6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
1.2.5.1 Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo tổng hợp từ các số liệu kế toán của công ty theo những mẫu biểu đã đƣợc quy định, nó phản ánh tình hình sử dụng vốn, nguồn vốn; kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo.
Báo cáo tài chính là báo cáo bắt buộc, đƣợc nhà nƣớc quy định thống nhất về danh mục các báo cáo, biểu mẫu và hệ thống các chỉ tiêu, phƣơng pháp lập, nơi gởi báo cáo và thời gian gởi các báo cáo (quý, năm).
Nguồn thông tin quan trọng nhất để đánh giá tình trạng sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp là các báo cáo tài chính, bao gồm chủ yếu các báo cáo nhƣ:
- Bảng cân đối kế toán;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ;
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
1.2.5.2 Hệ thống báo cáo kế toán qu n trị
Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo đƣợc lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau. Báo cáo kế toán quản trị không bắt buộc phải công khai.
Việc lập bao nhiêu báo cáo, cách xây dựng nội dung, cơ cấu của báo cáo, phƣơng pháp lập và sử dụng báo cáo kế toán quản trị phụ thuộc vào đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Nói chung, báo cáo kế toán quản trị đa dạng và mang tính linh hoạt cao để không ngừng thích ứng với các mục tiêu quản lý của doanh nghiệp.
Tùy theo nhu cầu quản lý, ngƣời ta có thể phân chia báo cáo quản trị thành 2 nhóm cơ bản nhƣ sau:
- Báo cáo hoạt động: đây là báo cáo giúp cho các nhà quản trị đánh giá và quản lý quá trình thực hiện và xử lý quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ.
- Báo cáo các đối tƣợng, nguồn lực: đây là báo cáo cung cấp thông tin về các đối tƣợng, nguồn lực liên quan đến nội dung thông tin về các đối tƣợng, nguồn lực làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động và thông tin về tình trạng, khả năng của các đối tƣợng, nguồn lực đƣợc sử dụng , đƣợc tham gia quá trình thực hiện các hoạt động.
1.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đƣợc thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp đƣợc thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp.
Sự cần thiết của công tác kiểm tra kế toán:
Bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng nhất của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trƣờng. Để thực hiện tốt những nhiệm vụ đó thì công tác kiểm tra kế toán giữ vị trí quan trọng.
Kế toán có chức năng kiểm tra là do phƣơng pháp và trình tự ghi chép, phản ánh của nó. Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân theo hệ thống, với công việc ghi sổ kép, công việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ ghi chép, giữa các tài liệu tổng hợp và chi tiết, giữa chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận, chẳng những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bản thân công tác kế toán.
Kiểm tra kế toán là xem xét, đối chiếu dựa trên chứng từ kế toán số liệu ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phƣơng pháp kế toán đƣợc áp dụng.
Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán:
Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán.
Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tƣ và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tƣợng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính. Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán:
Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra. Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng nhƣ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.
Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng nhƣ các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính.
Các đơn vị đƣợc kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã đƣợc phát hiện qua kiểm tra kế toán.
Kiểm toán nội bộ:
Để thực hiện yêu cầu kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp nhằm mục đích tăng cƣờng chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý nói chung và quản lý hoạt động tài chính - kế toán nói riêng thì kiểm toán nội bộ đƣợc xác định nhƣ là một công cụ hết sức cần thiết và có một ý nghĩa hết sức quan trọng.
Thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho các nhà quản trị có đƣợc những căn cứ có tính xác thực và có đủ độ tin cậy để xem xét, đánh giá các hoạt động trong nội bộ, tính đúng đúng đắn của các quyết định cũng nhƣ tình hình chấp hành và thực hiện các quyết định đã đƣợc ban hành với các bộ phận và cá nhân thừa hành.
Kiểm toán nội bộ đƣợc xác định là một hệ thống đƣợc dùng trong việc kiểm tra, đo lƣờng và đánh giá tính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ không chỉ tiến hành đối với hoạt động tài chính - kế toán đơn thuần, mà đối tƣợng của nó còn đƣợc mở rộng với hầu hết các hoạt động khác nhau thuộc các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp nhƣng dù sau thì khía cạnh cần nhấn mạnh vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán.
Mục tiêu của kiểm toán nội bộ hƣớng đến các vấn đề: Xem xét, kiểm tra tính tuân thủ của các bộ phận nhằm hƣớng các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp phù hợp với chính sách khác nhau đã đƣợc doanh nghiệp ban hành; xác định độ tin cậy và tính xác thực của các thông tin tài chính để phục vụ cho yêu cầu ra quyết định và đánh giá tính hiệu quả của các quyết định.
Kiểm toán nội bộ đƣợc thực hiện theo qui trình chung: Lập kế hoạch kiểm toán, thu thập các bằng chứng kiểm toán để thực hiện các công việc kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán trình bày các kết quả và ý kiến.
Để thực hiện kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần tổ chức một bộ phận độc lập trực thuộc giám đốc hoặc hội đồng quản trị nhằm tạo cho bộ phận này có đƣợc sức mạnh cần thiết để thực hiện và phát huy đƣợc chức năng giám sát của mình. Bộ phận này có thể bao gồm một vài ngƣời hoặc đông hơn tuỳ theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Nói chung với một hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc tổ chức chu đáo, có quy chế hoạt đƣợc xác lập hợp lý và khoa học sẽ là cơ sở vững chắc để thực hiện chức năng kiểm tra có đủ uy lực và hiệu quả.
