thầu
+ Kinh nghiệm đối với công trình tơng tự về quy mô và tính chất. + Năng lực đội ngũ cán bộ và thiết bị thi công.
+ Năng lực tài chính
+ Kinh nghiệm ở vùng địa lý tơng tự.
Sau khi đánh giá, so sánh các hồ sơ dự sơ tuyển của tất cả các nhà thầu gửi tới, bên mời thầu sẽ lựa chọn và lên một danh sách các nhà thầu đợc chọn. Danh sách này đợc gửi tới từng nhà thầu đã đợc chọn.
Sau khi nhận đợc thông báo danh sách sơ tuyển, các nhà thầu sẽ khẳng định là đã nhận đợc và khẳng định ý muốn nộp hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu. Khi đó bên mời thầu đợc chọn tất cả các nhà thầu trúng sơ tuyển tham gia giai đoạn sau và kết thúc giai đoạn sơ tuyển.
B- Giai đoạn nhận đơn thầu:
Trong giai đoạn này, các đơn vị dự thầu nhận đợc hồ sơ mời thầu với các thông tin chi tiết, rõ ràng, có hệ thống về quy mô, khối lợng quy cách yêu cầu chất lợng, tiến độ, điều kiện thực hiện của công trình. Hồ sơ mời thầu này phải đợc bên mời thầu soạn thảo, trên cơ sở nghiên cứu tính toán cân nhắc thấu đáo để tiên liệu rất kỹ càng và chắc chắn mọi yếu tố có liên quan. Hồ sơ mời thầu này đợc gửi tới cho từng đơn vị dự thầu với hình thức và nội dung giống hệt nhau, tạo ra các điều kiện ngang bằng cho cạnh tranh giữa các đơn vị dự thầu.
Giai đoạn nhận đơn thầu gồm 6 bớc: B ớc 4:Lập hồ sơ mời thầu:
Bên mời thầu sẽ tiến hành soạn thảo bộ hồ sơ mời thầu gồm 3 phần chính sau:
a. Phần thơng mại (commercial part):
+ Th mời thầu (letter of invitation).
+ Chỉ dẫn cho các đơn vị dự thầu (introduction to bidders). + Dữ liệu đấu thầu (bid data).
+ Các điều kiện chung của hợp đồng (General conditions of contract). + Các điều kiện riêng của hợp đồng (Special conditions of contract). + Bản kê khối lợng (bill of quantity).
+ Lịch biểu các thông tin bổ sung.
b. Các yêu cầu kỹ thuật (specifications):
Do t vấn lập.
c. Các bản vẽ (drawings):
Do t vấn lập.
B ớc 5:Phát hành hồ sơ mời thầu
Sau khi soạn thảo xong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phát hành hồ sơ mời thầu cho các đơn vị dự thầu có tên trong danh sách sơ tuyển, với điều kiện các đơn vị dự thầu phải nộp đơn xin mua hồ sơ mời thầu và thanh toán một khoản lệ phí không hoàn lại trị giá từ 50 đến 100 USD/1 bộ tuỳ theo Bên mời thầu ấn định (lệ phí này chỉ có tính chất biểu kiến để trang trải chi phí in ấn, th tín và đảm bảo rằng chỉ có những nhà thầu quan tâm mới cần đến).
Sau khi đã nhận đợc hồ sơ mời thầu, các đơn vị dự thầu báo lại đã nhận đợc cho bên mời thầu và bắt đầu tiến hành lập hồ sơ dự thầu.
B ớc 6 :Các đơn vị dự thầu đi thực địa
Nếu thấy cần biết rõ về địa điểm nơi đặt công trình, các đơn vị dự thầu có thể đề nghị bên mời thầu tổ chức đi thực địa. Bên mời thầu có trách nhiệm bố trí thời gian và cử ngời hớng dẫn các đơn vị dự thầu đi thực địa.
B ớc 7 : Sửa đổi tài liệu đấu thầu
Bên mời thầu có thể sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu. Sau khi chuẩn bị xong các sửa đổi, bổ sung, bên mời thầu gửi tới cho các đơn vị dự thầu tạo thành bộ hồ sơ mời thầu kèm theo sửa đổi, bổ sung. Khi nhận đợc thông báo này, các đơn vị dự thầu phải báo lại cho bên mời thầu biết.
Khi có thắc mắc về bộ hồ sơ mời thầu, các đơn vị dự thầu có thể nêu ra theo hai phơng pháp sau:
+ Phơng pháp 1: Gửi th nêu các thắc mắc cho bên mời thầu trả lời. Bên nời thầu phải gửi văn bản giải đáp đó tới mọi đơn vị dự thầu (chứ không riêng đơn vị dự thầu có thắc mắc).
+ Phơng pháp 2: tổ chức cuộc họp cho tất cả đơn vị dự thầu tham gia (đợc gọi là cuộc họp trớc mở thầu), trong cuộc họp các đơn vị dự thầu sẽ đa ra thắc mắc của mình dới dạng văn bản. Sau khi nhận đợc thắc mắc bằng văn bản, bên mời thầu trả lời các thắc mắc đó và tiến hành một số lần họp với sự tham gia của tất cả các đơn vị dự thầu, cụ thể nh sau:
+ Lần 1: Bên mời thầu thông báo cho các đơn vị dự thầu về các thắc mắc và trả lời bằng miệng.
+ Lần 2: Các đơn vị dự thầu nêu các thắc mắc bổ sung bằng văn bản. + Lần 3: Bên mời thầu trả lời các thắc mắc bổ sung bằng miệng.
Sau đó, bên mời thầu tập hợp toàn bộ các thắc mắc, thắc mắc bổ sung và các câu trả lời thành văn bản gửi cho các đơn vị dự thầu. Sau khi nhận đợc văn bản này, các đơn vị dự thầu phải báo lại đã nhận đợc cho bên mời thầu.
B ớc 9: Nộp và nhận đơn thầu:
Trớc khi hết hạn nộp đơn thầu 3 ngày, bên mời thầu sẽ thông báo cho các đơn vị dự thầu cha nộp hồ sơ dự thầu. Các đơn vị dự thầu nộp hồ sơ dự thầu kèm theo bảo lãnh đấu thầu do ngân hàng cấp (có giá trị từ 1-3% giá chào của đơn vị dự thầu - do bên mời thầu ấn định trong hồ sơ mời thầu). Bên mời thầu nhận và ghi rõ ngày giờ nhận hồ sơ dự thầu, sau đó tiến hành báo lại cho các đơn vị dự thầu nộp đơn đúng hạn và có trách nhiệm bảo quản các hồ sơ dự thầu đó cho tới khi mở thầu. Đối với các hồ sơ dự thầu nộp chậm, bên mời thầu sẽ gửi trả lại trong trạng thái nguyên dấu niêm phong. Sau khi nhận đợc hồ sơ dự thầu nộp chậm, đơn vị dự thầu phải báo cho bên mời thầu biết.