6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
1.2.9. Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán
Việc lƣu trữ tài liệu kê toán đƣợc thực hiện theo luật kế toán: tài liệu của đơn vị kế toán nào đƣợc lƣu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó. Kho lƣu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lƣu trữ theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lƣu trữ thực hiện lƣu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên [5, tr.11]
Tài liệu kế toán phải đƣợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ. Tài liệu kế toán lƣu trữ phải là bản chính.
Trƣờng hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận [10, tr.14].
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lƣu trữ theo quy định thì đƣợc phép tiêu hủy theo quyết định của ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền.
Tài liệu kế toán lƣu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu hủy tự chọn. Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì tiêu hủy bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán [5, tr.13]
Ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trƣởng và đại diện của bộ phận lƣu trữ.
Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ”
“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lƣu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lƣu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy”.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chƣơng này trình bày những cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, giúp cho tác giả cũng nhƣ ngƣời đọc hiểu đƣợc khái niệm, vai trò và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán; đồng thời nắm đƣợc các nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Qua chƣơng này chúng ta nhận thấy rằng tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hƣởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tƣợng có quyền hạn trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nƣớc. Chính vì vậy, tổ chức công tác kế toán là những nội dung quan trọng cần đƣợc xem xét.
Từ những cơ sở lý luận đã đƣợc hệ thống hóa đã giúp tác giả có nền tảng để tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn những vấn đề có liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần cơ khí Kiên Giang.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN