cho hoạt động công chứng đ-ợc thực hiện hiệu quả
Chế định pháp luật công chứng là một bộ phận nằm trong hệ thống pháp luật. Các chế định pháp luật không tồn tại một cách riêng lẻ mà nó có mối liên quan mật thiết và đ-ợc xây dựng trên cơ sở thống nhất và bổ trợ cho nhau. Khi một quy định của lĩnh vực công chứng có liên quan đến một lĩnh vực khác thì phải bổ sung ngay nội dung hoặc cách thức điều chỉnh tại văn bản liên quan đến lĩnh vực đó và ng-ợc lại. Xây dựng cấu trúc hệ thống pháp luật theo từng ngành và dẫn chiếu cách thức điều chỉnh những nội dung có
tính chất chuyên ngành, chứ không nên đ-a ra cách giải quyết cụ thể tại nhiều văn bản khác nhau. Giả sử tại Điều A của Bộ luật Dân sự quy định các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản phải qua công chứng, thì tại Luật đất đai, Luật nhà ở, hoặc các văn bản pháp luật khác khi quy định về hình thức hợp động liên quan đến tài sản là bất động sản chỉ cần quy định là tuân theo Điều A của Bộ luật Dân sự mà không cần phải quy định cụ thể nh- thế nào. Hoặc tại Điều B của Bộ luật Dân sự lại quy định về trình tự thủ tục lập và ký kết hợp đồng, giao dịch liên quan đến loại tài sản C thì phải tuân theo các quy định của Luật Công chứng, các văn bản pháp luật khác khi có quy định về trình tự thủ tục lập và ký kết hợp đồng, giao dịch liên quan đến loại tài sản C thì cũng chỉ cần dẫn chiếu theo quy định tại Luật Công chứng là đủ. Quy định nh- vậy sẽ tránh đ-ợc những mâu thuẫn, tạo ra đ-ợc sự đồng bộ trong toàn hệ thống pháp luật. Những văn bản pháp luật điều chỉnh những lĩnh vực chuyên ngành cũng phải chứa đựng những quy định mà khi Luật Công chứng có liên quan đến thì chỉ cần dẫn chiếu các quy định trong đó mà thực hiện. Chẳng hạn, theo Luật Hôn nhân và gia đình quy định khi quyết định những vấn đề liên quan đến tài sản chung của hai vợ chồng thì phải đ-ợc sự đồng ý của cả vợ và chồng. Khi tiến hành lập và chứng nhận hợp đồng liên quan đến tài sản đó, Công chứng viên phải yêu cầu cả hai vợ chồng cùng phải ký vào hợp đồng đó (có thể một ng-ời ký nh-ng phải đ-ợc sự ủy quyền bằng văn bản của bên kia, và văn bản ủy quyền đó phải đ-ợc lập và chứng nhận theo quy định của pháp luật). Hay trong quy định về cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng pháp luật có quy định là đối với tài sản riêng của cá nhân thì phải ghi nội dung đó vào. Ví dụ: chứng nhận ngôi nhà D là tài sản riêng của ông N, hoặc ghi chứng nhận ngôi nhà D là tài sản của ông H(độc thân) để khi tiến hành chứng nhận các giao dịch liên quan đến tài sản này Công chứng viên yêu cầu bên có tài sản chỉ là ông N mà không liên quan đến vợ ông N, hoặc chỉ yêu cầu ông H cho dù hiện tại ông H đã có vợ nh-ng tại thời điểm đ-ợc cấp giấy chứng nhận ông H là độc thân, tài sản đã có tr-ớc hôn nhân thì không cần phải có ý kiến của ngừoi vợ hiện tại.
