2.2.1. Quá trình hình thành tổ chức và hoạt động của công chứng tại Hải Phòng
Thành phố Hải Phòng là một trong các cực trọng điểm kinh tế phía Bắc, với dân số gần 2 triệu ng-ời trên một diện tích 1.476,45 km2 kéo dài từ đất liền ra đến hải đảo đ-ợc chia thành 7 quận nội thành và 8 huyện ngoại thành với 70 ph-ờng, 10 thị trấn và 148 xã. Hải Phòng là một trong những trung tâm kinh tế, chính trị của cả n-ớc. Với một vị trí nh- vậy lên sự giao l-u dân sự, kinh tế th-ơng mại cả trong và ngoài n-ớc rất phát triển. Nhu cầu công chứng của các cá nhân và tổ chức trên địa bàn thành phố là rất lớn và không ngừng gia tăng về số l-ợng, phạm vi, tính chất, đối t-ợng giao dịch... Đáp ứng nhu cầu đó, ngày 28 tháng 4 năm 1990 ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ra Quyết định số 410/QĐ-UB về việc ủy nhiệm Giám đốc Sở T- pháp ký công chứng những việc thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân thành phố. Tiếp theo ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ra Quyết định số 935/QĐ-UB ngày 28 tháng 6 năm 1990 về việc thành lập Phòng Công chứng nhà n-ớc số 1 thành phố Hải Phòng thực thuộc ủy ban nhân dân thành phố. Phòng Công chứng nhà n-ớc số 1 thành phố Hải Phòng "thực hiện việc chứng nhận các văn bản, các sự kiện có ý nghĩa pháp lý nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, của cơ quan nhà n-ớc, tổ chức kinh tế nhà n-ớc, tập thể, t- nhân và tổ chức xã hội, góp phần phòng ngừa vi phạmpháp luật, tăng c-ờng pháp chế xã hội chủ nghĩa" (Điều 1). Với quyết định này đã đ-a Hải Phòng đứng vào vị trí những địa ph-ơng có Phòng Công chứng nhà n-ớc sớm nhất trong cả n-ớc. Với chức năng nhiệm vụ của mình, hàng năm Phòng Công chứng nhà n-ớc số 1 thành phố Hải Phòng giải quyết đ-ợc một khối l-ợng công việc rất lớn đáp ứng đ-ợc phần lớn các yêu cầu công chứng trên thành phố, đặt nền móng cho sự phát triển của công chứng ở Hải Phòng. Cùng với sự phát triển kinh tế, xã hội của thành phố làm gia tăng về số l-ợng các giao dịch, Phòng Công chứng nhà n-ớc số 1 thành phố Hải Phòng không giải quyết
đ-ợc hết các yêu cầu công chứng trên, đó là lý do ra đời của Phòng Công chứng nhà n-ớc số 2 thành phố Hải Phòng theo Quyết định số 1592/QĐ-UB ngày 21 tháng 9 năm 1995 của ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Sau khi thành lập hai Phòng Công chứng đ-ợc một thời gian vẫn không đáp ứng đ-ợc tốc độ gia tăng quá lớn về nhu cầu công chứng của thành phố những năm sau đó. Mặc dù thời điểm đó, các n-ớc trên thế giới và trong khu vực trong đó có Việt Nam chịu ảnh h-ởng nặng nề của cuộc khủng hoảng kinh tế năm 1997, nh-ng các giao l-u dân sự, kinh tế, th-ơng mại vẫn phát triển mạnh mẽ trong cả n-ớc cũng nh- tại Hải Phòng. Việc thành lập thêm Phòng Công chứng là tất yếu khách quan nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội. Vì thế trong năm 1998 ủy ban nhân dân thành phố ra quyết định thành lập thêm hai Phòng Công chứng: Phòng Công chứng nhà n-ớc số 3 thành phố Hải Phòng đ-ợc thành lập theo Quyết định số 1785/QĐ-UB ngày 15 tháng 10 năm 1998 của
ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, Phòng Công chứng nhà n-ớc số 4 thành phố Hải Phòng đ-ợc thành lập theo Quyết định số 1823/QĐ-UB ngày 21 tháng 10 năm 1998 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Sau khi Nghị định 75/CP ra đời, các Phòng Công chứng nhà n-ớc ở Hải Phòng đ-ợc đổi tên thành Phòng Công chứng theo Quyết định số 638/2001/QĐ-UB ngày 05 tháng 4 năm 2001 của ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Thực hiện sự chỉ đạo của ủy ban nhân dân thành phố, Sở T- pháp đã trình đề án thí điểm mô hình Phòng Công chứng tự trang trải kinh phí. Sau khi có ý kiến chấp thuận của Bộ tr-ởng Bộ T- pháp tại Công văn số 988/TP-HCTP ngày 09 tháng 5 năm 2005, Uỷ ban nhân dân thành phố ra quyết định số 1292/QĐ-UB ngày 20 tháng 6 năm 2005 về việc thành lập Phòng Công chứng số 5 thành phố Hải Phòng hoạt động dựa trên nguyên tắc tự trang trải kinh phí "là đơn vị hoạt động dịch vụ công chứng, chứng thực tự trang trải về kinh phí..." (Điều 1). Việc thành lập Phòng Công chứng số 5 thành phố Hải Phòng tạo ra b-ớc đột phá trong quá trình phát triển mạnh mẽ của tổ chức và hoạt động công chứng Hải Phòng. Hoạt động công chứng đã đ-ợc nhìn nhận là hoạt động mang tính dịch vụ,
việc tự trang trải kinh phí là mô hình thí điểm tạo tiền đề để thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố. Tính đến năm 2005, Hải Phòng là một trong số ít những địa ph-ơng có 5 Phòng Công chứng. Trụ sở của các Phòng Công chứng đ-ợc đặt tại nhiều khu vực khác nhau trên địa bàn thành phố tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân và tổ chức thực hiện các giao dịch công chứng.
Tr-ớc khi có Luật Công chứng, các Phòng Công chứng thực hiện các công việc liên quan đến cả phạm vi của hoạt động chứng thực mà chủ yếu là công chứng bản sao các giấy tờ, tài liệu. Những công việc này chiếm nhiều thời gian và làm cho hoạt động công chứng đi chệch h-ớng, thiên về các hoạt động mang tính chứng thực đơn giản, giảm đi vai trò, hiệu quả của hoạt động công chứng.
Luật Công chứng ra đời làm cho tổ chức và hoạt động của công chứng trên cả n-ớc nói chung và tại Hải Phòng có nhiều thay đổi. Việc chuyển các công việc thuộc hoạt động chứng thực về ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã đã làm cho giảm tải cho các Phòng Công chứng, hoạt động công chứng đ-ợc trả về đúng với vai trò, chức năng vốn có của công chứng. Qua đó thể hiện tính chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn cao trong hoạt động công chứng. Tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn Hải Phòng mang những nét nổi bật sau:
Một là, tổ chức và hoạt động công chứng đ-ợc hình thành từ rất sớm và phát triển nhanh về số l-ợng Phòng Công chứng, Công chứng viên. Ban đầu toàn thành phố chỉ có một Phòng Công chứng nhà n-ớc số 1 với hai Công chứng viên và một cán bộ nghiệp vụ. Tính đến tháng 7/ 2009 có tổng số 24 Công chứng viên hiẹn đang hành nghề tại tổ chức công chứng. Hiện nay, đã có 04 Văn phòng công chứng đ-ợc thành lập, theo thông tin từ Sở T- pháp đã có rất nhiều đề án thành lập Văn phòng công chứng tại Hải Phòng, một số Công chứng viên đã làm đơn xin thôi việc để mở Văn phòng công chứng. Hoạt động
công chứng tăng nhanh về cả số l-ợng, tính chất, quy mô giao dịch... Số lệ phí thu về cho nhân sách nhà n-ớc thu về rất lớn và tăng nhanh năm 2000 là: 1.003.13.000 đồng 44, năm 2005 tăng lên: 2.094.207.000 đồng 51 đến năm 2007 là: 4.254.671.000 đồng 53.
