TẠI CễNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO
2.3.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn và tổ chức thụng tin kế toỏn quản trị chi phớ
Đối với tổ chức bộ mỏy kế toỏn, do đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh nờn cụng ty đó lựa chọn mụ hỡnh kế toỏn tập trung, điều này đó tạo thuận lợi cho việc tập trung thụng tin kế toỏn, phục vụ cho cỏc quyết định quản lý, cựng với đú là sự phõn cụng chức năng nhiệm vụ rừ ràng, từ kế toỏn trưởng, kế toỏn tổng hợp và kế toỏn cỏc phần hành. Theo hỡnh thức tổ chức kế toỏn tập trung thỡ mọi thụng tin kinh tế tài chớnh đều được bộ phận kế toỏn tổng hợp thu nhận, xử lý và cung cấp dưới dạng cỏc Bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, tạo thuận lợi cho việc chỉ đạo và sự lónh đạo tập trung thống nhất của Kế toỏn trưởng cũng như sự quản lý chỉ đạo ra quyết định của lónh đạo cụng ty. Bộ mỏy kế toỏn thực hiện đầy đủ chế độ hạch toỏn kế toỏn hiện hành và qui chế quản lý tài chớnh cụng ty, từ việc ghi chộp đầy đủ tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất, kinh doanh cho đến tổ chức lập bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ kế toỏn. Bờn cạnh đú, việc triển khai ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung trờn mỏy tớnh, tạo lập mạng cục bộ trong cụng ty nhằm liờn kết thụng tin và phõn quyền sử dụng rộng rói cho cỏc nhõn viờn kế toỏn phần hành thực hiện tin học húa nội bộ toàn DN, song cỏc chi nhỏnh, đơn vị sản xuất kinh doanh ở xa cụng ty chưa cú sự kết nối với mạng nội bộ, cụng ty chưa thiết lập mạng diện rộng, chưa thực hiện được việc cập nhật chứng từ và hạch toỏn ban đầu mà vẫn phải làm thủ cụng bằng cỏch định kỳ gửi bảng tổng hợp chứng từ thụng qua thư điện tư về kế toỏn trung tõm để cập nhật, xử lý. Bờn cạnh đú, việc phõn cụng nội bộ cụng việc kế toỏn theo cỏch cú bộ phận mỏy tớnh riờng, chuyờn nhập dữ liệu, cũn bộ phận khỏc khụng được nhập dữ liệu mà chỉ cú thể khai thỏc số liệu, điều này gõy hạn chế, khụng gắn trỏch nhiệm giữa việc nhập dữ liệu, cập nhật chứng từ mà dữ liệu từ chứng từ ban đầu ảnh hưởng rất lớn đến số liệu trờn sổ kế toỏn in ra để lưu trữ và Bỏo cỏo kế toỏn sau này. Ngoài ra, cụng ty chưa bố trớ nhõn
lực chuyờn làm về KTQT cho toàn cụng ty mà mới chỉ mới bố trớ nhõn lực kế toỏn làm kế hoạch CP và giỏ thành. Vỡ vậy, việc ỏp dụng Hệ thống lập kế hoạch nguồn lực DN (ERP), thiết lập mạng diện rộng là điều cần thiết để tạo ra một cơ sở dữ liệu đầy đủ, cập nhật, thống nhất, toàn diện cho cụng ty, giỳp nhà quản lý ra quyết định kịp thời, nếu làm tốt điều này cú thể từng bước vận dụng phương phỏp đo lường chi phớ dựa trờn cơ sở hoạt động. Cụng ty hiện nay chỉ bố trớ kế toỏn CP và giỏ thành, chưa bố trớ nhõn viờn kế toỏn chuyờn trỏch về KTQT CP và giỏ thành.
Đối với tổ chức thụng tin KTQT CP, cú thể thấy rằng việc tổ chức thụng tin phải đảm bảo thu thập thụng tin quỏ khứ, thụng tin tương lai.
- Về tổ chức hệ thống chứng từ hạch toỏn ban đầu: về cơ bản đó tổ chức ghi chộp và luõn chuyển chứng từ theo đỳng chế độ kế toỏn hiện hành, tuõn thủ cỏc nguyờn tắc và chuẩn mực kế toỏn. Bước đầu việc lập, luõn chuyển chứng từ đó được chi tiết cho cỏc đối tượng tập hợp CP, đối tượng tớnh giỏ thành tạo điều kiờn thuận lợi khi cập nhật số liệu từ chứng từ vào mỏy tớnh, từ đú giỳp cho việc phõn bổ, kết chuyển và lập bỏo chi tiết một cỏch nhanh chúng theo định kỳ từng thỏng hay theo nhu cầu thụng tin quản lý. Tuy nhiờn, sự chi tiết phần nhiều phục vụ cho cụng tỏc KTTC để tớnh giỏ thành theo cỏch của cụng ty, lập bỏo cỏo tài chớnh chưa thực sự chi tiết cho cụng tỏc hạch toỏn ban đầu của KTQT CP. Bờn cạnh đú tổ chức luõn chuyển chứng từ giữa cỏc đơn vị bị hạn chế do việc phõn cụng trong phũng kế toỏn. Trong đú hạn chế cơ bản ở khõu nhập liệu vào mỏy riờng, độc lập với cỏc bộ phận kế toỏn khai thỏc số liệu của từng phần hành kế toỏn, đú là chứng từ ban đầu được chuyển về bộ phận mỏy tớnh nhập liệu và lưu trữ, cỏc bộ phận khỏc khụng gắn trỏch nhiệm xử lý chứng từ với nhập liệu vào mỏy tớnh. Vấn đề này đặt ra là cần phải cú sự điều chỉnh theo nguyờn tắc cỏc bộ phận, phần hành kế toỏn gắn với trỏch nhiệm xử lý chứng từ ban đầu, mó húa đối tượng quản lý, đối tượng hạch toỏn, nhập dữ liệu, chứng từ và lưu trữ chứng từ thuộc phần hành kế toỏn đảm trỏch. Ngoài ra, việc in chứng từ, chỉnh sửa số liệu từ mỏy tớnh chưa tuõn theo nguyờn tắc hoặc qui định nào cụ thể và rừ ràng.
