6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.5.1 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Công ty lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán năm là năm dƣơng lịch. Báo cáo tài chính đƣợc lập theo đúng biểu mẫu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, cụ thể:
- Bảng cân đối kế toán lập theo mẫu số B01 – DN;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu số B02 – DN; - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ theo mẫu số B03 – DN;
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu số B09 – DN.
Báo cáo tài chính đƣợc Kế toán trƣởng lập và trình lên giám đốc ký duyệt và đóng dấu trƣớc khi đƣa cho TNHH Kiểm Toán AFC Việt Nam – Chi nhánh Cần thơ.
Báo cáo tài chính đƣợc lập dựa trên các nguyên tắc: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu và tập hợp, bù trừ và so sánh đƣợc. Việc lập báo cáo căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
Thời gian công ty nộp báo cáo tài chính là trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm và sau khi báo cáo đã đƣợc kiểm toán xong.
Báo cáo tài chính của công ty đã thực hiện kiểm toán kèm theo báo cáo kiểm toán sẽ nộp cho Cục thuế tỉnh Kiên Giang.
Báo cáo tài chính đƣợc công khai theo hình thức văn bản thông báo cho Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông trong vòng 120 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
(Xem trích dẫn ở phần phụ lục 5: Báo cáo tài chính)
2.2.5.2 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán qu n trị
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị hiện tại của công ty, chủ yếu là sử dụng cho bộ phận kế toán nhƣ: Quản lý nhập – xuất – tồn kho; Quản lý thu – chi – tồn quỹ tiền mặt /tiền gửi; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua, theo dõi công nợ nhà cung cấp.
Đối với Ban giám đốc thƣờng sử dụng các loại báo cáo sau: Báo cáo và phân tích các chỉ tiêu tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo về tài sản và nguồn vốn,…
2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, điều này sẽ giúp việc cung cấp cho nhà quản lý thông tin chính xác và chất lƣợng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác chỉ đạo kinh doanh đúng hƣớng. Đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho các đối tƣợng trong và ngoài doanh nghiệp.
Công tác kiểm soát nội bộ do ban kiểm soát (gồm 3 ngƣời), đây là các thành viên bên ngoài công ty nên đảm tính trung thực, khách quan. Việc kiểm soát đƣợc thực hiện vào ngày 20 các tháng 4, tháng 7, thán 10 và tháng 1 năm sau; sau khi kiểm tra xong Ban kiểm soát làm báo cáo và gởi về cho hội đồng quản trị.
toán của công ty TNHH Kiểm Toán AFC Việt Nam – Chi nhánh Cần thơ thực hiện.
2.2.7. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty
Hiện nay, công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh ô tô. Để đứng vững trên thị trƣờng thì công ty phải có hƣớng đi đúng đắn và hợp lý, không chỉ cần hoạch định chiến lƣợc ngắn hạn mà còn đòi hỏi những chiến lƣợc dài hạn. Phân tích hoạt động kinh doanh là công việc rất quan trọng đối với công tác quản lý và hoạch định chiến lƣợc trong công ty. Qua việc phân tích sẽ thấy rõ những tiềm năng và mặt hạn chế còn tồn tại trong công ty; từ đó, Ban lãnh đạo sẽ đƣa ra kế hoạch khắc phục những hạn chế và tận dụng, phát huy tối đa năng lực vốn có của công ty.
Tại Công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang, công tác phân tích hoạt động kinh doanh đã đƣợc quan tâm nhƣng chƣa thực hiện thƣờng xuyên. Thông thƣờng vào cuối mỗi kỳ kế toán, sau khi Báo cáo tài chính đƣợc kiểm toán xong thì Kế toán trƣởng cùng với Công ty kiểm toán sẽ tập hợp số liệu trên các Báo cáo tài chính để phân tích tình hình của toàn công ty, từ đó Kế toán trƣởng đƣa ra nhận xét và tham mƣu cùng Giám đốc xu hƣớng phát triển công ty.
2.2.8 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty
Hiện tại công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang đã trang bị riêng cho phòng kế toán 15 máy vi tính (1 máy chủ, 2 máy Laptop, 12 máy bàn), 12 bộ tích điện, 6 máy in, 1 máy lạnh, 1 máy fax, 2 két sắt, 1 máy đếm tiền, 1 máy hủy giấy và đầy đủ các phƣơng tiện truyền tin khác. Các máy vi tính với phần mềm Bravo phục vụ cho công tác kế toán đƣợc nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Các dữ liệu ở các máy của kế toán đƣợc chuyển về lƣu trữ ở máy chủ server chung của công ty, đƣợc bảo vệ cẩn thận, các máy đƣợc kết nối mạng với nhau.
