6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.1.5. Tổ chức bộ máy quản lý
2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy qu n lý
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang)
2.1.5.2 Chức năng nhiệm vụ các bộ phận a. Hội đồng qu n trị a. Hội đồng qu n trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
+ Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm;
+ Xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các mục tiêu chiến lƣợc đƣợc Đại hội đồng cổ đông thông qua;
+ Bổ nhiệm và bãi nhiệm các cán bộ quản lý Công ty theo đề nghị của Giám đốc và quyết định mức lƣơng của họ;
+ Quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty;
+ Giải quyết các khiếu nại của Công ty đối với cán bộ quản lý cũng nhƣ quyết định lựa chọn đại diện của Công ty để giải quyết các vấn đề liên quan tới các thủ tục pháp lý đối với cán bộ quản lý đó;
+ Đề xuất các loại cổ phiếu có thể phát hành và tổng số cổ phiếu phát hành theo từng loại;
+ Đề xuất việc phát hành trái phiếu chuyển đổi và các chứng quyền cho phép ngƣời sở hữu mua cổ phiếu theo mức giá định trƣớc;
+ Quyết định giá chào bán trái phiếu, cổ phiếu và các chứng khoán chuyển đổi trong trƣờng hợp đƣợc Đại hội đồng cổ đông uỷ quyền;
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc, cán bộ quản lý khác, ngƣời đại diện của Công ty. Việc bãi nhiệm nêu trên không đƣợc trái với các quyền theo hợp đồng của những ngƣời bị bãi nhiệm (nếu có);
+ Báo cáo Đại hội đồng cổ đông việc Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám đốc;
b. Ban kiểm soát
Do Đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty.
Ban kiểm soát có quyền hạn và trách nhiệm sau đây:
- Đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề có liên quan;
- Thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tính chất và phạm vi kiểm toán trƣớc khi bắt đầu việc kiểm toán;
- Xin ý kiến tƣ vấn chuyên nghiệp độc lập hoặc tƣ vấn về pháp lý và đảm bảo sự tham gia của những chuyên gia bên ngoài công ty với kinh nghiệm trình độ chuyên môn phù hợp vào công việc của công ty nếu thấy cần thiết;
- Kiểm tra báo cáo tài chính năm, các báo cáo 06 tháng hoặc quý;
- Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng nhƣ mọi vấn đề mà kiểm toán viên độc lập muốn bàn bạc;
- Xem xét thƣ quản lý của kiểm toán viên độc lập và ý kiến phản hồi của ban quản lý công ty;
- Xem xét báo cáo của công ty về các hệ thống kiểm soát nội bộ trƣớc khi Hội đồng quản trị chấp thuận;
c. Giám đốc công ty
- Giám đốc là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao.
- Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
+ Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tƣ của Công ty đã đƣợc Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua;
+ Quyết định tất cả các vấn đề không cần phải có nghị quyết của Hội đồng quản trị, bao gồm việc thay mặt Công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thƣơng mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thƣờng nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất;
+ Kiến nghị số lƣợng và các loại cán bộ quản lý mà Công ty cần tuyển dụng để Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm nhằm thực hiện các hoạt động quản lý tốt theo đề xuất của Hội đồng quản trị, và tƣ vấn để Hội
đồng quản trị quyết định mức lƣơng, thù lao, các lợi ích và các điều khoản khác của hợp đồng lao động của cán bộ quản lý;
+ Tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để quyết định số lƣợng ngƣời lao động, mức lƣơng, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và các điều khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động của họ;
+ Tổ chức xây dựng và trình Hội đồng quản trị phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp theo trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu của ngân sách phù hợp cũng nhƣ kế hoạch tài chính năm (05) năm;
d. Phòng Tổ chức - Hành chính
- Giúp Giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý, thực hiện công tác cán bộ, chế độ chính sách cho ngƣời lao động.
- Đề xuất cơ cấu tổ chức bộ máy cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
- Thực hiện quy trình tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, thực hiện chế độ nâng bậc, nâng ngạch, chế độ tiền lƣơng, chế độ bảo hiểm, chế độ bảo hộ lao động.
- Xây dựng định mức lao động cho từng bộ phận theo chức năng, nhiệm vụ.
- Canh giữ an ninh trật tự và bảo vệ an toàn cơ sở vật chất và tài sản công ty.
- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng pháp luật.
- Xử lý công văn đến, công văn đi, phân phối và lƣu trữ tài liệu theo đúng quy định.
- Trƣởng phòng Tổ chức - Hành chính là thành viên của Hội đồng Lƣơng, Khen thƣởng, Kỷ luật của Công ty.
e. Phòng Tài chính - Kế toán
- Tham mƣu, giúp Giám đốc công ty trong quản lý các hoạt động tài chính, kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản và tiền vốn của công ty.
- Xây dựng và kiện toàn hệ thống quản lý tài chính - kế toán phù hợp với quy định của pháp luật và đặc thù của công ty.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính của công ty.
- Kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí, tài sản và nguồn vốn của công ty. - Tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán.
- Kế toán trƣởng kiêm Trƣởng phòng Tài chính - Kế toán, chịu trách nhiệm trƣớc công ty và pháp luật về việc tổ chức thực hiện thu thập, ghi chép, tổng hợp và hạch toán kế toán đối với toàn bộ hoạt động đầu tƣ, kinh doanh của công ty theo đúng quy định, chế độ kế toán, đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời.
f. Phòng Kế hoạch - Kinh doanh
- Tham mƣu, giúp Giám đốc xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh; cung ứng vật tƣ, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất; mua sắm máy móc, thiết bị trong hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản, thiết bị văn phòng… của công ty.
- Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh các sản phẩm cơ khí, bê tông của Công ty đạt hiệu quả cao nhất; Thƣờng xuyên thu thập, phân tích thông tin thị trƣờng để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời cho phù hợp tình hình.
- Tổ chức tiếp thị, nghiên cứu mở rộng thị trƣờng, đề xuất các chủ trƣơng, chính sách bán hàng phù hợp... nhằm đẩy mạnh sản lƣợng tiêu thụ các sản phẩm cơ khí, bê tông của Công ty, đề xuất các mặt hàng kinh doanh mới.
- Tổ chức cung ứng vật tƣ, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, mua sắm máy móc, thiết bị trong công ty.
g. Phòng Qu n lý xây lắp điện
- Giúp Giám đốc Công ty quản lý công tác đấu thầu và hoạt động xây lắp điện trong công ty.
- Tổ chức thi công công trình đúng các yêu cầu theo hợp đồng đã ký về kỹ thuật, thẩm mỹ, chất lƣợng công trình và tiến độ thực hiện.
- Thực hiện chế độ, quyền lợi cho công nhân đội đúng theo quy định. - Trang bị bảo hộ lao động đầy đủ cho công nhân; Đảm bảo an toàn tuyệt đối trong suốt quá trình thi công.
- Cung ứng vật tƣ, theo dõi thực hiện hợp đồng, giám sát thi công, nghiệm thu, quyết toán các công trình xây lắp điện.
- Phòng Quản lý xây lắp điện trực tiếp quản lý và điều hành các đội Xây lắp điện của Công ty.
h. Xí nghiệp Cơ khí
Xí nghiệp Cơ khí là bộ phận trực thuộc của Công ty, có chức năng sản xuất các sản phẩm cơ khí, hỗ trợ kỹ thuật cho các bộ phận khác, thực hiện các chuyển giao công nghệ, phát triển sản phẩm cơ khí mới.
- Lập kế hoạch và tổ chức gia công, lắp đặt các sản phẩm cơ khí.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác sửa chữa, bảo trì và kiểm định thiết bị.
- Xây dựng và giám sát việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật. - Kiểm soát chất lƣợng nguyên liệu đầu vào, sản phẩm đầu ra.
