6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.7. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty
Hiện nay, công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh ô tô. Để đứng vững trên thị trƣờng thì công ty phải có hƣớng đi đúng đắn và hợp lý, không chỉ cần hoạch định chiến lƣợc ngắn hạn mà còn đòi hỏi những chiến lƣợc dài hạn. Phân tích hoạt động kinh doanh là công việc rất quan trọng đối với công tác quản lý và hoạch định chiến lƣợc trong công ty. Qua việc phân tích sẽ thấy rõ những tiềm năng và mặt hạn chế còn tồn tại trong công ty; từ đó, Ban lãnh đạo sẽ đƣa ra kế hoạch khắc phục những hạn chế và tận dụng, phát huy tối đa năng lực vốn có của công ty.
Tại Công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang, công tác phân tích hoạt động kinh doanh đã đƣợc quan tâm nhƣng chƣa thực hiện thƣờng xuyên. Thông thƣờng vào cuối mỗi kỳ kế toán, sau khi Báo cáo tài chính đƣợc kiểm toán xong thì Kế toán trƣởng cùng với Công ty kiểm toán sẽ tập hợp số liệu trên các Báo cáo tài chính để phân tích tình hình của toàn công ty, từ đó Kế toán trƣởng đƣa ra nhận xét và tham mƣu cùng Giám đốc xu hƣớng phát triển công ty.
2.2.8 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty
Hiện tại công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang đã trang bị riêng cho phòng kế toán 15 máy vi tính (1 máy chủ, 2 máy Laptop, 12 máy bàn), 12 bộ tích điện, 6 máy in, 1 máy lạnh, 1 máy fax, 2 két sắt, 1 máy đếm tiền, 1 máy hủy giấy và đầy đủ các phƣơng tiện truyền tin khác. Các máy vi tính với phần mềm Bravo phục vụ cho công tác kế toán đƣợc nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Các dữ liệu ở các máy của kế toán đƣợc chuyển về lƣu trữ ở máy chủ server chung của công ty, đƣợc bảo vệ cẩn thận, các máy đƣợc kết nối mạng với nhau.
Với sự phát triển mạnh mẽ và phổ biến của các thiết bị cầm tay hỗ trợ công việc nhƣ điện thoại, máy tính bảng, máy xách tay… cùng với khả năng dễ dàng kết nối mạng của các thiết bị này, thì xu hƣớng thiết kế các phần mềm quản lý cho phép hoạt động online trên nền tảng Internet và sử dụng trên thiết bị cầm tay ngày càng đƣợc ứng dụng rộng rãi. Bắt kịp xu hƣớng này, công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang đã từng bƣớc lựa chọn áp dụng các phần mềm kế toán nhƣ: năm 2013 trở về trƣớc sử dụng phần mềm kế toán Garnet, năm 2014 là phần mềm kế toán MISA, và đến đầu năm 2015 quyết định trang bị phần mềm kế toán BRAVO. Với phần mềm này cho phép Ban Giám đốc công ty, bộ phận kế toán cùng các bộ phận liên quan có thể truy cập dữ liệu trên phần mềm BRAVO thông qua giao diện website bằng các thiết bị cầm tay có hỗ trợ kết nối và sử dụng các trình duyệt Internet nhƣ Explorer, Firefox, Chrome, Safari... từ đó cập nhật các thông tin về hoạt động của doanh nghiệp một cách tức thời và chính xác (theo thời gian thực) từ mọi nơi để đƣa ra những quyết định kinh doanh có hiệu quả.
Phòng làm việc đủ ánh sáng, và có 2 máy điều hòa nhiệt độ nên tạo cho nhân viên một môi trƣờng làm việc thoải mái, dễ chịu. Két sắt đƣợc đặt ngay vị trí của thủ quỹ, có khóa mã số nên rất thuận tiện cho việc lƣu trữ tiền mặt hàng ngày tại công ty.
2.2.9 Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán
2.2.9.1 Tổ chức lưu tr b o qu n tài liệu kế toán tại công ty
Khi phát sinh chứng từ thì kế toán viên kiểm tra, đối chiếu và vào sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán viên tiến hành sắp xếp các chứng từ phát sinh trong tháng theo trình tự thời gian (ngày phát sinh); các chứng từ có mối quan hệ với nhau đƣợc bấm chung với nhau; đồng thời, các chứng từ đó sau khi đƣợc sắp xếp thì đóng thành tập bằng kẹp bƣớm cùng giấy ghi chú tháng, năm của chứng từ và cất giữ trong tủ kế toán để tiện theo dõi, kiểm tra hoặc dễ lấy khi cần thiết.
Cuối năm, kế toán viên tổng hợp và sắp xếp lại các tập chứng từ trong năm theo trình tự thời gian và lƣu trữ trong tủ kế toán theo từng năm để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Tủ kế toán của công ty là tủ chống ẩm, chống mốc.
