6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.3.1.1Tổ chức vận dụng chứng từ
- Các chứng từ đƣợc đánh số liên tục nhƣ Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn,… nên dễ kiểm tra, theo dõi, tránh đƣợc từng trạng thất lạc có thể xảy ra.
- Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban cũng nhƣ bộ phận kế toán để chứng từ luân chuyển một cách khoa học; từ đó, đảm bảo công tác tổ chức vận dụng chứng từ kế toán hiệu quả cao nhất có thể.
- Chứng từ kế toán dù là do công ty lập hay từ bên ngoài chuyển đến đều đƣợc phân loại ngay từ đầu.
- Các hóa đơn điện, nƣớc sử dụng tại công ty nhiều vì đa phần hoạt động của công ty gắn liền với máy móc thiết bị nên công ty đã ký hợp đồng thanh toán qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi nên đã giảm bớt đƣợc khối lƣợng công việc cho kế toán và dễ dàng quản lý và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
2.3.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài kho n
- Nhìn chung, Công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.
- Hệ thống tài khoản công ty đƣợc tổ chức trên phần mềm kế toán nên dễ quản lý, đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty, đồng thời phản ánh đầy đủ tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty.
- Công ty sử dụng linh hoạt tất cả các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 và mở thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 khi cần thiết giúp cho dễ dàng quản lý từng khoản mục, quản lý chặt chẽ biến động của các tài khoản.
2.3.1.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
- Mọi thông tin kế toán đều đƣợc ghi chép và xử lý bằng sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán nên rất nhanh chóng, tiện lợi tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí cũng nhƣ nhân lực.
- Với phần mềm đƣợc lập trình sẵn, các biểu mẫu sổ sách tuân thủ theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính rất phù hợp với tình hình hạch toán của công ty nên mọi thông tin, số liệu rất chính xác dễ hiểu và dễ kiểm tra.
- Giao diện của phần mềm kế toán dễ hiểu, dễ nhìn, phần mềm kế toán đƣợc phân quyền theo vị trí chuyên môn của từng kế toán viên điều đó giảm nhẹ việc ghi sổ bằng tay, mọi báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho cấp trên đƣợc cung cấp một cách dễ dàng nhanh chóng khi cần thiết.
2.3.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán
- Các nhân viên trong phòng Kế toán đều là những nhân viên chuyên ngành kế toán nên nắm bắt mọi vấn đề về công tác kế toán nhanh chóng, hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. Đồng thời, các nhân viên kế toán có tinh thần đoàn kết cao, thƣờng xuyên phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung của cả phòng.
- Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên tạo điều kiện cho các kế toán viên cập nhật và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, các nghiệp vụ đƣợc ghi nhận tại Phòng Kế toán.
- Phòng Kế toán đã phân công việc qua bảng mô tả công việc theo các chức danh kế toán.
- Tất cả kế toán viên đều có máy tính riêng, tủ lƣu trữ sổ sách kế toán riêng nên có ý thức bảo quản và tinh thần làm việc cao.
- Các chính sách, thông tƣ, quyết định mới liên quan đến nghiệp vụ kế toán đều đƣợc Kế toán trƣởng và nhân viên kế toán cập nhật, cùng phổ biến cho nhau thực hiện.
2.3.1.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán a. Thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính a. Thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính
Nhờ sử dụng phần mềm nên hệ thống báo cáo tài chính của công ty đƣợc lập đầy đủ theo mẫu quy định, đảm bảo các yêu cầu lập và nguyên tắc trình bày báo cáo tài chính. Cụ thể nhƣ sau:
Từ năm 2013 trở về trƣớc, thông tin đƣợc kết xuất trực tiếp từ phần mềm kế toán Garnet ra máy in với chế độ kế toán áp dụng là quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
Đến 2014, công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA, việc kết xuất báo cáo có thể qua máy in hoặc ra file word hoặc ra file excel tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin.
