Quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ không phải là vấn đề thiết yếu mà điều quan trọng phải kể đến đó là việc khách hàng có nhận đƣợc sự quan tâm thích đáng từ phía doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải luôn hiểu rằng khách hàng chỉ mua hàng từ những ngƣời thực sự quan tâm đến nhu cầu, nguyện vọng của họ.
Chính vì vậy, để việc chăm sóc khách hàng thực sự phát huy đúng chức năng của mình, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến tốt các quy trình hoạt động; đầu tƣ cơ sở hạ tầng để phục vụ khách hàng tốt hơn nữa.
Dựa vào từng tình huống, kinh nghiệm và những chính sách của công ty để có thể giải quyết vấn đề của khách hàng một cách tốt nhất. Nếu công ty có đƣợc công cụ lƣu trữ toàn bộ các kiến thức, các tình huống công ty gặp phải trong suốt thời gian hoạt động của mình từ trƣớc đến nay thì đó là giải pháp tốt nhất. Với công cụ này, nhân viên chăm sóc khách hàng hay bất kì nhân sự ở bộ phận nào đi chăng nữa khi gặp tình huống khiếu nại họ đều có thể truy cập vào kho dữ liệu này tham khảo cách giải quyết của các tình huống tƣơng tự trƣớc đó để đƣa ra giải pháp tối ƣu nhất cho khách hàng hiện tại trong thời gian ngắn nhất.
Phản hồi của khách hàng là cách giúp công ty có nhiều khách hàng trung thành hơn. Điều này có thể đƣợc thực hiện bằng cách gửi bảng câu hỏi ngắn về các sản phẩm đã đƣợc bán ra tới các khách hàng. Hoạt động này giúp khách hàng có thêm sự thân thiện và tin tƣởng công ty đồng thời công ty có thể thu thập đƣợc nhiều thông tin hữu ích từ phía khách hàng để từ đó đƣa ra các kế hoạch hoạt động hiệu quả hơn trong tƣơng lai. Các chiến dịch khảo sát này cần đƣợc lƣu trữ lại để làm cơ sở dữ liệu cho các hoạt động về sau của công ty.
17
Doanh nghiệp cũng cần có sự linh hoạt trong phong cách phục vụ khách hàng. Điều này có nghĩa là phải phục vụ khách hàng vào mọi lúc họ cần. Sự linh hoạt còn thể hiện trong việc lấy thông tin phục vụ khách hàng và luôn nỗ lực hoàn thành tốt đáp ứng các nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng trong thời gian nhanh nhất có thể. Công việc này không chỉ riêng của bộ phận chăm sóc khách hàng mà tất cả thành viên trong công ty liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp luôn phải làm việc với thái độ hƣớng đến khách hàng; luôn tƣ duy tìm cách giúp đỡ khách hàng khi họ yêu cầu. Để làm tốt điều này đòi hỏi việc chia sẻ thông tin khách hàng trong nội bộ phải nhanh chóng và có quy trình. Làm tốt đƣợc điều này sẽ là một thành công rất lớn trong việc phát triển khách hàng trung thành. Mỗi thành viên trong công ty luôn phải tâm niệm mỗi việc mình làm luôn nhằm hƣớng đến việc phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Điều đó giúp công ty nhất quán trong từng hoạt động của mình. Công ty sẽ ngày càng nhận đƣợc nhiều sự tin yêu của khách hàng hơn nữa. Trong tất cả các hoạt động xúc tiến giữa hai bên công ty phải nên hoàn thành sớm hơn thời hạn đã định và với chất lƣợng tốt hơn nhƣ đã cam kết.