6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.1.2 Trình tự lưu chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán đƣợc lập ở các bộ phận khác nhau trong công ty, hay từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán và cần phải luân chuyển chứng từ kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bƣớc sau: - Lập chứng từ kế toán, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc công ty ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Công ty tổ chức áp dụng các mẫu chứng từ tƣơng đối đầy đủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, riêng hóa đơn bán hàng thì đăng ký sử dụng theo đặc thù của công ty để quảng bá thƣơng hiệu, giới thiệu công ty nên rất phù hợp, linh động. Các chứng từ đƣợc đánh số liên tục nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất… nên rất dễ dàng kiểm tra, tránh tình trạng mất mát có thể xảy ra.
Trích dẫn trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty
Ngày 11/12/2015, Phân xƣởng cơ khí có nhu cầu sử dụng một máy cuốn tole nên làm đề nghị mua hàng (điền tay vào mẫu BM7.4/01-01). Sau đó ngày 12/12/2015, công ty gởi đơn đặt hàng (1412/ĐĐH-KGMEX) cho công ty TNHH Nhật Trƣờng, và cũng ngay ngày này Công ty TNHH Nhật Trƣờng và Công ty Cổ Phần Cơ Khí Kiên Giang ký hợp đồng mua bán (0112/HĐNT/2015) với giá trị hợp đồng là 130.000.000đ (Chƣa bao gồm thuế GTGT). Sau đó ngày 16/12/2015, công ty TNHH Nhật Trƣờng giao hàng
(Hóa đơn GTGT 0000168) và đƣợc công ty cổ phần Cơ Khí Kiên Giang tiếp nhận theo biên bản nghiệp thu (BM7.4/01-04). Đến ngày 26/12/2015, công ty giao tài sản cho Phân xƣởng cơ khí theo biên bản giao nhận TSCĐ để đƣa vào hoạt động và để thanh toán cho nhà cung cấp bộ phận mua hàng làm bảng kê chứng từ thanh toán, sau đó bộ phận kế toán lập phiếu kế toán để bàn giao đƣa vào sử dụng.