6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.1.1 Chế độ chứng từ áp dụng tại công ty
Trƣớc năm 2015, chế độ chứng từ kế toán áp dụng cho công ty cổ phần Cơ Khí Kiên Giang dựa theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. Công ty đã đảm bảo thực hiện đúng quy định về biểu mẫu, nội dung ghi chép lên chứng từ đối chứng từ bắt buộc nhƣ phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, hóa đơn bán hàng. Riêng đối với chứng từ hƣớng dẫn, công ty đã dựa theo danh mục chứng từ để lựa chọn áp dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm của công ty.
Từ năm 2015, công ty dựa theo thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài Chính, hệ thống chứng từ của công ty đƣợc dựa trên mẫu chứng từ hƣớng dẫn của Bộ Tài Chính phát hành có sửa đổi để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Việc lập, lƣu chuyển chứng từ của công ty đƣợc quy định rất chặt chẽ với từng loại chứng từ cụ thể tới khi ghi sổ, lƣu trữ và trách nhiệm đƣợc phân rõ ràng trong những nhân viên kế toán và trong các bộ phận khác có liên quan. Chứng từ kê toán đƣợc chia làm các chỉ tiêu sau đây:
a. Chế độ chứng từ về lao động tiền lương
Theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho ngƣời lao động nhƣ: Tiền lƣơng, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và tiền lƣơng theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết để xác định chi phí trong doanh nghiệp.
Bảng chấm công: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội,…để có căn cứ tính trả lƣơng, bảo hiểm xã hội trả thay lƣơng cho từng ngƣời lao động và có cơ sở quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lƣợng công việc hoàn thành: là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị, cá nhân ngƣời lao động, làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiến lƣơng hoặc tiền công cho ngƣời lao động.
Giấy đi đƣờng: Là căn cứ để ngƣời lao động hoàn tất các thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán toán công tác phí, tiền tàu xe sau khi hoàn thành công việc đƣợc giao.
Hợp đồng khoán: Là bản ký kết giữa ngƣời giao khoán và ngƣời nhận khoán nhằm xác nhận khối lƣợng công việc khoán hoặc nội dung công việc khoán, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời, hợp đồng này còn là cơ sở để thanh toán chi phí cho ngƣời nhận khoán.
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán: là chứng từ nhằm xác nhận số lƣợng, chất lƣợng công việc cùng với giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
Bảng thanh toán tiền lƣơng: Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lƣơng cho ngƣời lao động, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lƣơng.
Bảng thanh toán tiền thƣởng: Chứng từ xác nhận số tiền thƣởng và thanh toán tiền thƣởng cho từng ngƣời lao động, làm cơ sở tính tổng thu nhập của mỗi ngƣời lao động.
Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng: Dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và ngƣời lao động phải nộp trong tháng (hoặc trong quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn. Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán các khoản trích theo lƣơng.
Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lƣơng, tiền công thực tế phải trả (gồm tiền lƣơng, tiền công và các
khoản phụ cấp theo lƣơng), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tƣợng sử dụng lao động (ghi Có các tài khoản 334, 335, 3382, 3383, 3384, 3386).
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng bảo hiểm xã hội: Là chứng từ chứng minh ngƣời nghỉ ốm có đủ điều kiện đƣợc hƣởng bảo hiểm xã hội trả thay lƣơng từ cơ quan bảo hiểm xã hội chi trả, là điều kiện cần có để cơ quan bảo hiểm xã hội lập thủ tục thanh toán cho công nhân viên.
Danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, thai sản: chứng từ tổng hợp toàn bộ danh sách công nhân viên trong đơn vị nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, thai sản trong kỳ, là căn cứ để cơ quan bảo hiểm xã hội lập thủ tục thanh toán cho công nhân viên.
b. Chế độ chứng từ về hàng tồn kho
Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa, làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu thụ và dự trữ hàng hóa, sản phẩm và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho, quá trình nhập, xuất hàng hóa.
Để thực hiên việc theo dõi tình hình nhập – xuất nguyên, vật liệu, hàng hóa, doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau.
Trƣớc năm 2015, công ty vận dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Đến tháng 01/2015, công ty vận dụng hệ thống chứng từ theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC.
Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại hệ thống nào thì doanh nghiệp cũng tuân thủ trình tự lập phê duyệt và lƣu chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên, vật liệu, hàng hóa tại doanh nghiệp.
c. Chế độ chứng từ về bán hàng
Theo dõi chặt chẽ về toàn bộ quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty thông qua các chứng từ có biểu mẫu sẵn từ đó làm cơ sở để ghi nhận
doanh thu và các sổ kế toán liên quan để từ đó đi đến xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Ở công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang khi bán hàng sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng đã đăng ký sử dụng mẫu riêng đặc thù của công ty, mẫu này đã đăng ký tại cục Thuế tỉnh Kiên Giang và đƣợc cục Thuế chấp thuận duyệt mẫu và cho in mẫu tại Công ty TNHH SX-TM-DV Công Minh Tâm.
Khác với hóa đơn GTGT của các doanh nghiệp thƣờng có 3 liên, đối với hóa đơn GTGT của công ty cổ phần Cơ Khí Kiên Giang dùng để bán xe ô tô có 4 liên. Liên 1: Lƣu (lƣu tại quyển), Liên 2: Giao khách hàng (lƣu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản đối với bán xe ô tô), Liên 3: Giao khách hàng hạch toán (khách hàng giữ), Liên 4: Nội bộ (công ty dùng làm chứng từ hạch toán).
d. Chế độ chứng từ về tiền tệ
Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt, ngoại tệ, …, và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị. Nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực tiền tệ.
Các chứng từ sử dụng để theo dõi tiền mặt tại quỹ bao gồm:
• Phiếu thu: nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam đều phải có phiếu thu.
• Phiếu chi: Nhằm xác định số tiền mặt thực tế xuất quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi liên quan.
• Giấy đề nghị tạm ứng: là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
• Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của ngƣời nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
• Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của ngƣời nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
• Báo có tiền gửi: Nhằm xác định số tiền gửi ngân hàng nhận đƣợc tại tài khoản ngân hàng, ghi sổ vào tiền gửi và dùng để kế toán đối chiếu với sổ sổ phụ ngân hàng.
e. Chế độ chứng từ về tài s n cố định
Để kịp thời theo dõi và quản lý tốt tài sản cố định sử dụng trong Doanh nghiệp, kế toán cần phải tổ chức thực hiện đầy đủ việc ghi chép vào các chứng từ và sổ sách khác nhau về tài sản cố định. Thông thƣờng doanh nghiệp sử dụng một số các loại chứng từ và sổ sách nhƣ sau:
Biên bản giao – nhận tài sản cố định: Nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, đƣợc cấp trên cấp, đƣợc tặng, biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ thuê ngoài...đƣa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng góp vốn. Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ, sổ kế toán có liên quan.
Biên bản thanh lý tài sản cố định: Xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán.
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ: Dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tƣợng sử dụng TSCĐ hàng tháng.
Biên bản kiểm kê TSCĐ: nhằm xác nhận số lƣợng, giá trị tài sản cố định hiện có, thừa thiếu so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cƣờng quản lý tài sản cố định và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch