6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Nh ng hạn chế a. Về chứng từ
- Một số chứng từ kế toán kế toán hàng tồn kho thiếu chữ ký ngƣời nhận, ngƣời giao hàng.
- Đối với lao động và tiền lƣơng thì toàn bộ đều làm bằng tay từ khâu chấm công, tính lƣơng, … điều này đòi hỏi phải có bộ phận kế toán lao động tiền lƣơng đông đảo, rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn, không rõ ràng…
- Đối với chứng từ kế toán tiền tệ lập không đúng quy định: phiếu chi tiền gửi, giấy báo có tiền gửi (thay vì đây là các chứng từ do ngân hàng lập) cho nên phần chữ ký ngƣời nhận, chữ ký thủ quỹ để trống (vì các đối tƣợng này không liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh).
- Việc tập hợp các số liệu từ các bộ phận khác có liên quan gặp khó khăn do định kì 1 - 2 tuần các bộ phận khác mới chuyển chứng từ, số liệu lên bộ phận kế toán tạo ra tình trạng khối lƣợng công việc khá lớn dồn lại một lúc. Điều này sẽ làm cho các kế toán viên trở nên cáu gắt trong công việc, và việc kiểm tra, ghi sổ kế toán sơ xài, sai sót nhiều tất yếu dễ xảy ra.
b. Về hệ thống tài kho n
Năm 2014, TK 641 không có chi tiết TK 6411, nên phần chi phí tiền lƣơng của nhân viên bán hàng đƣợc hạch toán vào TK 6421 (mặc dù công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC).
Năm 2015, HTTK của công ty có nhiều bất cập:
- Đối với TK 133, công ty không sử dụng TK cấp 2 là “1332 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của tài sản cố định” mặc dù trong kỳ công ty có phát sinh các nghiệp vụ mua tài sản cố định có thuế GTGT; điều này vi phạm về phƣơng pháp hạch toán theo điều 19 của thông tƣ 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2015 của Bộ Tài Chính.
- Đối với TK 334, công ty thay đổi về tên gọi của TK cấp 2, điều này vi phạm điểm b, khoản 1 điều 9 của thông tƣ 200/2014/TT-BTC về việc đăng ký sửa đổi Chế độ kế toán “Trƣờng hợp doanh nghiệp cần bổ sung TK cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi TK cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải đƣợc sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trƣớc khi thực hiện”.
- Một số tên gọi của TK chi tiết chƣa đồng nhất, gây khó khăn trong việc hạch toán, nhƣ: “TK 1545 – Chi phí SXKD dở dang mặt bích+tiếp địa”, “TK 6215-Chi phí NVL trực tiếp Mặt bít+tiếp địa”.
c. Về chế độ sổ kế toán
- Các loại chứng từ và sổ sách về lao động tiền lƣơng chƣa khớp đúng, chậm tiến độ (do làm thủ công).
- Một số mẫu sổ kế toán chƣa đƣợc cập nhật sát thực tế.
d. Về bộ máy kế toán
- Mặc dù phòng đã có bảng mô tả công việc từng vị trí cụ thể (mô tả theo phần hành kế toán), nhƣng bảng mô tả còn chung chung, chƣa cụ thể, chƣa phù hợp với tổ chức công tác kế toán trong điều kiện có sử dụng công nghệ thông tin.
- Một số nhân viên mới, chƣa quen sử dụng phần mềm Bravo, nên bƣớc đầu gặp khó khăn trong việc vận hành.
- Phòng kế toán chủ yếu là nữ (10/13 ngƣời) nên có khoản thời gian thiếu nhân sự làm việc.
e. Về tổ chức cung cấp thông tin quan hệ thống báo cáo kế toán
Công ty chƣa có bộ máy kế toán quản trị nên báo cáo kế toán của công ty còn mặt hạn chế, chƣa cung cấp các thông tin kế toán quản trị cho nhà quản lý của công ty để đƣa ra các quyết định kinh tế tài chính hiệu quả hơn.
g. Về tổ chức kiểm tra kế toán
Mặc dù có ban kiểm soát nội bộ, nhƣng việc kiểm tra đôi khi còn chƣa nghiêm túc, còn làm qua loa mang tính thủ tục, ban kiểm soát còn ngại va chạm, thiếu tính chuyên nghiệp.