- Lập thiết kế, dự toán, hợp đồng thi công, theo dõi thực hiện hợp đồng; nghiệm thu đƣa vào sử dụng đối với hoạt động mua sắm thiết bị, chuyển giao công nghệ, thiết bị văn phòng và xây dựng cơ bản liên quan đến Xí nghiệp.
- Nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, phát triển các sản phẩm cơ khí.
i. Xí nghiệp Bê tông
xuất các sản phẩm bê tông, thực hiện các chuyển giao công nghệ, phát triển sản phẩm bê tông mới.
- Lập kế hoạch và tổ chức gia công, lắp đặt các sản phẩm bê tông.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác sửa chữa, bảo trì và kiểm định thiết bị.
- Kiểm soát chất lƣợng nguyên liệu đầu vào, sản phẩm đầu ra.
- Lập thiết kế, dự toán, hợp đồng thi công, theo dõi thực hiện hợp đồng; nghiệm thu đƣa vào sử dụng đối với hoạt động mua sắm thiết bị, chuyển giao công nghệ, thiết bị văn phòng và xây dựng cơ bản liên quan đến Xí nghiệp.
k. Trung tâm Ô tô
- Trung tâm ô tô là bộ phận trực thuộc của công ty, có chức năng mua bán ô tô, phụ tùng ô tô; sửa chữa, bảo trì ô tô.
- Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh ô tô, phụ tùng ô tô, dịch vụ sửa chữa ô tô.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch sửa chữa, bảo trì thiết bị, công cụ, dụng cụ. - Lập thiết kế, dự toán, hợp đồng thi công, theo dõi thực hiện hợp đồng; nghiệm thu đƣa vào sử dụng đối với hoạt động mua sắm thiết bị, chuyển giao công nghệ, thiết bị văn phòng và xây dựng cơ bản liên quan đến Trung tâm.
l. Chi nhánh Kiên Lương
- Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh; kế hoạch sản xuất; cung ứng vật tƣ, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trong phạm vi hoạt động của Chi nhánh.
- Chủ động phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ của công ty và giữ vai trò chủ trì trong việc xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá tiền công, giá thành sản phẩm sản xuất, giá bán hàng hóa kinh doanh, nghiên cứu phát triển sản phẩm trong phạm vi hoạt động của chi nhánh và công tác tiếp thị, quảng bá thƣơng hiệu, mở rộng thị trƣờng trong địa bàn huyện Kiên Lƣơng và thị xã Hà Tiên.
2.1.6 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh
Bảng 2.4. Một số chỉ tiêu phân tích kết quả hoạt động kinh doanh
(Đơn vị tính: ngàn đồng)
TT Sản phẩm dịch
vụ 2013 2014 2015
1 Doanh thu thuần
hoạt động SXKD 233.997.689 264.562.343 471.975.222
2 Giá vốn hàng bán 209.581.575 239.440.051 437.727.792
3 Chi phí bán hàng 5.180.207 5.397.607 6.876.534
4 Chi phí quản lý
doanh nghiệp 12.382.907 13.083.581 16.306.408
5 Lợi nhuận từ hoạt
động kinh doanh 6.853.000 6.641.105 11.064.486
(Nguồn: Báo cáo kết quả HĐKD Công ty cổ phần Cơ Khí Kiên Giang)
Từ số liệu trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Năm 2014 so với năm 2013, ta thấy:
Doanh thu tăng 30.564.654.614, tỷ lệ tăng 13%
Giá vốn hàng bán tăng 29.858.475.514, tỷ lệ tăng 14% Chi phí bán hàng tăng 217.400.262, tỷ lệ tăng 4%
Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 700.673.770, tỷ lệ tăng 6%
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm 211.894.932, tỷ lệ giảm 3% Mặc dù doanh thu tăng 13%, nhƣng chi phí về giá vốn lại tăng 14%, chi phí bán hàng tăng 4%, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 6% làm cho lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm 3%.