theo đỳng chế độ kế toỏn hiện hành, mó húa đối tượng và TK chi tiết theo nhúm thuốc, loại thuốc, sử dụng cả phần chữ và số. Điều này đó tạo điều kiện cho hạch toỏn ban đầu chi tiết cho từng PX, sản phẩm từ đú thuận lợi cho việc tập hợp CP sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm, phục vụ cho việc lập bỏo cỏo tài chớnh là chủ yếu và một số bỏo cỏo quản trị, đặc biệt khi tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung, việc nhập liệu giao cho một bộ phận thỡ giảm bớt sai sút khi hạch toỏn. Tuy nhiờn, việc mó húa TK chi tiết phục vụ cho KTQT CP thỡ chưa cú, như mó húa TK chi tiết CP biến đổi, cố định theo PX, theo thị trường tiờu thụ và theo từng sản phẩm, cụng ty chưa thiết lập được danh mục mó CP chi tiết cho từng đơn vị thành viờn, từng bộ phận, việc mó húa chi tiết TK thỡ cú TK mó húa tồn số, cú TK mó húa cả số và chữ, gõy ra sự thiếu thống nhất, thiếu khoa học, hơn nữa việc mó húa như vậy khú cú thể quản lý chi tiết được nhúm thuốc mà trong đú cú nhiều chủng loại thuốc.
- Về hệ thống sổ sỏch kế toỏn và bỏo cỏo: cụng ty tuõn thủ việc lập sổ sỏch kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh và cỏc bỏo cỏo kế toỏn khỏc theo đỳng chế đệ KTTC hiện hành và qui chế cụng bố thụng tin trờn thị trường chứng khoỏn. Đặc biệt do ứng dụng phần mềm kế toỏn FAST trong hạch toỏn nờn đó tạo điều kiện khụng những cho việc lập sổ kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh mà cũn thuận tiện cho việc lập một số sổ sỏch kế toỏn chi tiết, bỏo cỏo quản trị theo yờu cầu quản lý. Tuy nhiờn, cỏc biểu mẫu sổ sỏch, bỏo cỏo dựng trong quản trị cụng ty vẫn làm theo phần mềm đó thiết kế, sự linh động, sỏng tạo của kế toỏn trong việc thiết lập sổ kế toỏn, bỏo cỏo kế toỏn bị giới hạn cho nờn khi cần thụng tin theo nhu cầu thỡ bị hạn chế, nờn đũi hỏi cụng ty cần căn cứ vào nhu cầu quản lý để thiết lập danh mục bỏo cỏo quản trị. Bờn cạnh đú việc lập Bỏo cỏo sản xuất chưa được tiến hành cho từng PX, từng lụ, từng sản phẩm, Bảng tớnh giỏ thành từng sản phẩm và Bảng tổng hợp tớnh giỏ thành đều phải tiến hành bỏn thủ cụng, chỉ kết xuất dữ liệu từ phần mềm về cỏc CP liờn quan ra một phần mềm khỏc sau đú tớnh giỏ thành sản phẩm.
Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn chi tiết phục vụ cho quản lý cụng ty bước đầu được tổ chức, nhưng đối với việc lập bỏo cỏo phõn tớch CP, Bỏo kết quả kinh doanh dạng lói trờn biến phớ, bỏo cỏo phõn tớch CP theo từng tỡnh huống ra quyết định ở cụng ty
hầu như chưa cú. Cỏc bỏo cỏo này đó phần nào thể hiện sự chi tiết, đang dạng về thụng tin cung cấp cho nhà quản lý cụng ty, song hệ thống danh mục bỏo cỏo KTQT núi chung, bỏo cỏo KTQT CP núi riờng liờn quan tới cỏc tỡnh huống điển hỡnh để đưa ra quyết định thỡ chưa đưa ra được, một phần cỏc bỏo cỏo này phụ thuộc vào thu thập thụng tin liờn quan tới thụng tin tương lai, phần khỏc thỡ việc thiết kế cỏc bỏo cỏo này đối với cụng ty cũn nhiều lỳng tỳng, phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm kế toỏn trong việc thiết kế cỏc bỏo cỏo kế toỏn, đặc biệt khi lập bỏo cỏo này trờn phần mềm mỏy tớnh, vỡ chương trỡnh phầm mềm kế toỏn cụng ty chưa hỗ trợ.