Các sổ sách kế toán trên máy sau khi khóa sổ, công ty in ra giấy và đóng thành quyển có ghi rõ tên công ty, tên sổ, ngày tháng mở sổ, ngày tháng kết thúc ghi sổ và đầy đủ chữ ký theo quy định, đồng thời đƣợc lƣu trữ trong tủ kế toán theo trình tự thời gian.
Các chứng từ kế toán lƣu trữ là chứng từ gốc (bản chính) theo quy định của pháp luật cho từng loại chứng từ. Đối với những chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhƣng cần phải lƣu trữ ở hai nơi thì một trong hai nơi đƣợc lƣu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định.
2.2.9.2 Thời hạn lưu tr b o qu n tài liệu kế toán tại công ty
Chứng từ kế toán đƣợc đƣa vào lƣu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ này kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Công ty thực hiện thời hạn lƣu trữ chứng từ theo ba mốc thời gian sau:
Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm: Là các chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…không lƣu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.
Chứng từ kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm: Là các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nhƣ các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm của công ty, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán.
Chứng từ thanh lý tài sản cố định, chứng từ liên quan đến thành lập, chuyển đổi hình thức sở hữu.
Chứng từ kế toán lưu trữ vĩnh viễn: Là các chứng từ lƣu trữ trong thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc tiêu hủy theo quyết định của Tổng giám đốc theo pháp luật nhƣ Giấy phép kinh doanh, Giấy phép đầu tƣ, Giấy phép quyền sử dụng đất,…
2.2.9.3 Tiêu hủy tài liệu kế toán
Do phải trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, tài liệu kế toán liên quan đến nhiều đơn vị khác nên việc tiêu hủy tài liệu kế toán của công ty chƣa đƣợc thực hiện lần nào.
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG
2.3.1 Những kết quả đạt đƣợc
2.3.1.1 Tổ chức vận dụng chứng từ
- Các chứng từ đƣợc đánh số liên tục nhƣ Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn,… nên dễ kiểm tra, theo dõi, tránh đƣợc từng trạng thất lạc có thể xảy ra.
- Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban cũng nhƣ bộ phận kế toán để chứng từ luân chuyển một cách khoa học; từ đó, đảm bảo công tác tổ chức vận dụng chứng từ kế toán hiệu quả cao nhất có thể.
- Chứng từ kế toán dù là do công ty lập hay từ bên ngoài chuyển đến đều đƣợc phân loại ngay từ đầu.
- Các hóa đơn điện, nƣớc sử dụng tại công ty nhiều vì đa phần hoạt động của công ty gắn liền với máy móc thiết bị nên công ty đã ký hợp đồng thanh toán qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi nên đã giảm bớt đƣợc khối lƣợng công việc cho kế toán và dễ dàng quản lý và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
2.3.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài kho n
- Nhìn chung, Công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.
- Hệ thống tài khoản công ty đƣợc tổ chức trên phần mềm kế toán nên dễ quản lý, đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty, đồng thời phản ánh đầy đủ tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty.
- Công ty sử dụng linh hoạt tất cả các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 và mở thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 khi cần thiết giúp cho dễ dàng quản lý từng khoản mục, quản lý chặt chẽ biến động của các tài khoản.
2.3.1.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
- Mọi thông tin kế toán đều đƣợc ghi chép và xử lý bằng sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán nên rất nhanh chóng, tiện lợi tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí cũng nhƣ nhân lực.
- Với phần mềm đƣợc lập trình sẵn, các biểu mẫu sổ sách tuân thủ theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính rất phù hợp với tình hình hạch toán của công ty nên mọi thông tin, số liệu rất chính xác dễ hiểu và dễ kiểm tra.
- Giao diện của phần mềm kế toán dễ hiểu, dễ nhìn, phần mềm kế toán đƣợc phân quyền theo vị trí chuyên môn của từng kế toán viên điều đó giảm nhẹ việc ghi sổ bằng tay, mọi báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho cấp trên đƣợc cung cấp một cách dễ dàng nhanh chóng khi cần thiết.
2.3.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán
- Các nhân viên trong phòng Kế toán đều là những nhân viên chuyên ngành kế toán nên nắm bắt mọi vấn đề về công tác kế toán nhanh chóng, hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. Đồng thời, các nhân viên kế toán có tinh thần đoàn kết cao, thƣờng xuyên phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung của cả phòng.
- Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên tạo điều kiện cho các kế toán viên cập nhật và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, các nghiệp vụ đƣợc ghi nhận tại Phòng Kế toán.
- Phòng Kế toán đã phân công việc qua bảng mô tả công việc theo các chức danh kế toán.
- Tất cả kế toán viên đều có máy tính riêng, tủ lƣu trữ sổ sách kế toán riêng nên có ý thức bảo quản và tinh thần làm việc cao.
- Các chính sách, thông tƣ, quyết định mới liên quan đến nghiệp vụ kế toán đều đƣợc Kế toán trƣởng và nhân viên kế toán cập nhật, cùng phổ biến cho nhau thực hiện.
