Để phát triển hoạt động công chứng yêu cầu phải có nghiên cứu, khảo sát nhu cầu thực tế của xã hội. Việc này phải đ-ợc tiến hành bởi các cơ quan có tính độc lập và chuyên môn cao. Nghiên cứu điều kiện cụ thể của đất n-ớc
trong giai đoạn hiện tại, dự báo đ-ợc quá trình phát triển của xã hội trong t-ơng lai. Sau khi đã có đ-ợc các thông tin chính xác trên, mới xây dựng đ-ợc lộ trình phát triển của công chứng. Lộ trình này phải đ-ợc xây dựng theo từng giai đoạn cụ thể, với từng khu vực cụ thể có kế hoạch và mục tiêu riêng. Việc phát triển thêm các Phòng Công chứng, Văn phòng công và số l-ợng Công chứng viên chứng dù theo mô hình hay lộ trình nào cũng phải đ-ợc xây dựng dựa trên những cơ sở sau:
Một là, căn cứ vào số l-ợng giao dịch, xác định loại giao dịch cần phải thực hiện thông qua công chứng. Xác định nhu cầu giao dịch và nhu cầu công chứng tại những khu vực khác nhau. Số l-ợng này có đ-ợc qua việc thống kê số l-ợng việc đã đ-ợc công chứng trong từng năm, so sánh tỷ lệ gia tăng hay giảm đi trong những năm kế tiếp hoặc trong một giai đoạn cụ thể. Dự báo khả năng phát triển, tăng thêm hoặc giảm đi của các giao dịch trong những năm tới. Căn cứ vào tính chất, sự tác động của các mối quan hệ và nhu cầu cần phải sử dụng hoạt động công chứng nh- là một biện pháp hay công cụ để quản lý một số lĩnh vực, một số giao dịch để làm căn cứ xác định những giao dịch bắt buộc phải công chứng.
Hai là, số dân sinh sống, sự phân bố dân c- trên một vùng lãnh thổ. Trên cơ sở những số liệu thống kê đ-ợc về vấn đề dân số chúng ta tính toán và dự báo đ-ợc nhu cầu công chứng của ng-ời dân. Với sự phân bố dân c- trên mỗi vùng khác nhau cũng cho phép ta xây dựng đề án phát triển khác nhau. Tr-ớc mắt -u tiên phát triển tại những khu vực tập trung dân c- với nhu cầu giao dịch cao nh- thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng... Tại những khu vực đông dân, có nhu cầu công chứng cao tại các địa ph-ơng cũng đ-ợc -u tiên phát triển để đáp ứng ngay nhu cầu công chứng của cá nhân và tổ chức. Song song với việc phát triển tại những khu vực này cũng cần đảm bảo thực hiện chính sách xã hội trong việc phục vụ nhu cầu công chứng của các cá nhân và tổ chức tại những vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn về giao thông, về kinh tế.
Ba là, số l-ợng hợp đồng, giao dịch mà một Công chứng viên có khả năng chứng nhận. Đây là một bài toán mà các nhà xây dựng pháp luật cần phải nghiên cứu dựa trên nhiều yếu tố. Sự đa dạng của các hợp đồng, giao dịch đòi hỏi mỗi Công chứng viên phải bỏ ra một khoảng thời gian khác nhau để thực hiện việc chứng nhận. Nh-ng nếu v-ợt qua một số l-ợng công việc nhất định, thì chất l-ợng các văn bản công chứng không đ-ợc đảm bảo. Do vậy, phải đ-a ra đ-ợc một số l-ợng hợp đồng, giao dịch mà mỗi Công chứng viên có thể hoàn thành tốt. Trên cơ sở đó và dựa vào việc dự báo số l-ợng giao dịch và nhu cầu công chứng để đ-a ra số l-ợng Công chứng viên cần phải có để phục vụ tốt các yêu cầu công chứng ở mỗi khu vực cũng nh- tổng số Công chứng viên cần phải phát triển trên một địa ph-ơng, trên cả n-ớc.
Việc xây dựng lộ trình phát triển công chứng phải đ-ợc tiến hành qua nhiều giai đoạn khác nhau trên cơ sở định h-ớng chuyển giao một phần hay toàn bộ cho các tổ chức công chứng. Theo quan điểm ng-ời viết thì nên chuyển giao toàn bộ cho các tổ chức hành nghề công chứng, nhà n-ớc chỉ giữ vai trò là ng-ời quản lý về lĩnh vực công chứng. Trên cơ sở các Phòng Công chứng đã có, thành lập thêm các Phòng Công chứng mới ở những khu vực không có khả năng thành lập Văn phòng công chứng, sắp xếp lại tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạt động và thực hiện chuyển đổi các Phòng Công chứng sang đơn vị sự nghiệp tự chủ hoàn toàn về kinh phí và biên chế. Khuyến khích thành lập Văn phòng công chứng tại những nơi có nhu cầu công chứng cao và tại những khu vực có khó khăn về địa lý, kinh tế. Các Văn phòng công chứng này phải đảm bảo đ-ợc các yêu cầu về nhân sự, trụ sở, cơ sở vật chất... theo quy định tạo điều kiện thực hiện tốt hoạt động công chứng.
Việc xây dựng lộ trình và định h-ớng phát triển công chứng phải theo quan điểm chỉ đạo của Bộ Chính trị trong Chiến l-ợc xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định h-ớng đến năm 2020 theo Nghị quyết số 48-NQ/TW của Bộ Chính trị ngày 24/5/2005 và Nghị quyết số 49-NQ/TƯ về chiến l-ợc cải cách t- pháp đến năm 2020 và phải dựa trên điều kiện kinh tế, xã hội, phải đặt trong chiến l-ợc phát triển chung của đất n-ớc.