Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty- 123docz.net

6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu

3.2.1. Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty

Đối với chứng từ lao động và tiền lƣơng cần mạnh dạng thực hiện qua phần mềm kế toán Bravo từ khâu chấm công, tính lƣơng và hạch toán.

Với quy trình mua hàng (nhất là mua tài sản cố định), tác giả nhận thấy rằng có nhiều thủ tục, công đoạn rất rờm rà, không cần thiết, tốn nhiều thủ tục, giấy tờ và mất thời gian, điều này công ty nên nghiên cứu khai tác phần

mềm kế toán Bravo đối với trình tự luân chuyển chứng từ và duyệt chứng từ qua phần mềm.

Chứng từ “Báo có tiền gửi” do công ty lập không đúng chức năng, vì đây là chứng từ bên ngoài, không mang ý nghĩa kinh tế và sự thiết kế chƣa thật phù hợp với các chỉ tiêu ký chứng từ nhƣ: “Ngƣời nhận tiền”, “Thủ quỹ” và dĩ nhiên các chỉ tiêu này phải để trống vì không xác định đối tƣợng liên quan. Đề nghị loại bỏ chứng từ này ra khỏi hệ thống và thay bằng giấy báo hoặc bảng sao kê của ngân hàng.

Một số chứng từ “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” thiếu chữ ký của ngƣời nhận hàng, ngƣời giao hàng. Đề xuất cho các đối tƣợng liên quan ký đầy đủ theo quy định của luật kế toán hiện hành.

Khi mua hàng, bộ phận thu mua phải yêu cầu bên bán xuất hóa đơn ngay (hoặc chậm nhất là sau một ngày kể từ ngày mua hàng) để trong trƣờng hợp hóa đơn có sai sót sẽ kịp thời sửa chữa.

Do lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày rất nhiều nên lƣợng chứng từ phát sinh cũng rất nhiều, nhƣng tốc độ luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận quá chậm. Chính vì thế, công ty nên quy định chứng từ phát sinh phải chuyển lên Phòng Kế toán ngay không đƣợc giữ lại quá 2 ngày, nếu giữ lại nhƣ vậy có thể sẽ dồn công việc cho Phòng Kế toán, làm gián đoạn công việc của nhiều ngƣời, gây ảnh hƣởng đến tiến độ ghi sổ, khóa sổ, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính.

Để thuận tiện cho việc vận dụng chứng từ một cách phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản, tôi đề xuất công ty xác định đƣợc danh mục các chứng từ kế toán sử dụng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ sau:

DANH MỤC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG CHO DOANH NGHIỆP T T Tên Số hiệu Số liên Nơi lập Luân

chuyển Ghi sổ Bảo

quản

1 2 3 1 2 3

Hình 3.1. Danh mục chứng từ sử dụng cho doanh nghiệp

(Nguồn: tổ chức công tác kế toán – Đại học kinh tế TP. HCM)

Việc luân chuyển chứng từ tại công ty cần đƣợc mô hình hóa, để nhân viên mới tập sự dễ dàng trong công việc.

Một số mô hình hóa về luân chuyển chứng từ có thể đƣợc mô tả nhƣ sau:

Đối với chỉ tiêu về tiền tệ:

Hình 3.2. Mô hình hóa thu tiền mặt

Hình 3.3. Mô hình hóa chi tiền mặt