Hoạt động công chứng và chứng thực là hoàn toàn khác nhau về bản chất, giá trị pháp lý cũng nh- chủ thể tiến hành hai hoạt động này nh- đã phân tích ở phần 3.1 ch-ơng 2. Việc phân biệt phải đ-ợc quy định rõ trong các văn
bản pháp luật về cả chủ thể, phạm vi, giá trị pháp lý của hai hoạt động này. Trên cơ sở đó chúng ta hoàn toàn tách bạch đ-ợc hoạt động quản lý hành chính nhà n-ớc với hoạt động mang tính chất nghề nghiệp và mang tính dịch vụ. Những việc thuộc phạm vi công chứng phải trả về cho công chứng, những việc thuộc hoạt động chứng thực phải trả về cho ủy ban nhân dân. Quy định mỗi loại việc chỉ do một cơ quan thực hiện. Khi phân biệt đ-ợc phạm vi của hai hoạt động này giúp chúng ta tránh đ-ợc những chồng chéo trong quá trình thực hiện, đồng thời cũng tạo ra cơ chế quản lý, phát triển hoạt động công chứng, giải quyết đ-ợc các v-ớng mắc cụ thể sau:
- Theo quy định của pháp luật thì ủy ban nhân dân các cấp là cơ quan hành chính nhà n-ớc ở địa ph-ơng, thực hiện chức năng quản lý nhà n-ớc. Theo khoa học lý luận về hành chính thì ph-ơng pháp quản lý đặc tr-ng của nhà n-ớc th-ờng mang tính chất mệnh lệnh - phục tùng, thể hiện sự bất bình đẳng trong mối quan hệ giữa các chủ thể. Trong khi đó nguyên tắc cơ bản khi xác lập các hợp đồng, giao dịch là sự tự nguyện thỏa thuận, sự bình đẳng giữa các bên tham gia. Việc chứng nhận các hợp đồng này mang tính chất cơ bản là cung cấp một dịch vụ pháp lý đảm bảo cho các thỏa thuận này đ-ợc thực thi d-ới góc độ pháp luật. Khi ủy ban nhân dân thực hiện hoạt động chứng nhận các hợp đồng, giao dịch thì về bản chất cũng phải cung cấp dịch vụ pháp lý, điều đó là không phù hợp và không có khả năng thực thi khi chức năng chính của ủy ban nhân dân là hoạt động quản lý nhà n-ớc. Mặt khác, với ph-ơng thức quản lý đặc tr-ng mang tính mệnh lệnh - phục tùng sẽ dẫn đến tình trạng lạm quyền, hoặc can thiệp quá sâu vào các quan hệ mang tính dân sự, kinh tế của các cá nhân và tổ chức, tạo ra sự bất bình đẳng, thiếu khách quan. Hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý phục vụ cho các cá nhân, tổ chức khi tham gia giao dịch phải đ-ợc giao cho các tổ chức sự nghiệp hoặc tổ chức nghề nghiệp. Đó cũng là mục tiêu của cải cách hành chính n-ớc ta trong giai đoạn hiện nay. - Những công việc thuộc lĩnh vực công chứng cũng đ-ợc giao cho ủy ban nhân dân thực hiện sẽ tạo ra nhiều đầu mối, thiếu tập trung thống nhất,
gây lên tình trạng chồng chéo, không khoa học. Để giải quyết đ-ợc tình trạng này bắt buộc phải quy định mỗi công việc chỉ do một loại cơ quan giải quyết.
- Về nguyên tắc ủy ban nhân dân làm việc theo chế độ tập thể, khi cá nhân ký là đại diện cho một tập thể và th-ờng đ-ợc ký theo dạng "thay mặt"
ủy ban nhân dân. Điều này mâu thuẫn với nguyên tắc trách nhiệm cá nhân của những ng-ời ký chứng nhận hợp đồng, giao dịch. Sự mâu thuẫn này còn phát sinh khi xử lý trách nhiệm của ng-ời ký, nếu đã ký với t- cách là đại diện cho ủy ban nhân dân thì không có cơ chế để giải quyết. Nếu công việc đ-ợc giao cho Công chứng viên của tổ chức công chứng thì sẽ không có sự mâu thuẫn này.
- Các cán bộ đ-ợc ký ở ủy ban nhân dân th-ờng là những ng-ời đ-ợc nhân dân bầu ra theo nhiệm kỳ, th-ờng xuyên thay đổi vị trí, làm việc mang tính chất kiêm nhiệm. Những cán bộ này đ-ợc hình thành từ các ngành khác nhau, số l-ợng ng-ời có trình độ pháp luật và đ-ợc đào tạo để thực hiện việc chứng thực rất ít. Do vậy, trình độ chuyên môn chắc chắn sẽ không cao. Để nâng cao trình độ, hay bồi d-ỡng những kỹ năng nghiệp vụ cũng khó có thể giải quyết đ-ợc vì họ làm việc không mang tính chuyên nghiệp, hết nhiệm kỳ họ lại có thể bị thay đổi. Nh- vậy, chất l-ợng của những hợp đồng, giao dịch nhất là những việc phức tạp đòi hỏi tính chuyên môn cao đ-ợc họ chứng nhận, về mặt pháp lý sẽ không đ-ợc đảm bảo một cách chính xác.
Khi thực hiện việc phân chia phạm vi công chứng và chứng thực sẽ xảy ra tình trạng ở những khu vực có khó khăn về kinh tế, vị trí địa lý nên ch-a có Phòng Công chứng hay Văn phòng công chứng thì những việc đã đ-ợc phân định thuộc phạm vi công chứng sẽ không thực hiện đ-ợc. Do vậy ở những nơi này cần có những cơ chế đặc thù: có thể thành lập thêm Phòng Công chứng đặt ở những nơi này với biên chế tối thiểu hay áp dụng mô hình một Phòng Công chứng có thể có nhiều điểm công chứng đặt ở nhiều nơi khác nhau trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung -ơng hoặc trong thời gian
ch-a hoặc không thành lập đ-ợc Phòng Công chứng hay Văn phòng công chứng thì giao cho ủy ban nhân dân thực hiện nh-ng có bộ phận hoạt động chuyên trách. Song song với quá trình đó phải có cơ chế -u tiên đối với Công chứng viên mở Văn phòng công chứng tại những nơi đó. Có thể tạo điều kiện bằng cách miễn, giảm thuế, tạo điều kiện về cơ sở vật chất nh- trụ sở, trang thiết bị... Nh- vậy sẽ khuyến khích đ-ợc việc mở Văn phòng công chứng tại những nơi có điều kiện khó khăn, đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân và tổ chức tại những khu vực đó.