Đầu năm 2015, công ty đã mạnh dạng đầu tƣ phần mềm kế toán Bravo và cập nhật, áp dụng chế độ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC. Với phần mềm mới này, công ty có thể kết xuất dữ liệu qua file XML để gởi trực tiếp qua mạng cho cơ quan thuế.
Từ tháng 05/2014 đến nay, báo cáo tài chính sau khi lập xong đƣợc kiểm toán bởi Công ty TNHH Kiểm Toán AFC Việt Nam – Chi nhánh Cần thơ trƣớc khi công bố và nộp cho các cơ quan chức năng nên thông tin báo cáo tài chính của công ty mang độ tin cậy cao.
b. Thông tin qua hệ thống báo cáo qu n trị
Với việc ứng dụng phần mềm kế toán và đặc biệt là phần mềm kế toán Bravo hiện nay, hệ thống báo cáo quản trị đã từng bƣớc đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của công ty.
Với phần mềm BRAVO đƣợc thiết kế theo từng phân hệ với mục đích dễ dàng trong quản lý, phân quyền và thực hiện thao tác của ngƣời sử dụng.
2.3.1.6 Tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty đã đƣợc ban giám đốc quan tâm đặc biệt là những nội dung cần kiểm tra theo quy định của pháp luật, từ đó giảm thiểu đƣợc những sai sót, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán.
Hàng năm sau khi lập báo cáo tài chính xong, công ty đã thuê công ty TNHH Kiểm Toán AFC Việt Nam – Chi nhánh Cần thơ về kiểm toán, điều này mang lại tính khách quan và phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp cho công ty thấy đƣợc những mặt hạn chế còn tồn tại để khắc phục và phát huy những thế mạnh của công ty trong tổ chức công tác kế toán.
Công ty có hệ thống kiểm soát nội bộ, các nhân viên kế toán tự kiểm tra chéo nhau theo quy trình đã đƣợc xây dựng và đƣợc trƣởng phòng kế toán thƣờng kiểm tra theo dõi thƣờng xuyên.
Kế toán trƣởng công ty cũng thƣờng xuyên xuống phối hợp kiểm tra nên đảm bảo cho việc kiểm tra đạt kết quả tốt. Qua kết quả kiểm tra đó mà có các biện pháp, các đề xuất để ngày một hoàn thiện hơn.
Nội dung kiểm tra của kế toán phù hợp với quy định. Tránh đƣợc rất nhiều sai sót, nhằm tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lƣợng của công tác kế toán.
2.3.1.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh
Hiện nay Công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang đã và đang đƣợc các nhà đầu tƣ quan tâm và ủng hộ. Để thu hút đƣợc nhiều hơn nữa sự quan tâm, đƣa ra những chiến lƣợc kinh doanh phù hợp thì công ty cần phải thƣờng xuyên hơn trong việc phân tích, đánh giá và nhận định đúng đƣợc tình hình tài chính của mình để đƣa ra những quyết định kinh tế đúng đắn.
Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ tổ chức phân tích kinh tế để nắm bắt đƣợc tình hình thực tế mà căn cứ vào đó Ban giám đốc có các chiến lƣợc kinh doanh phù hợp. Việc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty do kế toán trƣởng và ban Giám đốc đảm nhiệm, ngoài việc dựa vào những thông tin của kế toán Ban giám đốc dựa vào kết quả kinh doanh để phân tích hoạch định cho chiến lƣợc sắp tới. Ngoài ra công ty còn dựa vào các chỉ tiêu tài chính nhƣ: Tình hình khả năng thanh toán, chỉ tiêu về khả năng sinh lời, chỉ tiêu về cơ cấu tài chính, chỉ tiêu về năng lực hoạt động…..để từ đó đƣa ra chiến lƣợc kinh tế trong dài hạn.
2.3.1.8 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán toán
Mỗi nhân viên kế toán đều đƣợc trang bị laptop riêng và đƣợc nối mạng wifi với tốc độ cao đã tạo điều kiện cho các nhân viên kế toán cập nhật thông tin kịp thời, trao đổi thông tin nhanh chóng, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, công việc không bị gián đoạn.
