tỉnh, thành phố trực thuộc Trung -ơng
Theo quy định tại Luật Công chứng khi cá nhân hoặc tổ chức có yêu cầu Công chứng có thể đến bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào để yêu cầu chứng nhận, trừ những tr-ờng hợp liên quan đến bất động sản thì phần lớn đ-ợc thực hiện chứng nhận theo địa hạt là trong phạm vi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung -ơng nơi có trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Nh-ng trong cùng một địa hạt đ-ợc quy định thì cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng có thể đến bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào để yêu cầu chứng nhận hợp động, giao dịch. Quy định nh- vậy đã tạo điều kiện thuận lợi cho ng-ời yêu cầu công chứng nh-ng đồng thời lại tạo ra sự khó khăn trong quá trình liểm soát các hợp đồng, giao dịch. Một yêu cầu công chứng nh-ng có thể đ-ợc chứng nhận nhiều lần tại nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau vì những mục đích khác nhau mà không kiểm soát đ-ợc. Hiện nay, đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản khi thực hiện hợp đồng, giao dịch để đảm bảo cho một nghĩa vụ cũng đã có cơ chế kiểm soát, đó là việc yêu cầu đi đăng ký tại cơ quan đăng ký giao dịch có đảm bảo theo quy định tại Nghị định 163/2006/NĐ-CP ngày 29 tháng 12 năm 2006 về giao dịch bảo đảm. Các giao dịch liên quan đến tàu biển cũng đã có quy định phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền. Còn lại phần lớn các hợp đồng giao dịch khác ch-a có cơ chế
kiểm soát. Những kết quả thu đ-ợc qua thực tế triển khai mô hình thành lập Bộ phận l-u trữ thông tin công chứng tại Hải Phòng, ng-ời viết đề xuất triển khai rộng rãi mô hình này trên toàn quốc để thành lập trung tâm l-u trữ, thông tin công chứng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung -ơng. Làm đ-ợc việc này chúng ta có thể kiểm soát đ-ợc tất cả các hợp đồng, giao dịch trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung -ơng. Trung tâm này đặt tại Sở T- pháp địa ph-ơng có chức năng l-u trữ và phục vụ việc tra cứu các thông tin liên quan đến toàn bộ hoạt động công chứng của địa ph-ơng. Khi các Trung tâm này đ-ợc thành lập, cùng với việc quy định những công việc chỉ do công chứng thực hiện, chúng ta tạo thêm cơ chế để bỏ qua thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm. Khi các hợp đồng, giao dịch đã đ-ợc Công chứng viên chứng nhận thì nó mặc nhiên đã đ-ợc đăng ký tại các địa ph-ơng đó. Nếu làm đ-ợc nh- vậy, sẽ làm giảm đi các thủ tục sau công chứng, rút ngắn đ-ợc thời gian đảm bảo thực hiện nhanh các thỏa thuận trong văn bản công chứng. Khi các hợp đồng, giao dịch đã đ-ợc kiểm soát thì tránh đ-ợc sự trùng lặp, chồng chéo trong quá trình thực hiện công chứng, đó cũng là đầu mối để các cơ quan thực hiện tốt chức năng quản lý. Khi pháp luật đã có quy định bắt buộc một số loại hợp đồng, giao dịch phải công chứng thì thông qua việc l-u trữ, tra cứu thông tin tại Bộ phận thông tin chúng ta loại bỏ đ-ợc một số công việc của nhà n-ớc mà vẫn đảm bảo đ-ợc yêu cầu quản lý của nhà n-ớc. Từ đó giảm đ-ợc các đầu mối ở các lĩnh vực chuyên ngành, đ-a về chung một cơ quan thực hiện. Ngân sách nhà n-ớc cũng không phải trả cho hoạt động này, kinh phí để duy trì hoạt động của cơ quan này do các tổ chức hành nghề công chứng chi trả dựa trên số l-ợng các thông tin mà tổ chức đó tra cứu. Giúp cho bộ máy hành chính gọn nhẹ hơn, hoạt động chuyên sâu hơn trong các lĩnh vực chuyên ngành.