Hai là, trên cơ sở các văn bản pháp luật ở Trung -ơng ban hành, ủy ban nhân dân thành phố đ-ợc sự tham m-u của Sở T- pháp đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định về lĩnh vực công chứng kịp thời, phù hợp với điều kiện kinh tế của địa ph-ơng. Công tác nghiên cứu khoa học liên quan đến công chứng đ-ợc đề cao và đ-ợc Uỷ ban nhân dân thành phố cùng các cấp, các ngành tạo điều kiện thuận lợi. Đặc biệt, Sở T- pháp Hải Phòng đã đề xuất với Bộ T- pháp và đăng ký với ủy ban nhân dân thành phố chủ trì đề tài khoa học Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức và hoạt động công chứng nhà n-ớc thành phố Hải Phòng thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, mang mã số R.KHXH.98.137, thời gian thực hiện từ tháng 10 năm 1998 đến tháng 10 năm 2000. Đề tài này đã đánh giá đ-ợc toàn bộ trực trạng tổ chức và hoạt động công chứng n-ớc ta từ khi ra đời cho đến năm 2000. Qua đó đề xuất những giải pháp để phát triển công chứng. Điểm nổi bật trong đề tài này là nêu ra khái niệm: "Công chứng là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực về nội dung hay hình thức hoặc cả nội dung hay hình thức của hợp đồng, giao dịch, giấy tờ theo quy định của pháp luật" 49, tr. 4, đề xuất mô hình tổ chức, cán bộ công chứng 49, tr 42... Một số nội dung của đề tài sau đó đã đ-ợc thể hiện trong các quy định của Nghị định 75/ CP và Luật Công chứng.
Trong hai ngày 04-05 tháng 8 năm 2000 ở Hải Phòng đã diễn ra Hội thảo khoa học "Đổi mới tổ chức và hoạt động công chứng tại địa ph-ơng". Đồng chí Thứ tr-ởng Hà Hùng C-ờng đã chỉ đạo thảo luận tại Hội thảo, đã có 13 báo cáo tham luận của các đồng chí đại diện cho Bộ T- pháp, Sở T- pháp, và nhiều Phòng Công chứng trên cả n-ớc. Nội dung các báo cáo tham luận chỉ ra những thành tựu, những khó khăn, bất cập trong trong tổ chức và hoạt động công chứng trên cả n-ớc và tại Hải Phòng. Qua Hội thảo này ngoài việc đánh
giá chính xác đ-ợc thực trạng tổ chức và hoạt động công chứng của n-ớc ta, đã đúc kết đ-ợc nhiều kinh nghiệm, nhiều kiến nghị quý báu của những nhà quản lý và những ng-ời trực tiếp thực hiện hoạt động công chứng đã đ-ợc tiếp thu chọn lọc đ-a vào dự thảo Nghị định 75/CP về công chứng, chứng thực.
Ba là, tổ chức và hoạt động công chứng mang nhiều nét đặc thù của địa ph-ơng.
Hải Phòng là địa ph-ơng luôn đi đầu trong quá trình thí điểm các quy định mới về công chứng. Ngay từ khi chế định công chứng còn đ-ợc điều chỉnh bằng Nghị định 75 /CP thì Sở T- pháp đã tham m-u cho ủy ban nhân dân thành phố ra Quyết định số 1537/ 2001/QĐ-UB ngày 18/7/2001. Theo quyết định này không có sự phân chia thẩm quyền địa hạt giữa các Phòng Công chứng. Cùng với một yêu cầu công chứng, ng-ời dân và tổ chức có thể đến bất cứ Phòng Công chứng nào của thành phố thực hiện công chứng. Các Phòng Công chứng không còn bị hạn chế hay bó hẹp trong phạm vi địa hạt của mình đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho ng-ời có yêu cầu công chứng, đây đ-ợc coi là cơ sở hình hành môi tr-ờng cạnh tranh, tạo ra cơ chế hoạt động chuyên nghiệp của công chứng, nhất là khi thực hiện xã hội hóa hoạt động này. Chính vì vậy khi Luật Công chứng ra đời trong đó có quy định không phân chia thẩm quyền địa hạt giữa các Phòng Công chứng đã không gây lên sự xáo trộn nào cả.
