Chỉ số a: Bộ hồ sơ công văn lưu trữ của nhà trường đã được lưu trữ đầy đủ
theo từng năm học, công văn được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng đi đến và lưu trữ tại tủ nhà trường. Mỗi tổ chức đồn thể Đảng – Cơng đồn - Đồn Thanh niên - Đội Thiếu niên cũng như các phịng chức năng đều được phơ tơ thêm và lưu trữ tài liệu riêng để tiện lợi cho việc cập nhật thông tin giúp cho việc thực hiện nhiệm vụ chun mơn được dễ dàng. Ngồi ra cơng văn cịn được lưu trữ riêng theo chun đề tại phòng Hiệu trưởng [H7.1.07.01]
Chỉ số b: Hàng năm nhà trường đã thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
định kỳ và báo cáo đột xuất về các hoạt động giáo dục với UBND xã, Phòng GD&ĐT và UBND huyện Thanh Sơn. Các báo cáo đều được gửi đúng thời gian quy định và phản ánh trung thực hoạt động của nhà trường ở mỗi thời điểm ( Học kỳ I, học kỳ II, cuối năm học). [H7.1.07.02]
Chỉ số c: Việc Rà soát về các biện pháp thực hiện chế độ thông tin báo cáo
đã được BGH tiến hành thường xuyên sau mỗi giai đoạn và mỗi học kỳ. Những tồn tại yếu kém trong công tác phối hợp trao đổi thông tin và kỹ năng nghiệp vụ soạn thảo trình bày báo cáo… đều được điều chỉnh khắc phục kịp thời. [H7.1.07.03].
1.7.2 Điểm mạnh.
Có sổ cơng văn đến được nhà trường lưu trữ rất cẩn thận, đầy đủ theo từng năm học.
Chế độ báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất được thực hiện nghiêm túc, chế độ kiểm tra thông tin báo cáo đã trở thành nề nếp ở đơn vị.
1.7.3 Điểm yếu.
Một số công văn đi của các tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn Thanh niên, cịn vào sổ công văn đi chưa thường xuyên.
1.7.4 Kế hoạch cải tiến chất lượng.
Tiếp tục cải tiến hình thức nội dung quản lý hồ sơ công văn lưu trữ, bổ sung hệ thống tủ và hộp đựng tài liệu, cập nhật thông tin văn bản chỉ đạo trên mạng internet để đưa vào hồ sơ lưu trữ, kịp thời triển khai tới các tổ chức và cá nhân trong đơn vị.
Xây dựng nề nếp phô tô hoặc in lưu trữ công văn trước khi nộp cấp trên cho các tổ chức đoàn thể. Củng cố hệ thống mẫu báo cáo cho thật hợp lý phù hợp với đơn vị, tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ làm việc nhanh gọn hiệu quả. Đổi mới phương thức chuyển báo cáo thông qua mạng internet. Tiếp tục tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo trình bày báo cáo cho cán bộ các tổ chức đoàn thể và thành viên tổ Văn phịng.
Kiểm tra chặt chẽ việc soạn thảo các cơng văn gửi đi, bám sát theo mẫu, thể thức trình bày, nội dung…
Tiếp tục tăng cường công tác kiểm tra giám sát các biện pháp thực hiện chế độ thông tin báo cáo. Phân công nhịêm vụ kiểm tra cho đồng chí Tổ trưởng tổ Văn phịng và đồng chí Phó hiệu trưởng.
Cập nhật hệ thống những văn bản mới nhất của giáo dục và các ngành có liên quan để phục vụ cho hoạt động thông tin báo cáo cũng như chỉ đạo điều hành các hoạt động giáo dục trong nhà trường.