- Duy trỡ niờm yết cổ phiếu trờn Sở giao dịch chứng khoỏn Hồ Chớ Minh và trở
3.3.1.Tổ chức bộ mỏy và tổ chức thụng tin kế toỏn quản trị chi phớ
Trong mục 1.2.1 và mục 1.3.1 đó trỡnh bày ở chương 1 cho thấy với những qui trỡnh hoạt động, mụ hỡnh tổ chức hoạt động KD và phương thức tư duy khac nhau, cụng ty cú 3 loại mụ hỡnh tổ chức KTQT (KTQT CP) cơ bản khụng giống nhau, bao gồm mụ hỡnh kết hợp, mụ hỡnh tỏch biệt và mụ hỡnh hỗn hợp. Việc ỏp dụng mụ hỡnh nào là tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế và đặc điểm tổ chức hoạt động SX KD, phụ thuộc vào chiến lược và mục tiờu của cụng ty. Qua khảo sỏt, cho thấy cụng ty TRAPHACO là cụng ty cổ phần đại chỳng, cú cổ phiếu niờm yết trờn thị trường chứng khoỏn nờn khả năng huy động vốn lớn, nhưng yờu cầu sử dụng vốn hiệu quả của cổ đụng cũng rất khắt khe, do đú vấn đề sống cũn đối với cụng ty là phải đầu tư phỏt triển để nõng cao năng lực SX, KD và nõng cao chất lượng sản phẩm. Tuy nhiờn, trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế cũn gặp nhiều khú khăn trong cỏc năm sắp tới, cụng ty mới chớnh thức huy động vốn qua thị trường chứng khoỏn được hơn 2 năm nay, nờn khả năng nhõn lực và tài lực dồi dào để ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức kế toỏn quản trị tỏch biệt tại cụng ty khụng khả thi. Hơn nữa do đặc điểm tổ chức hoạt động SX KD trong cỏc DN dược phẩm tương đối phức tạp, nếu thuần tuý ỏp dụng mụ hỡnh kết hợp sẽ khú cú thể thực hiện được những đề xuất về nội dung KTQT CP như đó trỡnh bày ở trờn. Theo tỏc giả, cụng ty nờn ỏp dụng mụ hỡnh hỗn hợp, trong đú phần KTQT CP cần được xõy dựng tỏch biệt, cụng ty cần sắp xếp, bố trớ nhõn viờn kế toỏn đảm nhiệm riờng phần việc này, bờn cạnh đú cụng ty cần triển khai phềm mềm kế toỏn tương thớch với mạng diện rộng (WAN), thiết lập phõn quyền sử dụng đối với cỏc phần hành kế toỏn và cỏc bộ phận cú liờn quan, tạo điều kiện cho cỏc bộ phận ở xa Phũng kế toỏn trung tõm cú thể nhanh chúng cập nhật chứng từ, dữ liệu kinh tế, nhanh chúng cung cấp thụng tin KTQT chi phớ.
Bộ mỏy KTQT CP trong cụng ty cần được sắp xếp theo những nội dung cụng việc của hệ thống KTQT CP. Bộ mỏy cần cú ba bộ phận: bộ phận dự toỏn hoạt động, bộ phận nhận diện, đo lường kết quả hoạt động, bộ phận phõn tớch, trong đú
nờn bố trớc bộ phận dự toỏn hoạt động độc lập với bộ phận phõn tớch, nhằm tạo tớnh khỏch quan trong việc đỏnh giỏ, cũng như khỏch quan trong nguồn số liệu phõn tớch, trỏnh sự sự can thiệt vỡ lợi ớch cỏ nhõn của một số người trong cụng ty. Ngoài ra, cụng việc đối với bộ phận phõn tớch cũn phải chịu trỏch nhiệm cụng tỏc dự ỏn, trong điều kiện hiện tại, cụng ty với tiềm lực kinh tế chưa lớn và cụng tỏc dự ỏn khụng phải là nhiệm vụ hàng đầu nờn bộ phận này mặc dự là cụng việc của bộ phận phõn tớch nhưng cú thể đặt dưới sự quản lý của kế toỏn trưởng hoặc của một nhõn viờn chuyờn trỏch quản lý tài chớnh dự ỏn, cú như vậy sẽ huy động được nhõn lực kế toỏn và nhõn lực tài chớnh trong cụng ty tham gia, tạo ra tớnh khỏch quan, tớnh liờn hệ ngang giữa hai bộ phận và cú thể giảm thiểu CP cho cụng tỏc dự ỏn.