1.2.7. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế
Phân tích hoạt động kinh tế là công việc rất quan trọng đối với công tác quản lý trong doanh nghiệp. Thông qua việc phân tích sẽ chỉ ra những ƣu, nhƣợc điểm của doanh nghiệp trong tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, nêu ra đƣợc những nguyên nhân của những thành công hoặc thất bại khi thực hiện các mục tiêu đã đƣợc đề ra, đồng thời còn cho thấy đƣợc những khả năng tiềm tàng cần đƣợc khai thác, sử dụng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế là một trong những trách nhiệm quan trọng của kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng phải phối hợp với các bộ phận quản lý khác có liên quan để tổ chức thực hiện công tác phân tích nhằm qua đó tham mƣu cho lãnh đạo doanh nghiệp những giải pháp để khắc phục khó khăn, khai thác thế mạnh nhằm tăng cƣờng khả năng cạnh tranh và hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Một trong những nội dung quan trọng trong công tác phân tích mà kế toán trƣởng phải trực tiếp đảm nhận là phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thông qua phân tích thực trạng tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp cho các nhà quản lý có những quyết định kịp thời trong việc huy động, sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng cƣờng hiệu quả sử dụng vốn nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
1.2.8. Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Tổ chức trang bị những phƣơng tiện kỹ thuật để xử lý thông tin trong điều kiện công nghệ tin học phát triển sẽ tạo ra đƣợc bƣớc đột phá quan trọng trong việc bảo đảm tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều đối tƣợng khác nhau.
Hiện nay việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đang trở thành xu thế chung của thời đại và kết quả do việc ứng dụng này mang lại là hết sức to lớn. Việc ứng dụng này có kết quả tốt hầu nhƣ ở mọi loại hình doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là phải có phƣơng án đầu tƣ, ứng dụng một cách phù hợp với quy mô và điều kiện quản lý ở doanh nghiệp để khai thác một cách triệt để những ƣu điểm vốn có của công nghệ tin học.
Tổ chức trang bị những phƣơng tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tin học bao gồm trang bị phần cứng (hệ thống máy tính) và trang bị phần mềm (chƣơng trình kế toán trên máy), tránh lãng phí phô trƣơng và mạnh dạn trong đầu tƣ để khai thác thế mạnh của công nghệ tin học cũng là trách nhiệm của kế toán trƣởng trong việc nâng cao chất lƣợng của thông tin kế toán cũng nhƣ vai trò của kế toán đối với công tác quản lý.
1.2.9. Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán.
Việc lƣu trữ tài liệu kê toán đƣợc thực hiện theo luật kế toán: tài liệu của đơn vị kế toán nào đƣợc lƣu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó. Kho lƣu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lƣu trữ theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lƣu trữ thực hiện lƣu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên [5, tr.11]
Tài liệu kế toán phải đƣợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ. Tài liệu kế toán lƣu trữ phải là bản chính.
Trƣờng hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận [10, tr.14].
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lƣu trữ theo quy định thì đƣợc phép tiêu hủy theo quyết định của ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền.
Tài liệu kế toán lƣu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu hủy tự chọn. Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì tiêu hủy bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán [5, tr.13]
Ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trƣởng và đại diện của bộ phận lƣu trữ.
Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ”
“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lƣu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy”.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chƣơng này trình bày những cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, giúp cho tác giả cũng nhƣ ngƣời đọc hiểu đƣợc khái niệm, vai trò và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán; đồng thời nắm đƣợc các nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Qua chƣơng này chúng ta nhận thấy rằng tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hƣởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tƣợng có quyền hạn trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nƣớc. Chính vì vậy, tổ chức công tác kế toán là những nội dung quan trọng cần đƣợc xem xét.
Từ những cơ sở lý luận đã đƣợc hệ thống hóa đã giúp tác giả có nền tảng để tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn những vấn đề có liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG GIANG
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
2.1.1.1 Giới thiêu về công ty
Công ty cổ phần Cơ khí Kiên Giang có tên giao dịch quốc tế là “KIMEC” đƣợc thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 1700456512 do Sở Kế Hoạch Và Đầu Tƣ Kiên Giang cấp ngày 19 tháng 05 năm 2014. Lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty là Gia công Cơ khí, Sản xuất Trụ điện - Cọc cừ Bê tông ly tâm dự ứng lực, Xây lắp Công trình và Đại lý Ô tô. Mục tiêu hoạt động của Công ty là mong muốn tạo ra giá trị mới cho xã hội, mang lại nhiều tiện ích cho khách hàng, tối đa hóa lợi ích cho đối tác, nâng cao giá trị doanh nghiệp, thực hiện tốt trách nhiệm, nghĩa vụ với ngƣời lao động, Nhà nƣớc và xã hội.
Hiện Công ty đã tạo đƣợc những tiền đề cần thiết để hƣớng tới ƣớc muốn trở thành doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề hàng đầu Khu vực