TẠI CễNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO
2.2.1.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn
Tất cả cỏc đơn vị liờn kết và cụng ty đó thực hiện hệ thống sổ kế toỏn và mó húa tài khoản tổng hợp theo chế độ hiện hành, cựng với đú là ứng dụng phần mềm kế toỏn, cỏc cụng ty đều tổ chức mó húa đối tượng quản lý theo cỏch riờng, việc mó húa chủ yếu dựa vào gợi ý của nhà cung cấp phần mềm nờn sổ kế toỏn chưa được thiết kế theo hướng cung cấp thụng tin nội bộ, mà chủ yếu là để thực hiện cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn tài chớnh. Biểu hiện hỡnh thức kế toỏn ra bờn ngoài trong điều kiện ứng dung phần mềm để hỗ trợ cụng tỏc kế toỏn cụng ty là cỏc sổ kế toỏn. Hỡnh thức kế toỏn được cụng ty TRAPHACO lựa chọn biểu hiện ra bờn ngoài là hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung, cũn trỡnh tự ghi sổ, xử lý thụng tin thỡ được thực hiện theo chương trỡnh, căn cứ vào cỏc bảng kờ, chứng từ kế toỏn, kế toỏn nhập số liệu vào mỏy, sau đú chương trỡnh sẽ tự động vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cỏi cỏc TK và lập bỏo cỏo theo chương trỡnh đó được thiết lập thụng qua thao tỏc của nhõn viờn phần hành kế toỏn. Trỡnh tự vào sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung của cụng ty khi sử dụng phần mềm kế toỏn được khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toỏn tiền gửi Kế toỏn cụng nợ Kế toỏn tiền lương Kế toỏn vật tư, tài sản cố định Kế toỏn bỏn hàng Thủ quỹ
Kế toỏn tại cỏc chi nhỏnh tiờu thụ và tại cỏc đơn vị sản xuất Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn chi phớ và giỏ thành
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
Sơ đồ 2.4. Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chung trờn mỏy tớnh 2.2.2. Tổ chức thụng tin kế toỏn quản trị chi phớ tại cụng ty cổ phần TRAPHACO
+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn và hạch toỏn ban đầu: Hệ thống chứng
từ sử dụng tại cụng ty được tổ chức thành hai hệ thống: Hệ thống chứng từ gốc từ bờn ngoài và hệ thống chứng từ khai bỏo để cập nhật dữ liệu vào mỏy tớnh (chứng từ được thiết kế trong phầm mềm kế toỏn).
Hệ thống chứng từ gốc được lập, luõn chuyển theo đỳng chế độ kế toỏn qui định hiện hành, trong đú chứng từ bắt buộc được cụng ty tuõn thủ đỳng chế độ, cũn chứng từ cú tớnh chất hướng dẫn thỡ cụng ty cú bổ sung, sửa đổi mẫu biểu nội dung cho phự hợp với yờu cầu quản lý CP và giỏ thành.
Hệ thống chứng từ trờn mỏy tớnh là hệ thống chứng từ để khai bỏo và cập nhật dữ liệu từ nội dung của chứng từ gốc và được mó húa chi tiết cụ thể theo yờu cầu của phầm mềm kế toỏn, cú nghĩa là nú mang tớnh linh hoạt với từng loại chứng từ,
Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ Cập nhật dữ liệu trờn mỏy tớnh Sổ kế toỏn Sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ cỏi tài khoản (TK621, 622, 627, 154, 155…) Sổ kế toỏn chi tiết (Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết)
Bỏo cỏo kế toỏn
Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo quản trị
cú thể sửa đổi, bổ sung cỏc nội dung, đối tượng quản lý. Nội dung cỏc yếu tố trờn chứng từ được xõy dựng cú tớnh linh hoạt với từng chứng từ, cú thể sửa đổi bổ sung cỏc nội dung, đối tượng khi cần thiết phự hợp yờu cầu quản lý. Tại cụng ty cũng cú qui định một số chứng từ được in trờn mỏy tớnh chứ khụng sử dụng mẫu chứng từ in sẵn như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho... Ngoài ra, việc sửa chữa số liệu kế toỏn khi được phỏt hiện là khụng đỳng thỡ được trực tiếp sửa chứng từ trờn mỏy tớnh mà khụng lập chứng từ sửa sai hoặc điều chỉnh, đõy chớnh là sai sút do khụng tuõn thủ nguyờn tắc sửa chữa số liệu kế toỏn trờn sổ kế toỏn.
Bờn cạnh đú việc luõn chuyển chứng từ đối với cỏc đơn vị ở địa bàn Hà Nội, đơn vị phụ thuộc và cỏc chi nhỏnh khi phỏt sinh sẽ được luõn chuyển đến bộ phận Phũng kế toỏn trung tõm để xử lý, hồn chỉnh chứng từ, mó húa đối tượng (nếu đối tượng mới phỏt sinh) sau đú chuyển đến bộ phận cập nhật vào mỏy tớnh. Bộ phận cập nhật chứng từ cú nhiệm vụ mó húa đối tượng, khai bỏo và nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào mỏy tớnh và lưu giữ chứng từ.