Ban kiểm soát không phát hiện đƣợc một số lỗi. Cụ thể nhƣ sau:
Năm 2013: Báo cáo chƣa loại trừ doanh thu và giá vốn nội bộ, nếu Công ty loại trừ doanh thu và giá vốn thì doanh thu và giá vốn trên kết quả hoạt động kinh doanh giảm một khoản 12.228.072.000 VND.
Năm 2014: Việc lập “dự phòng các khoản phải thu khó đòi” (Mã số 139) đƣợc thể hiện chƣa phù hợp với chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam; Nếu phản ánh theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán Việt nam thì khoản mục “dự phòng các khoản phải thu khó đòi” (Mã số 139) sẽ giảm 1.535.343.530 VND; đồng thời khoản mục “Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc” (Mã số 314) tăng 383.835.883 VND, khoản mục “Quỹ khen thƣởng và phúc lợi” (Mã số 323) tăng 1.151.507.647 VND. Số dƣ “Chi phí phải trả” trên bảng cân đối kế toán của công ty bao gồm chi phí thi công trích trƣớc cho từng hợp đồng xây dựng với số tiền 3.306.167.918 VND, đến thời điểm phát hành báo cáo tài chính năm, các khoản chi phí nêu trên đang đƣợc tiếp tục bổ sung hồ sơ chứng từ kế toán.
h. Về tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh
Việc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh của công ty chƣa đi vào chiều sâu, chƣa phát huy đƣợc hiệu quả, thiếu tính chuyên nghiệp thể hiện ở một số nội dung sau:
- Việc phân tích hoạt động kinh doanh chƣa thực hiện đồng bộ về thời điểm của kinh doanh, công ty chỉ mới chú trọng về phân tích sau khi kết thúc quá trình kinh doanh mà chƣa chú trọng đến việc phân tích trƣớc và trong quá trình kinh doanh.
- Phân tích định kỳ đặt ra sau mỗi kỳ kinh doanh, các báo cáo đã hoàn thành trong kỳ, thƣờng là quý, 6 tháng hoặc năm. Còn phân tích thƣờng xuyên thì chƣa đƣợc đặt ra ngay trong quá trình thực hiện kinh doanh.
- Về nội dung phân tích thì chủ yếu phân tích các chỉ tiêu tổng hợp mà xem nhẹ việc phận tích bộ phận, một số nhân tố của quá trình kinh doanh tác động ảnh hƣởng đến chỉ tiêu tổng hợp.
i. Về tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán
Các trang thiết bị của công ty không đƣợc bảo trì thƣờng xuyên dẫn đến đôi lúc công việc của nhân viên kế toán bị gián đoạn do máy móc hƣ hỏng.
Trong phòng chƣa đƣợc trang bị ghế cho khách đến giao dịch, ghế cho nhân viên ngồi khi cần giải quyết thắc mắc liên quan đến Phòng Kế toán hoặc nơi tiếp nhận chứng từ bên ngoài chuyển tới. Bàn làm việc còn xếp sát nhau, lối đi chật hẹp nên môi trƣờng làm việc không thoải mái, thiếu hiệu quả.
Việc trang bị phần mềm kế toán thay đổi nhiều lần, điều ngày đã ảnh hƣởng đáng kể đến hiệu quả làm việc của nhân viên, gây lãng phí tiền vốn khi trang bị phần mềm mới.
k. Về tổ chức lưu tr b o qu n và tiêu hủy tài liệu kế toán
- Tủ kế toán để lƣu trữ tài liệu có một số không có khóa hoặc có nhƣng lại hƣ hỏng mà chƣa đƣợc sửa chữa kịp thời.
- Tài liệu kế toán đƣợc lƣu trữ cùng một nơi với các tài liệu của bộ phận khác, không tập trung vào một nơi nên việc sắp xếp, bố trí tủ lƣu trữ tài liệu kế toán chƣa khoa học.