Phòng làm việc có đầy đủ ánh sáng và đƣợc trang bị 2 máy điều hòa đã tạo môi trƣờng làm việc thoải mái, dễ chịu cho nhân viên.
Máy in laser hiện đại, có tốc độ nhanh nên thuận tiện cho việc in các sổ sách kế toán, phiếu thanh toán lƣơng cho nhân viên vào cuối tháng.
2.3.1.9 Tổ chức lưu tr b o qu n và tiêu hủy tài liệu kế toán
nƣớc, Nơi lƣu trữ chứng từ của công ty đặt ngay Phòng Kế toán nên thuận tiện cho việc vận chuyển các chứng từ đã hoàn thành việc ghi sổ vào lƣu trữ; các tủ kế toán để lƣu trữ chứng từ đƣợc sắp xếp gọn gàng.
Các chứng từ đƣợc sắp xếp theo trình tự thời gian (theo từng ngày, từng tháng rồi đến từng năm), theo từng loại và có ghi chú bên ngoài tập chứng từ đã sắp xếp. Điều này đảm bảo dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi cần thiết.
Chứng từ đƣợc bảo quản đầy đủ qua các thời kỳ khác nhau.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Nh ng hạn chế a. Về chứng từ
- Một số chứng từ kế toán kế toán hàng tồn kho thiếu chữ ký ngƣời nhận, ngƣời giao hàng.
- Đối với lao động và tiền lƣơng thì toàn bộ đều làm bằng tay từ khâu chấm công, tính lƣơng, … điều này đòi hỏi phải có bộ phận kế toán lao động tiền lƣơng đông đảo, rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn, không rõ ràng…
- Đối với chứng từ kế toán tiền tệ lập không đúng quy định: phiếu chi tiền gửi, giấy báo có tiền gửi (thay vì đây là các chứng từ do ngân hàng lập) cho nên phần chữ ký ngƣời nhận, chữ ký thủ quỹ để trống (vì các đối tƣợng này không liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh).
- Việc tập hợp các số liệu từ các bộ phận khác có liên quan gặp khó khăn do định kì 1 - 2 tuần các bộ phận khác mới chuyển chứng từ, số liệu lên bộ phận kế toán tạo ra tình trạng khối lƣợng công việc khá lớn dồn lại một lúc. Điều này sẽ làm cho các kế toán viên trở nên cáu gắt trong công việc, và việc kiểm tra, ghi sổ kế toán sơ xài, sai sót nhiều tất yếu dễ xảy ra.
b. Về hệ thống tài kho n
Năm 2014, TK 641 không có chi tiết TK 6411, nên phần chi phí tiền lƣơng của nhân viên bán hàng đƣợc hạch toán vào TK 6421 (mặc dù công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC).
Năm 2015, HTTK của công ty có nhiều bất cập:
- Đối với TK 133, công ty không sử dụng TK cấp 2 là “1332 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của tài sản cố định” mặc dù trong kỳ công ty có phát sinh các nghiệp vụ mua tài sản cố định có thuế GTGT; điều này vi phạm về phƣơng pháp hạch toán theo điều 19 của thông tƣ 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2015 của Bộ Tài Chính.
- Đối với TK 334, công ty thay đổi về tên gọi của TK cấp 2, điều này vi phạm điểm b, khoản 1 điều 9 của thông tƣ 200/2014/TT-BTC về việc đăng ký sửa đổi Chế độ kế toán “Trƣờng hợp doanh nghiệp cần bổ sung TK cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi TK cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải đƣợc sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trƣớc khi thực hiện”.
- Một số tên gọi của TK chi tiết chƣa đồng nhất, gây khó khăn trong việc hạch toán, nhƣ: “TK 1545 – Chi phí SXKD dở dang mặt bích+tiếp địa”, “TK 6215-Chi phí NVL trực tiếp Mặt bít+tiếp địa”.
c. Về chế độ sổ kế toán
- Các loại chứng từ và sổ sách về lao động tiền lƣơng chƣa khớp đúng, chậm tiến độ (do làm thủ công).