Để quản lý hồ sơ công chứng trên toàn thành phố, tạo ra sự thồng nhất tránh đ-ợc sự chồng chéo, bộ phận l-u trữ hồ sơ chung cho các Phòng Công chứng đã đ-ợc thành lập. Bộ phận này có trách nhiệm quản lý, l-u trữ tập trung tất cả các hợp đồng, giao dịch đã đ-ợc công chứng liên quan đến tài sản là ô tô, tàu thuyền, máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất, bất động sản... trên địa bàn thành phố. Khi có một yêu cầu công chứng nào liên quan đến các loại tài sản trên, các Công chứng viên gửi Phiếu tra tìm hồ sơ về bộ phận l-u trữ hồ sơ. Sau khi tra cứu, bộ phận l-u trữ hồ sơ sẽ trả lời những thông tin liên quan
đến tài sản đó. Căn cứ vào các thông tin trả lời từ bộ phận l-u trữ và hồ sơ kèm theo Công chứng viên xác định đ-ợc chính xác các hợp đồng, giao dịch có bị chồng chéo, trái luật hay không để tiến hành chứng nhận. Đây là một hoạt động trợ giúp đắc lực cho hoạt động công chứng liên quan đến các tài sản trên địa bàn thành phố, làm giảm đi những rủi ro cho ng-ời yêu cầu công chứng cũng nh- cho Công chứng viên chứng nhận. Mặt khác, khi có xác minh, điều tra hay yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền thì việc cung cấp thông tin cũng sẽ đ-ợc thực hiện nhanh chóng. Từ khi Nghị định 75/CP ra đời bên cạnh việc l-u hồ sơ theo quy định thì ở Hải Phòng vẫn duy trì hoạt động của Bộ phận l-u trữ hồ sơ. Đánh giá cao về hiệu quả của biện pháp hỗ trợ này trong những năm qua, Sở T- pháp đã làm đề án để thành lập Trung tâm l-u trữ hồ sơ công chứng liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng trên cở sở nâng cấp bộ phận l-u trữ hồ sơ. Ngày 10 tháng 8 năm 2009 Giám đốc Sở T- pháp đã ban hành quyết định số 121/QĐ-STP ban hành Quy chế tạm thời về tổ chức và hoạt động thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Trong thời gian tới sẽ ứng dụng công nghệ thông tin vào việc l-u giữ và tra cứu hồ sơ công chứng trên cơ sở dữ liệu đã có sẽ giúp cho thời gian công chứng đ-ợc rút ngắn và tăng độ chính xác.
Thực hiện th-ờng xuyên việc giao ban và sinh hoạt nghiệp vụ công chứng: Công chứng viên có trách nhiệm cá nhân rất cao trong hoạt động của mình, do vậy tính độc lập của Công chứng viên luôn đ-ợc đề cao trong các quy định pháp luật. Việc Công chứng viên tiếp nhận hay từ chối chứng nhận hoặc chứng nhận theo cách thức nào là quyền của Công chứng viên và Công chứng viên phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đó. Nh-ng nh- thế không có nghĩa là Công chứng viên có thể quyết định vô căn cứ hay theo ý chủ quan của mình mà phải dựa trên cơ sở luật pháp. Văn bản pháp luật nhiều khi ch-a đồng nhất, ch-a rõ ràng gây nên tình trạng có nhiều cách hiểu khác nhau. Các Phòng Công chứng ở Hải Phòng đã th-ờng xuyên thực hiện việc giao ban và sinh hoạt nghiệp vụ công chứng để tạo ra sự thống nhất về trình tự, thủ tục,
cách giải quyết, cùng nhau trao đổi kinh nghiệm, tháo gỡ những khó khăn trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng. Đây là những hoạt động rất hữu ích, làm cho hoạt động công chứng luôn đ-ợc thống nhất giữa các tổ chức công chứng, giữa các Công chứng viên qua đó nâng cao trình độ nghiệp vụ và tạo ra sự gắn kết những ng-ời làm công chứng.