Theo quy định tại Luật ban hành VBQPPL, Nghị định 40/2010/NĐ-CP và Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về cụng tỏc văn thư; Thụng tư liờn tịch số 55/TTLT0-BTP-BNV ngày 05/06/2005 quy định về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản, thỡ thể thức của một văn bản bao gồm cỏc yếu tố sau: quốc hiệu; tờn cơ quan ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày thỏng năm ban hành văn bản; tờn loại và trớch yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tờn và chữ ký của người cú thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận… Qua thực tế kiểm tra văn bản cho thấy, tỷ lệ văn bản do UBND cấp huyện, cấp xó ban hành cú sai sút về thể thức văn bản và kỹ thuật trỡnh bày, chiếm tới 40%. Cỏc sai phạm về thể thức thường thấy là: văn bản được ban hành sai số ký hiệu; tờn loại, trớch yếu văn bản; sai văn phong, kỹ thuật trỡnh bày văn bản; sai chớnh tả, ngữ phỏp; thiếu tờn cơ quan cần gửi văn bản trong phần nơi nhận…
- Tại một số UBND cấp huyện và cấp xó khi ban hành văn bản vẫn thể hiện sai tờn cơ quan ban hành văn bản, như:
"Ủy ban nhõn dõn tỉnh Thanh Húa Ủy ban nhõn dõn huyện…" Hoặc cú nơi ghi:
"Hội đồng nhõn dõn huyện… Ủy ban nhõn dõn huyện…".
Cú nơi HĐND ban hành nghị quyết lại ghi tờn loại và trớch yếu văn bản là "Nghị quyết của HĐND huyện…..về việc…".
"Nghị quyết Về việc……"
Tức là khụng cú tờn cơ quan ban hành văn bản trong phần ghi tờn loại và trớch yếu văn bản.
- Về số và ký hiệu văn bản, đõy là phần cú nhiều sai sút. Cũn nhiều văn bản do UBND ban hành sai số, ký hiệu văn bản như ghi: số …/CT-UB, số.../VP-UBND,... Theo quy định được thể hiện thống nhất là: số .../QĐ-UBND. Đối với nhiều văn bản do HĐND, UBND ban hành cú chứa quy phạm phỏp luật, nhưng khụng ghi năm ban hành sau số văn bản (Số…/200.../QĐ- UBND, Số …/200.../NQ-HĐND), mà chỉ ghi là: Số…./QĐ-UBND hoặc số …/NQ-HĐND. Ngược lại cú nơi văn bản cỏ biệt do Chủ tịch UBND ban hành lại thể hiện như văn bản cú chứa quy phạm phỏp luật (vớ dụ: Số…./2004/QĐ- UBND). Cỏ biệt cú một số nơi khi ban hành văn bản là: Quyết định hoặc Chỉ thị lại đề trớch yếu nội dung phớa dưới phần số, ký hiệu văn bản như là cỏch thể hiện của một Cụng văn hành chớnh; nhiều văn bản khụng thể hiện tờn loại văn bản là loại gỡ.
- Về tờn loại, trớch yếu văn bản: một số văn bản khụng ghi tờn loại trớch yếu văn bản trước phần căn cứ ban hành hoặc ghi tờn loại trớch yếu văn bản khụng đỳng quy định. Như ghi:
Quyết định của Chủ tịch UBND huyện... V/v ...
Theo quy định chỉ ghi: Quyết định
V/v ...
- Phần ký văn bản cũng cũn nhiều thiếu sút: văn bản do UBND ban hành, nhưng khi Chủ tịch UBND ký khụng đề Thay mặt (TM); hoặc Phú chủ
tịch UBND ký lại khụng đề Ký thay (KT) Chủ tịch. Ngược lại cú nhiều văn bản do cỏ nhõn đồng chớ Chủ tịch UBND ban hành lại đề TM.UBND… cỏ biệt cú xó khi ban hành văn bản hỡnh thức là của UBND và đồng chớ Chủ tịch UBND xó ký ban hành văn bản, nhưng phần đúng dấu lại là đúng dấu của Trạm xỏ xó.