Quy định cụ thể các tr-ờng hợp này, tạo thuận lợi cho Công chứng viên khi tiến hành chứng nhận mà không cần phải yêu cầu các bên liên quan xuất trình những giấy tờ xác nhận khác nữa. Giả sử ông Nguyễn Văn T đ-ợc cấp giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô biển số X vào năm 1999. Đến năm 2001 ông T lấy vợ tên là Y, sau đó đến năn 2004 ông T muốn bán chiếc xe cho chị Q và chồng là anh V. Lúc này nếu Công chứng viên nhận đ-ợc yêu cầu chứng nhận hợp đồng mua bán này sẽ rất khó xác định đ-ợc bên bán là những ai, vì nếu dựa vào đăng ký xe thì chỉ có một mình ông T, nh-ng không biết đó là tài sản của mình ông T hay không, vì theo giấy kết hôn thì chỉ xác định đ-ợc thời điểm ông T và bà Y kết hôn chứ không xác định đ-ợc là của riêng ông T vì có thể xảy ra tr-ờng hợp tr-ớc đây ông T đã kết hôn với ng-ời khác sau đó ly hôn rồi mới kết hôn với bà Y, thời gian ly hôn có thể xảy ra trong khoảng thời gian từ những năm tr-ớc đó đến tr-ớc khi ông T kết hôn với bà Y mà tài sản không bắt buộc phải chia. Do vậy, Công chứng viên phải yêu cầu ông T chứng minh tại thời điểm mua xe và đ-ợc cấp Đăng ký xe ông T là độc thân, điều đó là rất khó thực hiện. Nếu nh- tài sản này đ-ợc đem ra thế chấp nhiều lần và đ-ợc chứng nhận tại nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau thì mỗi lần đó ông T lại phải chứng minh, điều đó rất phức tạp và nhiều khi không thực hiện đ-ợc. Nh-ng nếu nh- cơ quan cấp đăng ký xe cho ông T tại thời điểm đó yêu cầu ông T bổ sung giấy xác nhận độc thân vào hồ sơ đăng ký và khi cấp đăng ký xe ghi rõ là độc thân thì khi công chứng hợp đồng này Công chứng viên không phải yêu cầu thêm giấy tờ gì nữa mà vẫn xác định đ-ợc bên bán chỉ là mình ông T, nh- vậy sẽ rất tiện lợi, đảm bảo cho việc xác định đúng chủ thể tham gia giao dịch. Qua ví dụ phân tích trên, đòi hỏi các cơ quan có thẩm quyền khi thực hiện công việc cấp các loại giấy chứng nhận quyền sở hữu/ sử dụng của cá nhân và tổ chức phải đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp. Đồng thời phải đẩy nhanh việc cấp giấy chứng nhận cho các tài sản đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, rà soát lại những tài sản đã đ-ợc cấp giấy chứng nhận nh-ng nội dung ch-a đầy đủ hoặc không đúng để thu hồi và cấp lại giấy khác.
Nhiều quy định của pháp luật tạo ra kẽ hở làm giảm đi vai trò của hoạt động công chứng hoặc lợi dụng hoạt động này để trốn tránh nghĩa vụ đối với nhà n-ớc cần phải đ-ợc loại bỏ hoặc bổ sung bằng những quy định, biện pháp khác. Ví dụ nh- những tr-ờng hợp lợi dụng việc hủy bỏ hợp đồng đã ký giữa hai bên để bán lại cho ng-ời khác đã đ-ợc nêu ở ch-ơng 2 có thể đ-ợc khắc phục nếu có quy định khi hợp đồng mua bán đ-ợc Công chứng viên chứng nhận thì sau 1 đến 2 ngày phải làm nghĩa vụ nộp thuế với nhà n-ớc hay quy định điều kiện huỷ bỏ hợp đồng hoặc có thể giao việc thu thuế các giao dịch này cho các tổ chức hành nghề công chứng ngay sau khi chứng nhận, sau đó các tổ chức này nộp lại cho nhà n-ớc.
Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng những thành tựu này vào hoạt động công chứng là một đòi hỏi của thời đại. Chúng ta phải từng b-ớc xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin và cơ sở dữ liệu mạng phục vụ cho việc tra cứu, xác minh chung các lĩnh vực trong xã hội. Ví dụ khi xây dựng đ-ợc cơ sở dữ liệu về nhân thân trên mạng, thay vì bắt buộc ng-ời yêu cầu công chứng xin các xác nhận về quan hệ nhân thân thì Công chứng viên chỉ cần vào hệ thống tra cứu với một thời gian đ-ợc tính bằng phút, thậm chí bằng giây sẽ biết đ-ợc chính xác. Khi cần tra cứu thông tin liên quan đến đối t-ợng của hợp đồng, giao dịch cũng không mất thời gian đi lại, không đòi hỏi nhiều loại giấy tờ mà độ chính xác lại cao. Tất nhiên không phải ai cũng có thể tra cứu những thông tin này mà phải có một cơ chế thích hợp dựa trên cơ sở khoa học và quy định của pháp luật. Những ng-ời tra cứu thông tin từ mạng cơ sở dữ liệu dùng chung phải trả một khoản phí nhất định để duy trì hoạt động của mạng thông tin này.