- Chƣa thực hiện việc tiêu hủy tài liệu kế toán khi tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ.
2.3.2.2 Nguyên nhân
a. Nguyên nhân khách quan
Nhận thức, quan điểm đến môi trƣờng pháp lý, chủ trƣơng, chính sách và tổ chức thực hiện của Bộ Tài chính có những bƣớc chuyển biến quá độ nhất định, phải hoàn thiện theo xu hƣớng hội nhập; chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vẫn còn điểm chƣa đáp ứng yêu cầu phát triển của thực tiễn.
Hệ thống pháp luật về kế toán có sự thay đổi theo thời gian; hình thức sở hữu vốn của công ty cũng có nhiều biến động.
b. Nguyên nhân chủ quan
Đội ngũ làm công tác kế toán chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, cán bộ kế toán đƣợc coi là bộ phận hành chính, do đó chế độ đãi ngộ không tƣơng xứng, từng lúc số lƣợng không ổn định, ảnh hƣởng nhiều đến yêu cầu quản lý liên tục của kế toán.
Đội ngũ kế toán mặc dù đƣợc đào tạo chính quy ở các trƣờng đại học, cao đẳng nhƣng một số ít nhân viên năng lực yếu so với yêu cầu thực tiễn, không cập nhật thông tin về những thay đổi, những chính sách mới liên quan đến nghề nghiệp. Một số ít không nắm đƣợc những kiến thức liên quan, chƣa chịu khó nghiên cứu luật kế toán, chuẩn mực kế toán,…
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Chƣơng 2 đã trình bày khái quát lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quy mô cũng nhƣ quy trình công nghệ, bộ máy quản lý của công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang. Song song với đó, tác giả đi sâu nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán để đƣa ra những đánh giá, nhận xét từ đó giúp ngƣời đọc thấy rõ hơn những kết quả đạt đƣợc cũng nhƣ những hạn chế đang tồn tại tại Công ty cổ phần Cơ khí Kiên Giang.
Với hiểu biết và kiến thức đã đƣợc học, tác giả sẽ đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Cơ Khí Kiên Giang để góp phần nâng cao chất lƣợng thông tin do kế toán cung cấp cũng nhƣ chất lƣợng quản lý của công ty. Những giải pháp này sẽ đƣợc trình bày tiếp trong chƣơng 3 của đề tài này.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG
3.1 MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN 3.1.1 Mục đích hoàn thiện 3.1.1 Mục đích hoàn thiện
Trong bối cảnh kinh tế thị trƣờng hiện nay, các thông tin kế toán là rất cần thiết cho các nhà quản trị để ra các quyết định kinh tế nhằm điều hành, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời cũng cung cấp các thông tin quan trọng cho Nhà nƣớc ra các quyết định điều hành nền kinh tế vi mô và vĩ mô nên nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, từ đó ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất của công ty. Mặt khác, nếu sổ sách kế toán rõ ràng, chính xác sẽ giúp cho việc quyết toán thuế đối với các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc sẽ mau lẹ, tiết kiệm thời gian, công sức. Chính vì thế cần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán để đáp ứng yêu cầu cung cấp các thông tin kế toán chính xác, nhanh chóng và kịp thời.
Công tác kế toán đƣợc tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện cho nhà quản trị nắm đƣợc thực trạng tài chính, quản lý vốn, tài sản nhằm xác định nhu cầu huy động vốn, hoạch định kế hoạch phát triển cho tƣơng lai của công ty. Hơn thế nữa, để công ty ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trƣờng thì mỗi công ty cần có những biện pháp cụ thể để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vì các thông tin kế toán ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng hiệu quả, khả năng mang lại lợi nhuận cho công ty.
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện
Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp phải đúng theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp theo thông tƣ số 200/2014/TT-
BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính ban hành cùng các văn bản hƣớng dẫn chế độ kế toán Nhà nƣớc hiện hành, đặc biệt là phải tính đến việc phù hợp với các chuẩn mực kế toán quốc tế trong xu hƣớng hội nhập thế giới.
Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đó nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kế toán, trình độ trang thiết bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả.
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG. TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG.
Nhìn chung, công tác kế toán tại công ty đƣợc tổ chức và hoạt động rất hiệu quả, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, tuy nhiên, bên cạnh những ƣu điểm vẫn còn tồn tại một số điểm yếu làm cho tổ chức công tác kế toán còn chƣa linh động nên trong suốt thời gian đƣợc tiếp xúc thực tế tại công ty, tác giả xin đề xuất một số biện pháp hoàn thiện nhƣ sau:
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty
Đối với chứng từ lao động và tiền lƣơng cần mạnh dạng thực hiện qua phần mềm kế toán Bravo từ khâu chấm công, tính lƣơng và hạch toán.
Với quy trình mua hàng (nhất là mua tài sản cố định), tác giả nhận thấy rằng có nhiều thủ tục, công đoạn rất rờm rà, không cần thiết, tốn nhiều thủ tục, giấy tờ và mất thời gian, điều này công ty nên nghiên cứu khai tác phần
mềm kế toán Bravo đối với trình tự luân chuyển chứng từ và duyệt chứng từ qua phần mềm.
Chứng từ “Báo có tiền gửi” do công ty lập không đúng chức năng, vì đây là chứng từ bên ngoài, không mang ý nghĩa kinh tế và sự thiết kế chƣa thật phù hợp với các chỉ tiêu ký chứng từ nhƣ: “Ngƣời nhận tiền”, “Thủ quỹ” và dĩ nhiên các chỉ tiêu này phải để trống vì không xác định đối tƣợng liên quan. Đề nghị loại bỏ chứng từ này ra khỏi hệ thống và thay bằng giấy báo hoặc bảng sao kê của ngân hàng.
Một số chứng từ “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” thiếu chữ ký của ngƣời nhận hàng, ngƣời giao hàng. Đề xuất cho các đối tƣợng liên quan ký đầy đủ theo quy định của luật kế toán hiện hành.
Khi mua hàng, bộ phận thu mua phải yêu cầu bên bán xuất hóa đơn ngay (hoặc chậm nhất là sau một ngày kể từ ngày mua hàng) để trong trƣờng hợp hóa đơn có sai sót sẽ kịp thời sửa chữa.
Do lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày rất nhiều nên lƣợng chứng từ phát sinh cũng rất nhiều, nhƣng tốc độ luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận quá chậm. Chính vì thế, công ty nên quy định chứng từ phát sinh phải chuyển lên Phòng Kế toán ngay không đƣợc giữ lại quá 2 ngày, nếu giữ lại nhƣ vậy có thể sẽ dồn công việc cho Phòng Kế toán, làm gián đoạn công việc của nhiều ngƣời, gây ảnh hƣởng đến tiến độ ghi sổ, khóa sổ, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính.
Để thuận tiện cho việc vận dụng chứng từ một cách phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản, tôi đề xuất công ty xác định đƣợc danh mục các chứng từ kế toán sử dụng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ sau:
DANH MỤC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG CHO DOANH NGHIỆP T T Tên Số hiệu Số liên Nơi lập Luân
chuyển Ghi sổ Bảo
quản
1 2 3 1 2 3
Hình 3.1. Danh mục chứng từ sử dụng cho doanh nghiệp
(Nguồn: tổ chức công tác kế toán – Đại học kinh tế TP. HCM)
Việc luân chuyển chứng từ tại công ty cần đƣợc mô hình hóa, để nhân viên mới tập sự dễ dàng trong công việc.
Một số mô hình hóa về luân chuyển chứng từ có thể đƣợc mô tả nhƣ sau:
Đối với chỉ tiêu về tiền tệ:
Hình 3.2. Mô hình hóa thu tiền mặt
Hình 3.3. Mô hình hóa chi tiền mặt
(Nguồn: Công ty cổ phần MISA)
Hình 3.4. Mô hình hóa thu tiền gửi
Hình 3.5. Mô hình hóa chi tiền gửi