- Một số mẫu sổ kế toán chƣa đƣợc cập nhật sát thực tế.
d. Về bộ máy kế toán
- Mặc dù phòng đã có bảng mô tả công việc từng vị trí cụ thể (mô tả theo phần hành kế toán), nhƣng bảng mô tả còn chung chung, chƣa cụ thể, chƣa phù hợp với tổ chức công tác kế toán trong điều kiện có sử dụng công nghệ thông tin.
- Một số nhân viên mới, chƣa quen sử dụng phần mềm Bravo, nên bƣớc đầu gặp khó khăn trong việc vận hành.
- Phòng kế toán chủ yếu là nữ (10/13 ngƣời) nên có khoản thời gian thiếu nhân sự làm việc.
e. Về tổ chức cung cấp thông tin quan hệ thống báo cáo kế toán
Công ty chƣa có bộ máy kế toán quản trị nên báo cáo kế toán của công ty còn mặt hạn chế, chƣa cung cấp các thông tin kế toán quản trị cho nhà quản lý của công ty để đƣa ra các quyết định kinh tế tài chính hiệu quả hơn.
g. Về tổ chức kiểm tra kế toán
Mặc dù có ban kiểm soát nội bộ, nhƣng việc kiểm tra đôi khi còn chƣa nghiêm túc, còn làm qua loa mang tính thủ tục, ban kiểm soát còn ngại va chạm, thiếu tính chuyên nghiệp.
Ban kiểm soát không phát hiện đƣợc một số lỗi. Cụ thể nhƣ sau:
Năm 2013: Báo cáo chƣa loại trừ doanh thu và giá vốn nội bộ, nếu Công ty loại trừ doanh thu và giá vốn thì doanh thu và giá vốn trên kết quả hoạt động kinh doanh giảm một khoản 12.228.072.000 VND.
Năm 2014: Việc lập “dự phòng các khoản phải thu khó đòi” (Mã số 139) đƣợc thể hiện chƣa phù hợp với chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam; Nếu phản ánh theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán Việt nam thì khoản mục “dự phòng các khoản phải thu khó đòi” (Mã số 139) sẽ giảm 1.535.343.530 VND; đồng thời khoản mục “Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc” (Mã số 314) tăng 383.835.883 VND, khoản mục “Quỹ khen thƣởng và phúc lợi” (Mã số 323) tăng 1.151.507.647 VND. Số dƣ “Chi phí phải trả” trên bảng cân đối kế toán của công ty bao gồm chi phí thi công trích trƣớc cho từng hợp đồng xây dựng với số tiền 3.306.167.918 VND, đến thời điểm phát hành báo cáo tài chính năm, các khoản chi phí nêu trên đang đƣợc tiếp tục bổ sung hồ sơ chứng từ kế toán.
h. Về tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh
Việc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh của công ty chƣa đi vào chiều sâu, chƣa phát huy đƣợc hiệu quả, thiếu tính chuyên nghiệp thể hiện ở một số nội dung sau:
- Việc phân tích hoạt động kinh doanh chƣa thực hiện đồng bộ về thời điểm của kinh doanh, công ty chỉ mới chú trọng về phân tích sau khi kết thúc quá trình kinh doanh mà chƣa chú trọng đến việc phân tích trƣớc và trong quá trình kinh doanh.
- Phân tích định kỳ đặt ra sau mỗi kỳ kinh doanh, các báo cáo đã hoàn thành trong kỳ, thƣờng là quý, 6 tháng hoặc năm. Còn phân tích thƣờng xuyên thì chƣa đƣợc đặt ra ngay trong quá trình thực hiện kinh doanh.
- Về nội dung phân tích thì chủ yếu phân tích các chỉ tiêu tổng hợp mà xem nhẹ việc phận tích bộ phận, một số nhân tố của quá trình kinh doanh tác động ảnh hƣởng đến chỉ tiêu tổng hợp.
i. Về tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán
Các trang thiết bị của công ty không đƣợc bảo trì thƣờng xuyên dẫn đến