Trờn đõy là những hoàn hiện bộ mỏy KTQT CP, đồng thời với cụng việc đú thỡ vấn đề hoàn thiện trong tổ chức thụng tin KTQT: bao gồm tổ chức chứng từ, TK và phương phỏp kế toỏn, để cú thể tiến hành tớnh giỏ thành sản phẩm của từng lụ SX theo phương phỏp CP kết hợp, bước đầu ỏp dụng ỏp dụng phương phỏp xỏc định CP dựa trờn cơ sở theo hoạt động và đỏnh giỏ hiệu quả hoạt động của DN trờn cỏc khớa cạnh loại sản phẩm, lụ sản phẩm, bộ phận SX, chi nhỏnh tiờu thụ.
Về chứng từ kế toỏn, trước tiờn cụng ty phải hoàn thiện được cỏc chứng từ cần
thiết cho việc hạch toỏn CP sản xuất như chứng từ xuất kho NVL sử dụng SX cho từng PX cần chi tiết cho từng PX, lụ sản phẩm hoặc mẻ sản xuất. Việc trả lương cụng nhõn trực tiếp theo sản phẩm cần chi tiết thời gian lao động theo từng PX, lụ sản phẩm, bờn cạnh đú cụng ty cần theo dừi thời gian sử dụng mỏy chi tiết cho từng PX, lụ SX, đặc biệt là cỏc sản phẩm tõn dược. Nếu làm được việc này cụng ty cú thể hạch toỏn trực tiếp, chi tiết CP NVL, CP nhõn cụng cho từng PX, lụ SX thậm chớ từng sản phẩm, tạo căn cứ cho việc phõn bổ CP SX chung cho từng lụ sản phẩm, từng loại sản phẩm một cỏch tương đối chớnh xỏc, đầy đủ và đỏng tin cậy hơn so với cỏch thức mà cụng ty đang làm. Thứ hai, bờn cạnh mẫu chứng từ kế toỏn bắt buộc, mẫu do Nhà nước qui định nội dung, kết cấu, phương phỏp lập và ỏp dụng thống nhất cho cỏc đơn vị kế toỏn, thỡ chứng từ hướng dẫn là những chứng từ sử dụng trong nội bộ cụng ty, Nhà nước chỉ hướng dẫn cỏc chỉ tiờu mẫu biểu đặc trưng sau
đú cụng ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mà thiết kế mẫu biểu, chỉ tiờu qui định phương phỏp lập cho phự hợp. Ngoài ra, cụng ty cần quan tõm đến nguồn gốc, đơn vị, bộ phận lập chứng từ như chứng từ do bờn ngoài cung cấp, chứng từ do nhõn viờn kế toỏn, nhõn viờn kinh tế ở cỏc chi nhỏnh, bộ phận phũng ban liờn quan lập thủ cụng và chứng từ do cỏc nhõn viờn kế toỏn lập trờn mỏy. Cỏc chứng từ cú nguồn gốc khỏc nhau nay sẽ được chuyển đến Phũng kế toỏn để kiểm tra tớnh phự hợp, tớnh hợp phỏp, cỏc làm này tạo điều kiện phõn cụng cụng việc trong phũng kế toỏn, trỏnh xử lý trựng cỏc chứng từ, đặc biệt thớch hợp với kế toỏn cụng ty hiện nay vẫn bố trớ một nhõn viờn cập nhật chứng từ vào mỏy tớnh. Tuy nhiờn, theo tỏc giả khi qui mụ ngày càng gia tăng và địa bàn hoạt động ngày càng rộng, cựng với việc tớnh cực ứng dụng cụng nghệ thụng tin, tin học húa mạnh mẽ trong hạch toỏn kế toỏn thỡ cụng ty nờn phõn cụng cụng việc kế toỏn thành cỏc phần hành đồng thời với việc phõn quyền sử dụng phầm mềm kế toỏn sẽ tạo điều kiện cho việc chuyờn mụn húa cụng tỏc kế toỏn, việc cập nhập chứng từ sẽ được thường xuyờn, khụng trựng lắp chứng từ, kế toỏn trưởng dễ phỏt hiện nguồn gốc những chứng từ khụng hợp lệ, hợp phỏp, những sai xút của từng phần hành kế toỏn. Thứ
ba, cụng ty cần hồn thiện qui trỡnh lũn chuyển chứng từ trong nội bộ cụng ty, cả
đối với cỏc bộ phận cú vị trớ xa cụng ty và cú tớnh đến việc hỗ trợ của mạng mỏy tớnh trong việc luõn chuyển, lưu trữ chứng từ. Việc luõn chuyển chứng từ phải phự hợp với qui trỡnh sản xuất kinh doanh dược phẩm, với từng nghiệp vụ phỏt sinh như mua, nhập kho vật tư, kiểm tra chất lượng vật tư nhập kho, xuất kho vật tư, kiểm tra chất lượng vật tư xuất kho, kiểm tra chất lượng thành phẩm nhập kho, nhập kho thành phẩm, xuất kho thành phẩm tiờu thụ…để cỏc nhõn viờn phần hành kế toỏn cú trỏch nhiệm đảm bảo việc kiểm tra và ghi chộp thụng tin vào sổ kế toỏn kịp thời. Để tổ chức khoa học và hợp lý qui trỡnh luõn chuyển chứng từ cần qui định rừ trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn từ khi lập đến khi ghi chộp vào sổ kế toỏn và chuyển cho phần hành kế toỏn khỏc cú liờn quan tới khõu cuối cựng, bờn cạnh đú trong mỗi khõu chứng từ luõn chuyển qua cần định rừ thời hạn lưu giữ, cỏch thức lưu giữ.
