5. Kết cấu đề tài
2.1.5 Cơ cấu tổ chức cả công ty
Để hoạt động sản xuất kinh doanh vận hành một cách tối ưu thì không thể thiếu được đội ngũ nhân sự. Bộ máy quản lý của Công ty giữ vai trò chủ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Đội ngũ nhân sự sẽ giúp giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất và kinh doanh.
Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm phê duyệt định mức sản xuất, phê duyệt lệnh sản xuất. Trong công tác quản lý chi phí sản xuất có chức năng điều chỉnh và kiểm soát các khoản mục chi phí của từng phân xưởng. Xác định mục tiêu cho công ty, các phương hướng, biện pháp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, đầu tư kinh phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng kế hoạch tổng hợp: Có chức năng lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, giám sát và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm. Đưa ra phương án
mở rộng hay thu hẹp sản xuất mỗi loại sản phẩm. Xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn và thường xuyên máy móc thiết bị, nhà xưởng, văn phòng…
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ là quản lý theo dõi phản ánh số liệu và tình hình luân chuyển vốn, thường xuyên kiểm tra và báo cáo cho Giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình lợi nhuận … Giải quyết các thủ tục tài chính, các thủ tục đối với ngân hàng ,quản lý giá thành, thanh toán công nợ. Thực hiện các công tác kiểm tra tài chính và kiểm kê tài sản theo định kỳ.
- Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản
phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của xí nghiệp. Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất theo từng yêu cầu quản lý. Tham gia vào việc xây dựng chỉ tiêu hạch toán nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phận có
liên quan. Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành, tổng hợp kết quả qua hạch toán kinh tế của các phân xưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận có liên quan, tính toán phân loại các chi phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanh chóng khoa học. Lập các báo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ giá thành sản phẩm.
Phòng tổ chức: Có chức năng quản lý nhân sự trong công ty, bố trí sắp xếp lao động phù hợp với trình độ và khả năng của từng lao động giúp Ban giám đốc kiểm soát các chi phí nhân công trực tiếp, chi phí tiền lương trong chi phí sản xuất chung, giải quyết các chế độ chính sách và các thủ tục về chế độ trả lương, khen thưởng kỷ luật. Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty. Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty trong công tác quản lý chi phí.
Phòng kỹ thuật: Bao quát chung về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm. Thành lập các bộ phận đảm nhận các hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm trong công ty cho phù hợp. Theo dõi, kiểm tra tỉ lệ và đánh giá cụ thể tình hình chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng. Theo dõi, tổng hợp, phân tích các phát sinh về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Kiểm tra quy trình quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất. Tổng hợp và báo cáo tình hình chất lượng hàng tháng. Quản lý và giám sát việc thực hiện các nội quy về cấp phát vật tư, nguyên phụ liệu sản xuất. Phổ biến và hướng dẫn đến từng tổ sản xuất các yêu cầu về chất lượng sản phẩm. Phát hiện kịp thời những sai hỏng và đề xuất biện pháp sửa chữa. Lập biên bản những trường hợp sai quy trình kỹ thuật và quy rõ trách nhiệm thuộc về ai. Tham gia giải quyết đơn khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Phòng vật tư: Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn công ty nhằm góp phần quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đảm bảo nguyên tắc về chứng từ khi mua vật tư theo quy định của công ty: có biên bản giao, nhận các vật tư, thiết bị cho các bộ phận sử dụng. Biên bản làm căn cứ quyết toán vật tư theo định mức với bên sử dụng. Quản lý toàn bộ vật tư, hàng hóa luân chuyển qua công ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm. Kiểm tra, giám sát quản lý các đơn vị sử dụng các loại vật tư, thiết bị nêu trên để có biện pháp thu hồi khi sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí, thất thoát. Hàng tháng kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho với thủ kho, bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan. Kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, công cụ dụng cụ, giá vật tư theo giá thị trường, đề xuất xử lý số liệu vật tư chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất và các nguyên liệu, vật tư có số lượng lớn bị tồn kho lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ sai quy định của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao. Tham mưu cho Giám đốc các lĩnh vực sau: Công tác quản lý vật tư, thiết bị; tổng hợp, đề xuất mua vật tư; Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nghiên cứu thị trường, cùng với bộ phận kế hoạch tổng hợp lập kế hoạch sản xuất, có trách nhiệm nắm bắt thông tin giá cả, biến động của thị trường để lập định mức cho các chỉ tiêu chi phí sản xuất. Ngoài ra còn đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất, đảm bảo các yếu tố cho quá trình sản xuất kinh doanh.