6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
1.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
1.2.2.1 Khái niệm về tài kho n và hệ thống tài kho n kế toán.
Tài khoản (TK) kế toán là phƣơng tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tƣợng kế toán riêng biệt. Hay nói cách khác: TK là phƣơng tiện trợ giúp cho ngƣời kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc nhanh hơn, không dài dòng mà vẫn phản ánh chi tiết về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, không có TK kế toán chúng ta vẫn thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách bình thƣờng [9].
Hệ thống tài khoản (HTTK) kế toán là một bảng, trong đó có liệt kê ra tất cả các tài khoản kế toán và mỗi tài khoản đều đƣợc quy định: số thứ tự (mã hiệu) và tên gọi của nó. Hệ thống tài khoản thƣờng có hƣớng dẫn sử dụng đi kèm..., trong đó có chỉ ra các đối tƣợng thực tế cần kế toán và phƣơng pháp hạch toán [6].
Dựa vào số liệu tổng hợp trên HTTK, kế toán lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị nhằm phục vụ việc cung cấp thông tin cho công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả.
Tùy thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực ngành nghề, ... mà các đơn vị (trừ các đơn vị đặc thù) sẽ áp dụng một trong hai hệ thống tài khoản do BTC quy định: quyết định 48/2006/QĐ-BTC (đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa không áp dụng cho doanh nghiệp nhà nƣớc) hoặc thông tƣ 200/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2015 thay thế cho quyết định 15/2006/TT-BTC.
1.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài kho n kế toán
Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng phƣơng pháp tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độ cho đơn vị hạch toán. Tổ chức tài khoản thực chất là xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gian và theo từng đối tƣợng cụ thể nhằm mục đích kiểm soát, quản lý các đối tƣợng của kế toán. Tổ chức hệ thống tài khoản chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán cho các đối tƣợng hạch toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị hạch toán.
Nhiệm vụ tổ chức tài khoản kế toán là xây dựng một hệ thống các tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản phân tích, tài khoản so sánh, tài khoản điều chỉnh, các tài khoản ghi đơn, các tài khoản ghi kép (xét trên mọi góc độ phân loại tài khoản). Xây dựng hệ thống chính sách, chế độ tài chính, nội dung, kết cấu và phƣơng pháp hạch toán kế toán cho từng loại tài khoản. Xây dựng chế độ ghi chép phản ánh các đối tƣợng kế toán. Nghiên cứu điều kiện vận dụng chế độ tài khoản cho đơn vị hạch toán cơ sở.
Về nguyên tắc thống nhất chế độ tài khoản phải phù hợp với chế độ quản lý và cơ chế quản lý trong giai đoạn lịch sử ban hành chế độ. Chế độ tài khoản xây dựng phải đảm bảo nguyên tắc kiểm soát thống nhất các loại hình đơn vị hạch toán. Chế độ tài khoản kế toán xây dựng cho đơn vị thực tế phải tôn trọng những quy định thống nhất của chế độ (chế độ chung của Nhà nƣớc và chế độ ngành hẹp).
Nguyên tắc đặc thù (tính không gian, thời gian của đơn vị hạch toán, đối tƣợng hạch toán) khi xây dựng chế độ và vận dụng chế độ cần lƣu ý đến tính chất đặc thù về loại hình doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp để xác định cơ cấu đối tƣợng hạch toán từ đó xây dựng quy mô tài khoản vận dụng. Trình
độ quản lý và mô hình tổ chức quản lý để xác định yêu cầu về thông tin kế toán. Trình độ của lao động kế toán tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết và các hình thức sổ kế toán lựa chọn.
Nguyên tắc chuẩn mực và nhất quán hệ thống tài khoản kế toán áp dụng phải đảm bảo ghi chép đƣợc toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết đƣợc xây dựng phải đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra và tiết kiệm chi phí lao động sống và lao động vật hoá khi mở sổ tài khoản tại đơn vị.
Về nội dung xây dựng các loại tài khoản cho đối tƣợng hạch toán hệ thống các loại tài khoản ghi kép là những tài khoản trong bảng cân đối của đơn vị. Xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản thực chất của việc xây dựng này là quy định hạch toán trên tài khoản để giới hạn phạm vi thông tin cần phản ánh trên tài khoản, mục đích sử dụng số liệu trên các tài khoản cho việc cung cấp thông tin. Xây dựng mối quan hệ ghi chép cho từng tài khoản là việc thiết lập các quan hệ ghi kép, ghi đơn cho từng tài khoản trong nhóm, loại tài khoản.
Trƣớc năm 2015, HTTK kế toán đƣợc áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Đến tháng 01/2015, Chế độ TK kế toán mới theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC của Bộ trƣởng Bộ tài chính có hiệu lực gồm 9 loại:
Từ loại 1 đến loại 4: Những tài khoản tài sản, tài khoản nguồn vốn, tài khoản tài sản – nguồn vốn đƣợc sắp xếp theo thứ tự về tính linh hoạt của nhóm tài khoản từ loại 1 đến loại 4 giảm dần, từ tài sản đến nguồn vốn, các tài khoản này có số dƣ cuối kỳ để lập bảng cân đối kế toán.
Từ loại 5 đến loại 9: Những tài khoản trung gian, không có số dƣ cuối kỳ không thể hiện trên “bảng cân đối kế toán” đƣợc phản ánh trên báo cáo “ Kết quả hoạt động kinh doanh”.