Về TK kế toỏn, hệ thống tài khoản cụng ty phải được tổ chức dựa trờn hệ thống
tài khoản KTTC, việc mó húa phải đỏp ứng được yờu cầu quản lý tài sản và kiểm soỏt CP. Trước tiờn cụng ty thiết lập lại tồn bộ mó CP tại cụng ty, theo cỏc đơn vị thành viờn, theo cỏc hoạt động cơ bản và theo cỏch ứng xử của CP với mức hoạt động (Phụ lục 3.1), sau đú TK sẽ được cỏc thành viờn mở chi tiết cho từng PX, bộ phận và cho từng SP. Việc mó húa đối với nhúm SP, SP kết hợp ký hiệu tài khoản cú thể tiền hành theo trỡnh tự như sau:
Sơ đồ 3.1. Mó húa cỏc loại dược phẩm kết hợp ký hiệu tài khoản
1551- Loại dược phẩm dạng viờn 155101- Thuốc viờn – Nhúm tiờu húa
1551010001- Thuốc viờn – Nhúm tiờu húa – Ampelop …
155102- Thuốc viờn – Nhúm Acid amin và Vitamin
1551020001- Thuốc viờn – Nhúm Acid amin và Vitamin - Amorvita 1552- Loại dược phẩm dạng nước
155201- Thuốc nước – Nhúm hướng thần kinh
1552010001- Thuốc nước – Nhúm hướng thần kinh – Hoạt huyết dưỡng nóo... Để quản lý quỏ trỡnh sản xuất, kiểm soỏt chi phớ, hạch toỏn chi phớ và tớnh giỏ thành thỡ cần phải cú danh mục cỏc tài khoản chi phớ đối ứng với tài khoản thành phẩm, gồm TK 621, 622, 627 và 154, như:
6211- Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp thuốc viờn
621101- Chi phớ nguyờn vật liệu chớnh trực tiếp thuốc viờn 62110101- Thuốc viờn– Nhúm tiờu húa
621101010001- Thuốc viờn – Nhúm tiờu húa – Ampelop ...
621102- Chi phớ nguyờn vật liệu phụ trực tiếp thuốc viờn 62110201- Thuốc viờn– Nhúm tiờu húa
Tờn loại dược phẩm
Tờn theo qui cỏch dược phẩm hoặc theo hàm lượng dược phẩm Tờn nhúm
6211010001- Thuốc viờn – Nhúm tiờu húa – Ampelop ....
6212 - Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp thuốc nước
621201- Chi phớ nguyờn vật liệu chớnh trực tiếp thuốc nước 62120101- Thuốc nước – Nhúm hướng thần kinh
621201010001- Thuốc nước – Nhúm hướng thần kinh – Hoạt huyết dưỡng nóo ....
621202- Chi phớ nguyờn vật liệu phụ trực tiếp thuốc nước ...