Cỏc lỗi sai về kỹ thuật trỡnh bày văn bản cũn thể hiện trong cỏc trường hợp trỡnh bày nội dung văn bản. Theo quy định và theo thụng lệ, một điều luật được trỡnh bày theo thứ tự: tờn điều, vớ dụ "Điều 2: Vị trớ, chức năng…", khoản (1, 2, 3…), điểm (1.1, 1.2… a, b, c…) đoạn… Tuy nhiờn, trong thực tế, rất nhiều quyết định của UBND cỏc cấp khụng được xõy dựng theo cấu trỳc trật tự này mà sử dụng gạch đầu dũng hoặc xuống dũng, ngắt đoạn khụng theo quy tắc, hay cú trường hợp, trong cựng một văn bản, cú điều lại chỉ ngắt khoản bằng cỏch xuống dũng, chia nội dung điều luật thành từng đoạn…
Hón hữu, cú trường hợp văn bản là chỉ thị của UBND tỉnh, đó được cơ quan soạn thảo xõy dựng thành một khổ liền, khụng cú ngắt đoạn.
Cỏc lỗi sai về văn phong trỡnh bày trong nội dung văn bản được thể hiện hết sức phong phỳ, tuy nhiờn thường thấy trong trường hợp cơ quan soạn thảo, ban hành văn bản đó sử dụng ngụn ngữ đời thường để quy định thời điểm cú hiệu lực của văn bản. Chẳng hạn: "quy định này cú hiệu lực kể từ khi ban hành quy định này cú hiệu lực", hoặc "quyết định này cú hiệu lực kể từ vụ hố thu"…
VBQPPL của chớnh quyền địa phương viết sai chớnh tả với số lượng khụng nhỏ. Cỏ biệt, cú trường hợp, trong một văn bản mà cú tới năm, bảy lỗi chớnh tả. Nguyờn nhõn cú thể do đỏnh mỏy hoặc do sử dụng tiếng địa phương. Cỏc lỗi sai về ghi địa danh nơi ban hành văn bản chiếm tới khoảng 40 - 50% số văn bản được ban hành. Trước đõy, chưa cú văn bản phỏp luật nào quy định về vấn đề này, tuy nhiờn đến nay, việc ghi địa danh nơi ban hành đó được hướng dẫn tại Thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ và Thụng tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Theo hướng dẫn tại văn bản này, địa danh ghi trờn văn bản là tờn gọi chớnh thức của đơn vị hành chớnh (tờn riờng của thành phố trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xó, thành phố thuộc tỉnh; xó, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đúng trụ sở, đối với cỏc tỉnh thỡ địa danh ghi trờn văn bản là tờn của đơn vị hành chớnh cấp huyện nơi mà tỉnh đú đặt trụ sở, đối với những đơn vị hành chớnh được đặt tờn theo tờn người hoặc bằng chữ số thỡ phải ghi tờn gọi đầy đủ của đơn vị hành chớnh đú.
Từ sau khi Thụng tư liờn tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trỡnh bày văn bản cú hiệu lực phỏp luật, việc ban hành văn bản với cỏc lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trỡnh bày như trờn cú chiều hướng giảm dần. Đặc biệt với sự ra đời của Thụng tư số 01/2011 TT-BNV ngày 19 thỏng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trỡnh bày VBHC - với những hướng dẫn cụ thể và cập nhật - cú tỏc dụng rất lớn trong việc khắc phục cỏc sai sút về thể thức văn bản ở địa phương.
Cú thể thấy mặc dự cỏc lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trỡnh bày văn bản khụng ảnh hướng lớn tới nội dung quản lý nhà nước mà văn bản điều chỉnh, song việc ban hành văn bản sai thể thức, kỹ thuật trỡnh bày sẽ dẫn tới sự tựy tiện trong quỏ trỡnh xõy dựng, soạn thảo, sự thiếu thống nhất, thiếu đồng bộ trong hệ thống phỏp luật.