+ Tổ chức hệ thống TK: Cụng ty đang vận dụng hệ thống TK kế toỏn của chế
độ kế toỏn DN hiện hành do Bộ Tài chớnh ban hành (TK cấp 1 và một số TK cấp 2). Nội dung, kết cấu TK đều tuõn thủ theo qui định của chế độ hiện hành. Để thuận tiện cho việc ghi chộp sổ kế toỏn, theo dừi chi tiết từng nhúm thuốc, loại thuốc, cỏc sản phẩm, phõn xưởng và tổng hợp toàn cụng ty, cụng ty thực hiện đỏnh số hiệu TK, mó húa TK như sau:
- Đối với TK CP tổng hợp (cấp 1, 2) thỡ số hiệu và tờn gọi trựng với chế độ kế toỏn DN hiện hành.
- Đối với TK CP chi tiết (cấp 2,3,4…) thỡ sau 3 ký tự đầu cỏc ký tự tiếp theo được mó húa theo chương trỡnh phần mềm kế toỏn bao gồm cả phần số và/hoặc phần chữ.
Đối với chi phớ NVL trực tiếp việc mó húa được chi tiết cả bằng số và chữ cho từng loại sản phẩm. Vớ dụ: Tài khoản 621- CP NVL trực tiếp được mó húa chi tiết theo loại thuốc, nhúm thuốc, như TK 621A02- Ampelop, TK 621NO3 –
CP NVL trực tiếp xuất dựng cho sản xuất nước sỳc miệng T-B, TK 62147- Nước sỳc miệng T- B…,
Đối với chi phớ nhõn cụng chỉ được tập hợp theo từng phõn xưởng nờn được mó húa chi tiết bằng số theo từng phõn xưởng, như phõn xưởng viờn nộn TK 62201, phõn xưởng viờn cứng TK 62202…,
Đối với chi phớ SX chung được tập hợp trờn phạm vi toàn cụng ty nờn được mó húa chi tiết bằng số như trong hệ thống tài khoản kế toỏn, như TK 6271- Chi phớ nhõn viờn phõn xưởng, 6272- Chi phớ vật liệu phõn xưởng…
Đối với TK 154, TK 155 được mó húa chi tiết cho từng loại thuốc, như TK 15447- Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang nước sỳc miệng T- B, TK 154E02- Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang của thuốc viờn Evita, TK 15547- Thành phẩm của nước sỳc miệng T- B TK 155E02- Thành phẩm của thuốc viờn Evita…
+ Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn: Hỡnh thức sổ được thể hiện ra ngoài là hỡnh
thức sổ kế toỏn Nhật ký chung. Hệ thống sổ tổng hợp được cụng ty vận dụng theo chế độ kế toỏn hiện hành (gồm sổ cỏi TK, sổ Nhật ký chung) và được tổ chức in, sao lưu định kỳ (thỏng, quớ). Hệ thống sổ chi tiết được tổ chức đa dạng, phong phỳ về hỡnh thức và nội dung theo yờu cầu quản lý, được chi tiết theo TK chi tiết (cấp 2, 3, 4…), được chi tiết khi khai bỏo, cập nhật từ khõu hạch toỏn ban đầu vào mỏy. Tuy nhiờn, cú hai vấn đề liờn quan: Thứ nhất, vỡ thực hiện kế toỏn trờn mỏy tớnh nờn khú thấy quan hệ đối chiếu số liệu kế toỏn tổng hợp và chi tiết, việc hạch toỏn từ chi tiết đến tổng hợp (khụng như kế toỏn thủ cụng cựng sử dụng chứng từ ban đàu để ghi sổ chi tiết và tổng hợp đồng thời), do đú dẫn đến tỡnh trạng rủi ro cú hệ thống, khú phỏt hiện sai sút từ khõu nào trong trỡnh tự kế toỏn. Thứ hai, khi phỏt hiện sai
sút thỡ được sửa chữa ngay ở chứng từ trờn mỏy mà khụng cú bỳt toỏn chữa sổ hoặc quay về chứng từ ban đầu để bổ sung hay điều chỉnh.
+ Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn: Cụng ty đó xỏc định được hệ thống danh
mục bỏo cỏo kế toỏn, bao gồm bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo về kế toỏn chi tiết. Bỏo cỏo tài chớnh được cụng ty lập tuõn thủ theo chế độ kế toỏn hiện hành và qui địnhh
về cụng bố thụng tin trờn thị trường chứng khoỏn, Sở giao dịch chứng khoỏn Hồ Chớnh Minh. Bỏo cỏo tài chớnh cụng ty lập gồm: Bảng cõn đối kế toỏn, Bỏo cỏo kết quả kinh doanh, Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh. Bỏo cỏo chi tiết được lập để đỏp ứng một phần nhu cầu thụng tin quản lý, đỏp ứng yờu cầu quản lý cỏc đối tượng cụ thể của cụng ty, với nội dung và hỡnh thức phong phỳ, đa dạng, như: Bỏo cỏo chi tiết về cụng nợ phải thu, phải trả (Phụ lục 2.1, Phụ lục 2.2), tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, tài sản cố định, vật tư mua vào, vật tư tồn kho…. Tuy nhiờn, chủ yếu vẫn do gợi ý từ cỏc nhà cung cấp phần mềm kế toỏn, việc thiết lập một số bỏo cỏo quản trị mới hoặc bổ sung chỉ tiờu, cột, dũng phải thụng qua nhà cung cấp phần mềm, nờn cụng ty khụng chủ động được trong việc cung cấp thụng tin khi phỏt sinh nhu cầu thụng tin do phải phụ thuộc vào thời gian lập trỡnh, thay đổi, bổ sung mẫu biểu bỏo cỏo.