Về phương phỏp kế toỏn, dưới gúc độ KTTC cụng ty cần vận dụng phương
phỏp đo lường CP thực tế một cỏch khoa học hơn, ngoài ra cụng ty cú thể sử dụng phương phỏp đo lường CP kết hợp, phương phỏp CP tiờu chuẩn (định mức) và từng bước vận dụng phương phỏp CP dựa trờn cơ sở hoạt động trong quỏ trỡnh tớnh giỏ thành. Tuy nhiờn cú thể thấy rằng để phục vụ thụng tin cho KTQT CP cụng ty nờn sử dụng phương phỏp tớnh CP kết hợp cho từng PX, từng lụ sản phẩm và khi tổng hợp CP cú thể tổng hợp cho từng lụ sản phẩm. Đối với CP NVL trực tiếp việc tớnh trực tiếp cho từng PX, cho từng lụ sản phẩm sẽ tương tự như KTTC, cũn đối với hai khoản CP là CP nhõn cụng trực tiếp, CP SX chung cụng ty cần tớnh toỏn lại cho phự hợp, như đó trỡnh bày ở trờn việc mó húa TK chi tiết và thực hiện hạch toỏn chi tiết ban đầu sẽ tạo thuận lợi cho việc tớnh hai khoản CP này. Nếu tớnh CP nhõn cụng trực tiếp cho từng lụ sản phẩm theo cỏch thức của phương phỏp kết hợp thỡ cũng phải tớnh trực tiếp, việc tớnh này cú thể khỏc với chế độ KTTC hiện hành, đối với tiền lương, tiền cụng trả cho cụng nhõn trực tiếp cụng ty cần xõy dựng định mức CP nhõn cụng theo giờ, theo sản phẩm đú chớnh là căn cứ tớnh CP trực tiếp cho từng lụ sản phẩm, cho từng sản phẩm, cũn cỏc khoản trớch theo lương thường tớnh theo một tỷ lệ nhất định trờn lương cơ bản, nờn ớt biến động, do đú việc tớnh CP này cho từng lụ sản phẩm, từng sản phẩm trở nờn khú khăn. Vỡ thế theo tỏc giả cú thể coi CP này là CP cố định và hạch toỏn vào CP SX chung. Đối với CP SX chung, cụng ty cần xõy dựng được dự toỏn CP SX chung từ đầu kỳ, ước lượng sản lượng SX, ước lượng số lụ SX (căn cứ vào vào kế hoạch, hợp đồng SX), sau đú xỏc định được đơn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giỏ phõn bổ CP SX chung, việc xỏc định căn cứ phõn bổ tựy thuộc vào từng PX, từng đơn vị thành viờn và tựy thuộc vào việc cụng ty lập dự toỏn tĩnh hay linh hoạt, cú thể chọn là số lượng lụ với những kớch thước khỏc nhau, cú thể chọn số giờ mỏy:
Đơn giỏ phõn
bổ =
Tổng CP SX chung dự
toỏn (3.1)
Số lượng lụ sản phẩm
Việc lựa chọn căn cứ phõn bổ sẽ dẫn đến chờnh lệch CP SX chung dự toỏn và thực tế, nếu chờnh lệch CP SX chung thực tế với dự toỏn nhỏ, khụng ảnh hưởng trọng yếu đến giỏ thành thỡ sẽ phõn bổ toàn bộ chờnh lệch chi phớ sản xuất chung vào TK 632 hoặc ngược lại chờnh lệch lớn, ảnh hưởng trọng yếu tới giỏ thành thỡ phõn bổ toàn bộ chờnh lệch chi phớ sản xuất chung cho sản phẩm của đơn đặt hàng theo giỏ vốn ước tớnh sản phẩm đang chế tạo, giỏ vốn ước tớnh của thành phẩm tồn kho và giỏ vốn ước tớnh của thành phẩm đó bàn giao. Phần chờnh lệch này cú thể phõn bổ theo giỏ vốn ước tớnh như sau:
Hệ số phõn bổ chờnh lệch = Tổng chờnh lệch CP SX chung trong kỳ Giỏ vốn ước tớnh sản phẩm đang chế tạo + Giỏ vốn ước tớnh của thành phẩm tồn kho + Giỏ vốn ước tớnh của thành phẩm đó bàn giao 3.3.2. Phõn loại chi phớ
Trong hệ thống kế toỏn CP núi chung và KTQT CP núi riờng việc phõn loại CP cú ý nghĩa quan trọng đầu tiờn để thực hiện cỏc nội dụng khỏc của kế toỏn, trong
Mức phõn bổ chờnh lệch CP SX chung = Giỏ vốn ước tớnh Hệ số phõn bổ + chờnh lệch CP SX chung (3.1)
chương 1, 2 tỏc giả đó đề cập tới một số tiờu thức phõn loại CP trong KTTC tại cụng ty dược phẩm, ngoài ra cũn đề cập tới cỏc tiờu thức phõn loại CP trong KTQT CP, cụng ty cú thể phõn loại theo cỏch ứng xử của CP, theo phương phỏp qui nạp CP cho đối tượng chịa CP.