để lựa chọn các tài khoản vận dụng; Tài khoản loại 3: tuỳ theo quan hệ thanh toán, tính chất công nợ để lựa chọn tài khoản vận dụng phù hợp; Tài khoản loại 4: tuỳ theo quan hệ chủ sở hữu tài sản; Tài khoản loại 5,6,7,8,9: tuỳ theo loại hình doanh nghiệp, tính chất hoạt động, quy mô của doanh nghiệp mà lựa chọn các tài khoản trong từng loại để vận dụng vào doanh nghiệp
Trƣờng hợp doanh nghiệp cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải đƣợc sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trƣớc khi thực hiện.
Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có qui định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp quy định tại phụ lục 1 - Thông tƣ 200 nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận [4. Tr.3].
Điểm khác nhau cơ bản giữa HTTK theo thông tƣ 200 và HTTK theo quyết định số 15 là: HTTK theo thông tƣ 200 không còn phân biệt ngắn hạn và dài hạn, toàn bộ các khoản dự phòng gộp chung vào TK 229, thay đổi tên gọi cũng nhƣ nguyên tắc hạch toán một số TK chi tiết nhƣ: TK 1113 “Vàng tiền tệ” trƣớc đây là “Vàng bạc, kim khí quý, đá quý”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối với khoản thấu chi không đƣợc ghi âm mà đƣợc phản ánh vào TK 341 “Vay và nợ thuê tài chính”, TK 121 “Chứng khoán kinh doanh” chỉ ghi nhận chứng khoán kinh doanh, chứng khoán nắm giữ chờ đáo hạn dƣới 12 tháng chuyển sang TK 128 “Đầu tƣ nắm giữ đến ngày đáo hạn”; bên cạnh đó bỏ đi các tài khoản loại 0 “Tài khoản ngoài bảng”.
Tổ chức HTTK kế toán cho doanh nghiệp cần căn cứ vào: chế độ kế toán hiện hành, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, đối tƣợng quản lý của doanh nghiệp.
1.2.3. Tổ chức sổ kế toán
1.2.3.1 Sổ kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và niên độ kế toán. Từ các sổ kế toán, kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay không.
Sổ kế toán có hai loại. Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ nhật ký, sổ cái, sổ dăng ký chứng từ ghi sổ, … Sổ chi tiết: gồm các sổ chi tiết theo dõi đối tƣợng chi tiết hoặc các thẻ chi tiết.
Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức của sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp.
Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.
1.2.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính và quản trị cũng nhƣ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản từng loại nguồn vốn cũng nhƣ từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán. Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những loại sổ đƣợc mở theo quy định chung của nhà nƣớc và có những loại sổ đƣợc mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất quá trình sản xuất và đặc điểm về đối tƣợng kế toán của doanh nghiệp.
Trƣớc năm 2015, các doanh nghiệp áp dụng 1 trong 5 hình thức sổ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC (đối với doanh nghiệp nhà nƣớc) và doanh nghiệp lựa chọn áp dụng hình thức nào thì phải áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm. Các mẫu sổ phải thực đúng nội dung, quy định về hình thức đã chọn.
- Hình thức kế toán: Nhật ký - sổ cái - Hình thức kế toán: Nhật ký chung - Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán: Nhật ký - chứng từ - Hình thức kế toán trên máy vi tính
Từ ngày 1/1/2015 theo hƣớng dẫn của thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2104 Bộ Tài Chính: nếu doanh nghiệp không tự xây dựng hệ thống sổ cho riêng doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống số kế toán theo 1 trong 5 hình thức sổ kế toán, tuy nhiên tất cả các biểu mẫu sổ kế toán đều thuộc loại không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ theo hƣớng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2104 Bộ Tài Chính hoặc bổ sung, sửa đổi biểu mẫu sổ, thẻ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhƣng phải đảm bảo trình bày thông tin đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát [4, tr.3].
1.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán
1.2.4.1 Khái niệm tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc tạo ra một mối quan hệ giữa các cán bộ kế toán nhằm bảo đảm thực hiện công tác kế toán với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị trên cơ sở các phƣơng tiện tính toán và trang bị kỹ thuật hiện có. Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau nhƣ lựa chọn phƣơng thức tổ chức bộ máy kế toán (phƣơng thức trực tiếp, trực tuyến tham mƣu hay phƣơng thức chức năng), loại hình tổ chức
bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán… Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí [1, tr.196].
Căn cứ để tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần chú ý các nội dung: cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp, khối lƣợng công việc kế toán, đặc điểm và định hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
1.2.4.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những mô hình khác nhau phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế toán mà đơn vị đã lựa chọn.
- Ở những đơn vị có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhƣng đã trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung thƣờng lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đƣợc tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán. Thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hƣớng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị.
Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy kế toán tập trung
(Nguồn: Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán – Bộ tài chính)
- Ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, nhƣng chƣa trang bị và ứng dụng phƣơng tiện ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại, có sự phân cấp quản lý tƣơng đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc thƣờng lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đƣợc tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị và các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc đơn vị. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc đơn vị gửi lên, hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế - tài chính có tính chất chung toàn đơn vị, lập các báo cáo tài chính, hƣớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị. Các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi bộ phận phụ thuộc theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm.
Hình 1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán phân tán
(Nguồn: Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán – Bộ tài chính)
- Ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn tổ chức hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc, đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau, chƣa trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin hiện đại trong công tác kế toán, có sự phân cấp quản lý tƣơng đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc hoạt động trên các địa bàn phân tán thƣờng lựa chọn loại hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Khi đó, bộ máy kế toán của đơn