2.3.1.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán a. Thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính a. Thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính
Nhờ sử dụng phần mềm nên hệ thống báo cáo tài chính của công ty đƣợc lập đầy đủ theo mẫu quy định, đảm bảo các yêu cầu lập và nguyên tắc trình bày báo cáo tài chính. Cụ thể nhƣ sau:
Từ năm 2013 trở về trƣớc, thông tin đƣợc kết xuất trực tiếp từ phần mềm kế toán Garnet ra máy in với chế độ kế toán áp dụng là quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
Đến 2014, công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA, việc kết xuất báo cáo có thể qua máy in hoặc ra file word hoặc ra file excel tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin.
Đầu năm 2015, công ty đã mạnh dạng đầu tƣ phần mềm kế toán Bravo và cập nhật, áp dụng chế độ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC. Với phần mềm mới này, công ty có thể kết xuất dữ liệu qua file XML để gởi trực tiếp qua mạng cho cơ quan thuế.
Từ tháng 05/2014 đến nay, báo cáo tài chính sau khi lập xong đƣợc kiểm toán bởi Công ty TNHH Kiểm Toán AFC Việt Nam – Chi nhánh Cần thơ trƣớc khi công bố và nộp cho các cơ quan chức năng nên thông tin báo cáo tài chính của công ty mang độ tin cậy cao.
b. Thông tin qua hệ thống báo cáo qu n trị
Với việc ứng dụng phần mềm kế toán và đặc biệt là phần mềm kế toán Bravo hiện nay, hệ thống báo cáo quản trị đã từng bƣớc đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của công ty.
Với phần mềm BRAVO đƣợc thiết kế theo từng phân hệ với mục đích dễ dàng trong quản lý, phân quyền và thực hiện thao tác của ngƣời sử dụng.
2.3.1.6 Tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty đã đƣợc ban giám đốc quan tâm đặc biệt là những nội dung cần kiểm tra theo quy định của pháp luật, từ đó giảm thiểu đƣợc những sai sót, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán.
Hàng năm sau khi lập báo cáo tài chính xong, công ty đã thuê công ty TNHH Kiểm Toán AFC Việt Nam – Chi nhánh Cần thơ về kiểm toán, điều này mang lại tính khách quan và phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp cho công ty thấy đƣợc những mặt hạn chế còn tồn tại để khắc phục và phát huy những thế mạnh của công ty trong tổ chức công tác kế toán.
Công ty có hệ thống kiểm soát nội bộ, các nhân viên kế toán tự kiểm tra chéo nhau theo quy trình đã đƣợc xây dựng và đƣợc trƣởng phòng kế toán thƣờng kiểm tra theo dõi thƣờng xuyên.
Kế toán trƣởng công ty cũng thƣờng xuyên xuống phối hợp kiểm tra nên đảm bảo cho việc kiểm tra đạt kết quả tốt. Qua kết quả kiểm tra đó mà có các biện pháp, các đề xuất để ngày một hoàn thiện hơn.
Nội dung kiểm tra của kế toán phù hợp với quy định. Tránh đƣợc rất nhiều sai sót, nhằm tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lƣợng của công tác kế toán.
2.3.1.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh
Hiện nay Công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang đã và đang đƣợc các nhà đầu tƣ quan tâm và ủng hộ. Để thu hút đƣợc nhiều hơn nữa sự quan tâm, đƣa ra những chiến lƣợc kinh doanh phù hợp thì công ty cần phải thƣờng xuyên hơn trong việc phân tích, đánh giá và nhận định đúng đƣợc tình hình tài chính của mình để đƣa ra những quyết định kinh tế đúng đắn.
Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ tổ chức phân tích kinh tế để nắm bắt đƣợc tình hình thực tế mà căn cứ vào đó Ban giám đốc có các chiến lƣợc kinh doanh phù hợp. Việc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty do kế toán trƣởng và ban Giám đốc đảm nhiệm, ngoài việc dựa vào những thông tin của kế toán Ban giám đốc dựa vào kết quả kinh doanh để phân tích hoạch định cho chiến lƣợc sắp tới. Ngoài ra công ty còn dựa vào các chỉ tiêu tài chính nhƣ: Tình hình khả năng thanh toán, chỉ tiêu về khả năng sinh lời, chỉ tiêu về cơ cấu tài chính, chỉ tiêu về năng lực hoạt động…..để từ đó đƣa ra chiến lƣợc kinh tế trong dài hạn.
2.3.1.8 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán toán
Mỗi nhân viên kế toán đều đƣợc trang bị laptop riêng và đƣợc nối mạng wifi với tốc độ cao đã tạo điều kiện cho các nhân viên kế toán cập nhật thông tin kịp thời, trao đổi thông tin nhanh chóng, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, công việc không bị gián đoạn.
Phòng làm việc có đầy đủ ánh sáng và đƣợc trang bị 2 máy điều hòa đã tạo môi trƣờng làm việc thoải mái, dễ chịu cho nhân viên.
Máy in laser hiện đại, có tốc độ nhanh nên thuận tiện cho việc in các sổ sách kế toán, phiếu thanh toán lƣơng cho nhân viên vào cuối tháng.