Với sự phát triển mạnh mẽ và phổ biến của các thiết bị cầm tay hỗ trợ công việc nhƣ điện thoại, máy tính bảng, máy xách tay… cùng với khả năng dễ dàng kết nối mạng của các thiết bị này, thì xu hƣớng thiết kế các phần mềm quản lý cho phép hoạt động online trên nền tảng Internet và sử dụng trên thiết bị cầm tay ngày càng đƣợc ứng dụng rộng rãi. Bắt kịp xu hƣớng này, công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang đã từng bƣớc lựa chọn áp dụng các phần mềm kế toán nhƣ: năm 2013 trở về trƣớc sử dụng phần mềm kế toán Garnet, năm 2014 là phần mềm kế toán MISA, và đến đầu năm 2015 quyết định trang bị phần mềm kế toán BRAVO. Với phần mềm này cho phép Ban Giám đốc công ty, bộ phận kế toán cùng các bộ phận liên quan có thể truy cập dữ liệu trên phần mềm BRAVO thông qua giao diện website bằng các thiết bị cầm tay có hỗ trợ kết nối và sử dụng các trình duyệt Internet nhƣ Explorer, Firefox, Chrome, Safari... từ đó cập nhật các thông tin về hoạt động của doanh nghiệp một cách tức thời và chính xác (theo thời gian thực) từ mọi nơi để đƣa ra những quyết định kinh doanh có hiệu quả.
Phòng làm việc đủ ánh sáng, và có 2 máy điều hòa nhiệt độ nên tạo cho nhân viên một môi trƣờng làm việc thoải mái, dễ chịu. Két sắt đƣợc đặt ngay vị trí của thủ quỹ, có khóa mã số nên rất thuận tiện cho việc lƣu trữ tiền mặt hàng ngày tại công ty.
2.2.9 Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán
2.2.9.1 Tổ chức lưu tr b o qu n tài liệu kế toán tại công ty
Khi phát sinh chứng từ thì kế toán viên kiểm tra, đối chiếu và vào sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán viên tiến hành sắp xếp các chứng từ phát sinh trong tháng theo trình tự thời gian (ngày phát sinh); các chứng từ có mối quan hệ với nhau đƣợc bấm chung với nhau; đồng thời, các chứng từ đó sau khi đƣợc sắp xếp thì đóng thành tập bằng kẹp bƣớm cùng giấy ghi chú tháng, năm của chứng từ và cất giữ trong tủ kế toán để tiện theo dõi, kiểm tra hoặc dễ lấy khi cần thiết.
Cuối năm, kế toán viên tổng hợp và sắp xếp lại các tập chứng từ trong năm theo trình tự thời gian và lƣu trữ trong tủ kế toán theo từng năm để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Tủ kế toán của công ty là tủ chống ẩm, chống mốc.
Các sổ sách kế toán trên máy sau khi khóa sổ, công ty in ra giấy và đóng thành quyển có ghi rõ tên công ty, tên sổ, ngày tháng mở sổ, ngày tháng kết thúc ghi sổ và đầy đủ chữ ký theo quy định, đồng thời đƣợc lƣu trữ trong tủ kế toán theo trình tự thời gian.
Các chứng từ kế toán lƣu trữ là chứng từ gốc (bản chính) theo quy định của pháp luật cho từng loại chứng từ. Đối với những chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhƣng cần phải lƣu trữ ở hai nơi thì một trong hai nơi đƣợc lƣu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định.
2.2.9.2 Thời hạn lưu tr b o qu n tài liệu kế toán tại công ty
Chứng từ kế toán đƣợc đƣa vào lƣu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ này kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Công ty thực hiện thời hạn lƣu trữ chứng từ theo ba mốc thời gian sau:
Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm: Là các chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…không lƣu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.
Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm: Là các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nhƣ các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm của công ty, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán.
Chứng từ thanh lý tài sản cố định, chứng từ liên quan đến thành lập, chuyển đổi hình thức sở hữu.
Chứng từ kế toán lưu trữ vĩnh viễn: Là các chứng từ lƣu trữ trong thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc tiêu hủy theo quyết định của Tổng giám đốc theo pháp luật nhƣ Giấy phép kinh doanh, Giấy phép đầu tƣ, Giấy phép quyền sử dụng đất,…
2.2.9.3 Tiêu hủy tài liệu kế toán
Do phải trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, tài liệu kế toán liên quan đến nhiều đơn vị khác nên việc tiêu hủy tài liệu kế toán của công ty chƣa đƣợc thực hiện lần nào.
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG
2.3.1 Những kết quả đạt đƣợc
2.3.1.1 Tổ chức vận dụng chứng từ
- Các chứng từ đƣợc đánh số liên tục nhƣ Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn,… nên dễ kiểm tra, theo dõi, tránh đƣợc từng trạng thất lạc có thể xảy ra.
- Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban cũng nhƣ bộ phận kế toán để chứng từ luân chuyển một cách khoa học; từ đó, đảm bảo công tác tổ chức vận dụng chứng từ kế toán hiệu quả cao nhất có thể.
- Chứng từ kế toán dù là do công ty lập hay từ bên ngoài chuyển đến đều đƣợc phân loại ngay từ đầu.
- Các hóa đơn điện, nƣớc sử dụng tại công ty nhiều vì đa phần hoạt động của công ty gắn liền với máy móc thiết bị nên công ty đã ký hợp đồng thanh toán qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi nên đã giảm bớt đƣợc khối lƣợng công việc cho kế toán và dễ dàng quản lý và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
2.3.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài kho n
- Nhìn chung, Công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.
- Hệ thống tài khoản công ty đƣợc tổ chức trên phần mềm kế toán nên dễ quản lý, đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty, đồng thời phản ánh đầy đủ tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty.
- Công ty sử dụng linh hoạt tất cả các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 và mở thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 khi cần thiết giúp cho dễ dàng quản lý từng khoản mục, quản lý chặt chẽ biến động của các tài khoản.
2.3.1.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
- Mọi thông tin kế toán đều đƣợc ghi chép và xử lý bằng sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán nên rất nhanh chóng, tiện lợi tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí cũng nhƣ nhân lực.
- Với phần mềm đƣợc lập trình sẵn, các biểu mẫu sổ sách tuân thủ theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính rất phù hợp với tình hình hạch toán của công ty nên mọi thông tin, số liệu rất chính xác dễ hiểu và dễ kiểm tra.
- Giao diện của phần mềm kế toán dễ hiểu, dễ nhìn, phần mềm kế toán đƣợc phân quyền theo vị trí chuyên môn của từng kế toán viên điều đó giảm nhẹ việc ghi sổ bằng tay, mọi báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho cấp trên đƣợc cung cấp một cách dễ dàng nhanh chóng khi cần thiết.
2.3.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán
- Các nhân viên trong phòng Kế toán đều là những nhân viên chuyên ngành kế toán nên nắm bắt mọi vấn đề về công tác kế toán nhanh chóng, hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. Đồng thời, các nhân viên kế toán có tinh thần đoàn kết cao, thƣờng xuyên phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung của cả phòng.
- Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên tạo điều kiện cho các kế toán viên cập nhật và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, các nghiệp vụ đƣợc ghi nhận tại Phòng Kế toán.
- Phòng Kế toán đã phân công việc qua bảng mô tả công việc theo các chức danh kế toán.
- Tất cả kế toán viên đều có máy tính riêng, tủ lƣu trữ sổ sách kế toán riêng nên có ý thức bảo quản và tinh thần làm việc cao.
- Các chính sách, thông tƣ, quyết định mới liên quan đến nghiệp vụ kế toán đều đƣợc Kế toán trƣởng và nhân viên kế toán cập nhật, cùng phổ biến cho nhau thực hiện.
2.3.1.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán a. Thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính a. Thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính
Nhờ sử dụng phần mềm nên hệ thống báo cáo tài chính của công ty đƣợc lập đầy đủ theo mẫu quy định, đảm bảo các yêu cầu lập và nguyên tắc trình bày báo cáo tài chính. Cụ thể nhƣ sau:
Từ năm 2013 trở về trƣớc, thông tin đƣợc kết xuất trực tiếp từ phần mềm kế toán Garnet ra máy in với chế độ kế toán áp dụng là quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
Đến 2014, công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA, việc kết xuất báo cáo có thể qua máy in hoặc ra file word hoặc ra file excel tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin.
Đầu năm 2015, công ty đã mạnh dạng đầu tƣ phần mềm kế toán Bravo và cập nhật, áp dụng chế độ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC. Với phần mềm mới này, công ty có thể kết xuất dữ liệu qua file XML để gởi trực tiếp qua mạng cho cơ quan thuế.
Từ tháng 05/2014 đến nay, báo cáo tài chính sau khi lập xong đƣợc kiểm toán bởi Công ty TNHH Kiểm Toán AFC Việt Nam – Chi nhánh Cần thơ trƣớc khi công bố và nộp cho các cơ quan chức năng nên thông tin báo cáo tài chính của công ty mang độ tin cậy cao.
b. Thông tin qua hệ thống báo cáo qu n trị
Với việc ứng dụng phần mềm kế toán và đặc biệt là phần mềm kế toán Bravo hiện nay, hệ thống báo cáo quản trị đã từng bƣớc đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của công ty.
Với phần mềm BRAVO đƣợc thiết kế theo từng phân hệ với mục đích dễ dàng trong quản lý, phân quyền và thực hiện thao tác của ngƣời sử dụng.
2.3.1.6 Tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty đã đƣợc ban giám đốc quan