6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.3.Phương diện hoạt động kinh doanh nội bộ
a. Tình hình hoạt động kinh doanh nội bộ của công ty
Quy trình kinh doanh nội bộ của Công ty bao gồm 4 quá trình cụ thể gồm: Quy trình dự thầu (chu trình cải tiến), quy trình thi công dự án, quy trình thanh toán (chu trình hoạt động và quy trình an toàn, bảo trì – bảo hành), (chu trình sau bán hàng) được thể hiện trong Phụ lục 02.
Quy trình dự thầu:
Khi có thông tin về dự án thi công, bộ phận dự thầu có trách nhiệm tìm gói thầu bao gồm thông tin về chủ đầu tư, các tiêu chuẩn kỹ thuật của dự án sắp dự thầu. Sau đó bộ phận dự thầu tập hợp thông tin và lập thuyết minh về các biên pháp thi công báo cáo cho Ban giám đốc. Căn cứ vào điều kiện năng lực công ty, Ban giám đốc sẽ chấp nhận hoặc không chấp nhận dự thầu. Nếu ban giám đốc chấp nhận dự thầu thì bộ phận dự thầu tiến hành lập hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực công ty, đồng thời bộ phận kỹ thuật phân tích nội dung chi tiết của gói thầu và biện pháp thi công cụ thể của dự án và chịu trách nhiệm lập giá dự thầu và giá trị dự thầu, chuyển cho bộ phận dự thầu tiến hành làm thủ tục gửi hồ sơ dự thầu đến khách hàng.
Quy trình thi công:
Sau khi trúng thầu hồ sơ kỹ thuật chuyển về phòng dự án, kiểm tra bảng khối lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của vật liệu, phạm vi công việc của từng gói thầu, sau đó liên hệ các thầu phụ thương lượng giá tốt nhất để ký kết hợp đồng và liên hệ trực tiếp ban chỉ huy công trình về nhu cầu thực tế phát sinh. Bộ phận thu mua chịu trách
nhiệm lên kế hoạch cung ứng vậu tư, máy móc thiết bị và liên hệ trực tiếp với ban chỉ huy công trường để đáp ứng nhu cầu thực tế của công trình. Thông tin về thầu phụ và nhà cung cấp phải được chuyển đến phòng kế toán để kế toán theo dõi, cập nhật công nợ một cách chính xác và nhanh chóng.
Quy trình thanh toán:
Thanh toán với Chủ đầu tư: Căn cứ vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng cũng như tiến độ thi công, kế toán liên hệ với chủ đầu tư để nhận thanh toán.
Thanh toán với nhà cung cấp, thầu phụ:
-Đối với thầu phụ kế toán công trình có nhiệm vụ tập hợp hồ sơ khối lượng xác nhận khối lượng thực tế thi công tại công trình đã được bộ phận kỹ thuật, ban chỉ huy công trình xét duyệt. Sau đó kế toán công trình chuyển các khối lượng phát sinh thực tế đến bộ phận kỹ thuật kiểm tra xét duyệt trước khi chuyển cho kế toán công nợ lập kế hoạch thanh toán
- Đối với thanh toán cho nhà cung cấp, sau khi kế toán công trình tập hợp đầy đủ chứng từ có trách nhiệm chuyển về kế toán công nợ tại trụ sở chính để tiến hành kiểm tra đối chiếu với đơn hàng được phòng thu mua chuyển xuống trước đó và lên kế hoạch thanh toán.
-Quy trình thanh toán công nợ cho thầu phụ hay nhà cung cấp đều bắt buộc phải được sự xét duyệt của giám đốc dự án.
Quy trình an toàn, bảo hành bảo trì:
Quy trình an toàn: Ban an toàn chịu trách nhiệm lên kế hoạch nhu cầu cấp cụ thể như việc phát đồ, dụng cụ bảo hộ lao động như kiếng bảo hộ, nón bảo hộ, giày, quần áo bảo hộ, các biển báo an toàn, thẻ ra vào công trình, hệ thống lưới bao che, giàn giáo và phụ trách mua bảo hiểm tai nạn cho công nhân, kỹ sư làm việc tại công trình. Chịu trách nhiệm trực tiếp và xuyên suốt về an ninh, an toàn lao động trong suốt thời gian thi công dự án.
Quy trình bảo trì: Bộ phận Bảo trì - bảo hành có tổng cộng 20 nhân viên. -Đối với công việc bảo trì: Trưởng bộ phận bảo trì - bảo hành có trách nhiệm đối chiếu với hợp đồng bảo trì ký kết từ đó lên kế hoạch về khối lượng công việc và
chi phí để tiến hành bảo trì cho khách hàng.
-Đối với công việc bảo hành: khi nhận được yêu cầu của khách hàng, Trưởng bộ phận bảo trì, bảo hành tiến hành xem xét các điều khoản và các khoản mục bảo hành trong hợp đồng lên kế hoạch về chi phí cũng như nhân lực để tiến hành bảo hành. Sau khi hoàn thành việc bảo hành bảo trì, công nhân thực hiện phải lập Biên bản nghiệm thu và được Chủ đầu tư ký duyệt các hạng mục đã thực hiện theo yêu cầu. Có thể mô tả quy trình kinh doanh hiện tại của công ty như Hình 2.4 như sau:
Hình 2.4. Quy trình kinh doanh của Công ty
(Nguồn: Sổ tay Công ty – 2015) b. Đánh giá tình hình hoạt động nội bộ của công ty
Công ty đánh giá thành quả hoạt động về phương diện quy trình kinh doanh nội bộ chủ yếu kiểm soát chất lượng, tiến độ công trình và kiểm chi phí vật tư hàng hóa, khối lượng thi công của thầu phụ phát sinh và đưa ra quy trình kiểm soát dõi tình hình sử dụng công cụ, dụng cụ và máy móc thiết bị sử dụng ở công trình.
Sau khi quyết toán dự án, Công ty tiến hành tìm hiểu và thu thập các ý kiến của khách hàng đánh giá về chất lượng các hạng mục thi công, máy móc thiết bị, sự an toàn,… đã đề cập trong phương diện khách hàng ở trên.
Hầu hết, các chỉ tiêu đều được khách hàng đánh giá tương đối tốt, tuy nhiên, cũng có một số ý kiến của khách hàng yêu cầu về việc cải tiến một số hạng mục và Công ty cũng đã ghi nhận đánh giá của khách hàng và tiến hành rà soát các vấn đề bị đánh giá thấp. Từ đó thiết lập các biện pháp nhằm cải thiện những thiếu sót tồn tại trong quy trình HĐKD nội bộ.