6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
3.2.9.Hoàn thiện tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán
hiệu quả cao.
- Công ty nên bố trí nơi làm việc rộng rãi hơn, tối thiểu mỗi bàn làm việc cách nhau 1 mét, bàn trên cách bàn dƣới tối thiểu 2 mét, lối đi thông thoáng hơn để tạo môi trƣờng làm việc thoải mái hơn. Mặt khác, công ty nên bố trí bàn ghế cho khách ngồi khi giao dịch và mỗi bàn làm việc của nhân viên kế toán nên bố trí thêm ghế để nhân viên trong công ty ngồi khi trao đổi công việc với Phòng Kế toán.
- Trƣớc khi, đầu tƣ phần mềm kế toán cần nghiên cứu thật kỹ về đặc điểm phần mềm, xem phần mềm có đáp ứng đƣợc yêu cầu của công ty hay không. Trong quá trình sử dụng phần mềm, cần khai thác triệt để các tính năng của phần mềm để phát huy tính ƣu việt và hiệu quả từ việc đầu tƣ mang lại.
- Định kỳ, hoặc khi có sự thay đổi về chế độ chính sách tài chính, công ty cần phải nâng cấp phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác kế toán, lập các báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác, đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành, giảm thiểu công việc, thời gian cho nhân viên kế toán, và các cấp lãnh đạo.
3.2.9. Hoàn thiện tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán toán
Lƣu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán có ý nghĩa rất quan trọng đối với một đơn vị kinh tế; nếu một tài liệu không may bị thất lạc hoặc bị rách sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến công ty, không có tài liệu để giải trình với các cơ quan kiểm tra. Vì thế, các tài liệu kế toán cần cất giữ, bảo quản cẩn thận. Tác giả
xin đề xuất một số biện pháp hoàn thiện hơn công tác tổ chức lƣu trữ và tiêu hủy tài liệu tại công ty nhƣ sau:
- Công ty nên trang bị các tủ kế toán có khóa cẩn thận. Nhân viên kế toán cần theo dõi nếu phát hiện tủ bị hƣ khóa phải báo ngay cho nhân viên bảo trì sửa chữa ngay không để tình trạng khóa bị hƣ quá một ngày, tránh mất chứng từ ngoài ý muốn.
- Công ty nên trang bị một phòng lƣu trữ tài liệu kế toán riêng và sắp xếp, bố trí tủ lƣu trữ hợp lý và khoa học. Điều này sẽ làm cho các chứng từ mang tính bảo mật hơn, không có ai đƣợc vào phòng khi không có phận sự, tránh bị mất tài liệu quan trọng, ảnh hƣởng đến quá trình quyết toán thuế, báo cáo với cơ quan Nhà nƣớc.
- Bộ phận kế toán nên ghi chép vào một cuốn sổ vị trí của từng loại tài liệu đã lƣu trữ, thứ tự để các tài liệu dễ kiểm tra, tìm kiếm khi cần thiết, đặc biệt là các nhân viên kế toán mới vào làm có thể nắm bắt đƣợc vị trí lƣu trữ các tài liệu.
- Công ty định kỳ hàng năm nên tổ chức kiểm tra lại tài liệu kế toán tại kho lƣu trữ, phân loại ra các loại tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ, từ đó có kế hoạch tiêu hủy tài liệu kế toán theo đúng luật kế toán quy định. Thực hiện tốt việc tiêu hủy tài liệu kế toán, giúp giải phóng mặt bằng làm việc và qua đó giúp việc bảo quản tài liệu kế toán đƣợc tốt hơn thông qua việc phát hiện điều kiện về cháy nổ, mối mọt, … có khả năng làm hƣ hại tài liệu kế toán.
3.3. ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ KIÊN GIANG
3.3.1. Vai trò của Hội đồng quản trị và an giám đốc
- Hội đồng quản trị cần Giám sát, chỉ đạo Giám đốc điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, tạo điều kiện cho bộ phận kế toán hoạt
động có hiệu quả thông qua việc quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định các chính tiền lƣơng và quyền lợi khác cho bộ phận quản lý theo đúng chế độ, pháp luật do nhà nƣớc quy định.
- Giám đốc công ty là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đƣợc giao cho nên với chức danh này cần phải có kiến thức về pháp luật kinh doanh doanh. Giám đốc phải tuyển dụng và bố trí lao động đúng trình độ chuyên môn, nhất là bộ phận kế toán phải đảm bảo về tiêu chuẩn, điều kiện làm kế toán theo quy định pháp luật về kế toán, tạo điều kiện cho kế toán đƣợc thể hiện đầy đủ quyền hạn của mình: độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
3.3.2. Vai trò của bộ phận kế toán
- Đối với kế toán trƣởng phải thực hiện tốt các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán; tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành; lập báo cáo tài chính đúng chế độ kế toán mà công ty áp dụng.
- Đối với nhân viên kế toán: phải có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc đƣợc phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi để làm việc khác, phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho ngƣời làm kế toán mới.
- Bộ phận kế toán phải nghiên cứu đầy đủ chính sách, pháp luật về kế toán hiện hiện hành, hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến, trang thiết bị cơ sở vật chất phù hợp để đề xuất với giám đốc nhằm thực hiện tốt chức năng về cung cấp thông tin cho giám đốc điều hành hoạt động của công ty một cách hiệu quả nhất.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Từ nền tảng là cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp đã tìm hiểu ở chƣơng 1 cùng với việc phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang ở chƣơng 2, trong chƣơng 3 của đề tài tác giả đã tập trung đƣa ra hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang không chỉ phù hợp với tình hình kinh doanh, tiết kiệm đƣợc chi phí mà còn cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ phù hợp với yêu cầu của Ban Giám đốc. Nội dung của các giải pháp tập trung chủ yếu về tổ chức chứng từ, HTTK, sổ kế toán, lƣu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán, bộ máy kế toán, tổ chức kiểm tra, phân tích kinh tế và cơ sở vật chất tại công ty.
KẾT LUẬN
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hƣởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tƣợng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc.
Qua nhiều năm hoạt động, công ty công ty Cổ phần cơ khí Kiên Giang đã và đang thể hiện đƣợc chỗ đứng vững chắc cho mình trên thị trƣờng. Trong đó tổ chức công tác kế toán đƣợc đánh giá là góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo công ty, tạo tiền đề đƣa ra các phƣơng hƣớng hoạt động kinh doanh cho đơn vị mình.
Vì vậy trong đề tài này, tác giả đã trình bày theo thứ tự chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán, đề làm nền tảng cho chƣơng 2: Phân tích, so sánh và tổng hợp các số liệu, tình hình thực tế tại công ty công ty Cổ phần cơ khí Kiên Giang, đánh giá đƣợc những kết quả đạt đƣợc và những hạn chế trong việc tổ chức công tác kế toán tại công ty. Từ những phân tích và đánh giá thực trạng ở chƣơng 2. Chƣơng 3 đã kết hợp với việc khảo sát, đƣa ra những giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty công ty Cổ phần cơ khí Kiên Giang cụ thể là:
- Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
- Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty - Hoàn thiện tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
- Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán
- Hoàn thiện tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh
- Hoàn thiện tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán.
- Hoàn thiện tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán
Từ những kiến thức đã đƣợc học trong trƣờng và một số kinh nghiệm làm việc thực tế, tác giả đã vận dụng trình bày và đề xuất trong đề tài với hy vọng có thể giúp cho kế toán trƣởng và ban lãnh đạo công ty tham khảo nhằm khắc phục những mặt còn hạn chế trong tổ chức công tác kế toán, giúp cho công ty ngày càng phát triển và mở rộng đầu tƣ trong lĩnh vực kinh doanh.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1].Bộ tài chính (2000), Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán, nhà xuất bản tài chính, Hà Nội.
[2].Bộ tài chính (2006), Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, thuvienphapluat.vn. [3].Bộ tài chính (2008), Giáo trình kế toán doanh nghiệp sản xuất, nhà xuất
bản tài chính, Hà Nội.
[4].Bộ tài chính (2014), thông tư 200/2014/TT-BTC, thuvienphapluat.vn. [5].Chính phủ (2003), Nghị đinh 129/2004/NĐ-CP, thuvienphapluat.vn. [6].Công ty cổ phần kế toán 1-V, http://www.1vs.vn/HoTro/tai-lieu-ho-
tro/1CKETOANKhoiDau.php?ELEMENT_ID=7392
[7].Công ty cổ phần MISA (2015), Giáo trình kế toán MISA, nhà xuất bản thống kê, Hà Nội.
[8].Nguyễn Thị Kim Hƣơng, nội dung tổ chức chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp, http://kdtqt.duytan.edu.vn/Home/ArticleDetail/vn/33/2487/noi- dung-to-chuc-chung-tu-ke-toan-o-mot-doanh-nghiep
[9].Kế toán thiên ƣng, http://ketoanthienung.com/tai-khoan-ke-toan-la-gi-he- thong-tkkt.htm
[10].Quốc Hội (2003), Luật kế toán số 03/2003/QH11, thuvienphapluat.vn [11].Trƣờng Đại học Kinh tế TP. HCM (2012), Tổ chức công tác kế toán
PHỤ LỤC 1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Phụ lục số 1.1 ảng chấm công thời gian
Phụ lục số 1.3: Phiếu nhập kho
Phụ lục số 1.6: Phiếu thu tiền mặt
Phụ lục số 1.9: Phiếu kế toán
Phụ lục số 1.12: Phiếu thu tiền gửi
Phụ lục số 1.14: ảng phân bổ công cụ dụng cụ
PHỤ LỤC 2. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN
TK TÊN TÀI KHOẢN
111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 112 Tiền gửi Ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ
128 Đầu tƣ nắm giữ đến ngày đáo hạn 1281 Tiền gửi có kỳ hạn
131 Phải thu của khách hàng
1311 Phải thu của khách hàng Cơ Khí 1312 Phải thu của khách hàng Trụ 1313 Phải thu của khách hàng Xây lắp 1314 Phải thu của khách hàng Xe
1315 Phải thu của khách hàng Dịch vụ, phụ tùng 1316 Phải thu của khách hàng thép
1318 Phải thu của khách hàng khác
133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
1331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 138 Phải thu khác 1388 Phải thu khác 13881 Phải thu khác_CBCNV 13882 Phải thu khác_Khác 141 Tạm ứng 1411 Tạm ứng Công trình 1412 Tạm ứng CBCNV 152 Nguyên liệu, vật liệu
TK TÊN TÀI KHOẢN
1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ 1523 Nhiên liệu
1524 Phụ tùng thay thế 1528 Phế liệu
153 Công cụ, dụng cụ 1531 Công cụ, dụng cụ
154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
1541 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Cơ khí 1542 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Trụ điện 1543 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang xây lắp
1544 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang SP đúc kim loại 1545 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang mặt bích +Tiếp địa 1546 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang phân xưởng ô tô
155 Thành phẩm
1551 Thành phẩm nhập kho
15511 Thành phẩm nhập kho SP Bê tông 15512 Thành phẩm nhập kho SP đúc kim loại 156 Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa
211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị
2113 Phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 213 Tài sản cố định vô hình 2131 Quyền sử dụng đất
TK TÊN TÀI KHOẢN 2135 Chƣơng trình phần mềm 2138 TSCĐ vô hình khác 214 Hao mòn tài sản cố định 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 229 Dự phòng tổn thất tài sản 2293 Dự phòng phải thu khó đòi 2294 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 242 Chi phí trả trƣớc 2421 Chi phí trả trƣớc ngắn hạn 2422 Chi phí trả trƣớc dài hạn 244 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cƣợc 2441 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn 2422 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cƣợc dài hạn 331 Phải trả cho ngƣời bán
3311 Phải trả cho ngƣời bán phòng kế hoạch kinh doanh 3313 Phải trả cho ngƣời bán xây lắp
3314 Phải trả cho ngƣời bán xe
3315 Phải trả cho ngƣời bán dịch vụ, phụ tùng 3318 Phải trả cho ngƣời bán khác
333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
33311 Thuế giá trị gia tăng đầu ra 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
TK TÊN TÀI KHOẢN
3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất
3338 Thuế bảo vệ môi trƣờng và các loại thuế khác 33382 Các loại thuế khác
334 Phải trả ngƣời lao động
3341 Phải trả công nhân viên cơ khí 3342 Phải trả công nhân viên bê tông 3345 Phải trả công nhân viên sửa chữa ô tô 3346 Phải trả bộ phận gián tiếp
3347 Phải trả BGĐ, KT trƣởng 3348 Phải trả HĐQT
335 Chi phí phải trả
3351 Chi phí phải trả ngắn hạn 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế
3385 Phải trả về cổ phần hoá 3386 Bảo hiểm thất nghiệp 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay và nợ thuê tài chính 3411 Các khoản đi vay
352 Dự phòng phải trả
3521 Dự phòng bảo hành sản phẩm hàng hóa 3522 Dự phòng bảo hành công trình xây dựng 3523 Dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp 3524 Dự phòng phải trả khác
TK TÊN TÀI KHOẢN
353 Quỹ khen thƣởng phúc lợi 3531 Quỹ khen thƣởng
3532 Quỹ phúc lợi
3534 Quỹ thƣởng ban quản lý điều hành công ty 411 Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu
4111 Vốn góp của chủ sở hữu
41111 Cổ đông phổ thông có quyền biểu quyết 41112 Cổ phiếu ƣu đãi
4113 Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu 414 Quỹ đầu tƣ phát triển
417 Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp 421 Lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối
4211 Lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối năm trƣớc 4212 Lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối năm nay 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa
51111 Doanh thu bán hàng hóa_Xe 51112 Doanh thu bán hàng hóa_Phụ tùng 51118 Doanh thu bán hàng hóa_Khác 5112 Doanh thu bán các thành phẩm
51121 Doanh thu bán các thành phẩm_Cơ Khí 51122 Doanh thu bán các thành phẩm_Trụ BT DUL