Năm 2015 so với năm 2014, ta thấy:
Doanh thu tăng 207.412.878.635, tỷ lệ tăng 78%
Giá vốn hàng bán tăng 198.287.742.308, tỷ lệ tăng 83% Chi phí bán hàng tăng 1.478.927.055, tỷ lệ tăng 27%
Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 3.222.827.850, tỷ lệ tăng 25% Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng 4.423.381.422, tỷ lệ tăng 67%
Các chỉ tiêu tăng đáng kể: Doanh thu tăng 78%, chi phí về giá vốn tăng 83%, chi phí bán hàng tăng 27%, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 25% làm cho lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng 67%.
Nguyên nhân từ tháng 05/2014, công ty đã chuyển từ công ty TNHH thành công ty cổ phần, bộ máy công ty đƣợc tổ chức lại, thị trƣờng đƣợc mở rộng đặc biệt nhu cầu về xe ô tô gia đình đƣợc tăng lê đáng kể từ đó làm doanh thu tăng nhanh. Tuy nhiên, xét về yếu tố hiệu quả kinh doanh năm 2015 giảm 1% so với năm 2013 và năm 2014; điều này đƣợc lý giải là do mới chuyển loại hình từ công ty TNHH lên công ty cổ phần nên việc đầu tƣ cơ sở vật chất là rất lớn, và để mở rộng thị trƣờng tiêu thụ nên giá cả sản phẩm cũng rất mềm.
2.1.7 Thuận lợi, khóa khăn và phƣơng hƣớng phát triển
2.1.7.1 Thuận lợi
Do hoạt động đa ngành nghề nên mặc dù môi trƣờng kinh doanh có nhiều biến động trong thời gian qua nhƣng Công ty vẫn đảm bảo đƣợc hiệu quả hoạt động và kinh doanh có tăng trƣởng.
Chất lƣợng sản
phẩm của Công ty đƣợc giữ vững, từng bƣớc đƣợc khách hàng chấp nhận, uy tín đƣợc xác lập và thị trƣờng ngày càng mở rộng khắp khu vực ĐBSCL và sang Campuchia.
Cơ sở vật chất từng bƣớc đƣợc đầu tƣ và bắt đầu mang lại hiệu quả sử dụng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy dần hoàn thiện, ổn định. Chất lƣợng nguồn nhân lực đƣợc nâng lên. Sức mạnh đoàn kết nội bộ đƣợc giữ vững, sức mạnh trí tuệ tập thể đƣợc phát huy.
2.1.7.2 Khó khăn
Do Công ty hoạt động đa ngành nghề nên nguồn lực luôn bị phân tán, tính chuyên nghiệp chƣa cao, thiếu sức cạnh tranh với các doanh nghiệp chuyên ngành.
Sản phẩm có hàm lƣợng kỹ thuật, hàm lƣợng chất xám chƣa cao nên phải chịu nhiều cạnh tranh (nhất là trong lĩnh vực cơ khí), tỷ suất lợi nhuận theo ngành thấp.
Đặc thù sản phẩm có vòng quay vốn chậm, vốn lƣu động chủ yếu vay từ ngân hàng nên chi phí lãi vay lớn, kế hoạch tài chính luôn bị động làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Cơ sở vật chất, máy móc thiết bị bƣớc đầu đã đƣợc đầu tƣ nhƣng chƣa đầy đủ và đồng bộ; Công ty còn thiếu máy móc thiết bị hiện đại nhằm nâng cao năng suất, tiết kiệm nguyên nhiên vật liệu; Nhà xƣởng sản xuất nằm trong khu dân cƣ nên bị hạn chế hoạt động làm hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất chƣa cao.
Chất lƣợng nguồn nhân lực chƣa ổn định; tuy Công ty đã xây dựng chính sách về nhân lực nhƣng vẫn chƣa thu hút đƣợc nhân sự có chất lƣợng cao; Bộ