3. đẶC đIỂM đỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty PVI Hà Nội là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân ựầy ựủ theo quy ựịnh của pháp luật. Công ty có con dấu riêng, nhưng hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và tài chắnh với công ty mẹ.
Căn cứ vào ựặc ựiểm hoạt ựộng kinh doanh, công ty ựã tổ chức quản lý theo 3 cấp:
* Tổng giám ựốc: Giám ựốc công ty chịu trách nhiệm lãnh ựạo và chỉ ựạo trực tiếp tới các phòng quản lý kinh doanh, thay mặt công ty chịu trách nhiệm pháp lý ựối với Nhà nước về mọi hoạt ựộng kinh doanh, ựịnh kỳ báo cáo với cấp trên về tình hình hoạt ựộng của công ty. Kết thúc năm tài chắnh, giám ựốc thực hiện phân tắch tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo tại ựơn vị, giúp việc cho giám ựốc là các phó giám ựốc và các phòng ban chức năng, thực hiện các chức năng quản lý nhất ựịnh.
2 phó tổng giám ựốc công ty chịu trách nhiệm lãnh ựạo và chỉ ựạo trực tiếp tới các phòng quản lý kinh doanh, thay mặt công ty chịu trách nhiệm pháp lý ựối với nhà nước về mọi hoạt ựộng kinh doanh, ựịnh kỳ báo cáo với cấp trên về tình hình hoạt ựộng của công ty. Kết thúc năm tài chắnh, phó tổng giám ựốc thực hiện phân tắch tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo tại ựơn vị, giúp việc cho các phó tổng giám ựốc là các phòng ban chức năng, thực hiện các chức năng quản lý nhất ựịnh.
* Phòng tổ chức hành chắnh
Với 2 thành viên phòng tổ chức phụ trách về công tác nhân sự, kế hoạch tiến lương, giúp giám ựốc xây dựng các phương án tổ chức bộ máy cán bộ quản lý, ựề ra các giải pháp quản lý và sử dụng nhân viên một cách hiệu quả trong quá trình làm việc, tổ chức các khóa học và các khóa ựào tạo nhằm nâng cao trình ựộ chuyên môn nghiệp vụ công nhân viên, ựại lý. đồng thời chịu trách nhiệm cung cấp văn phòng phẩm cho công ty, tổ chức tiếp khách.
* Phòng kế toán tài chắnh
Gồm 7 thành viên, trong ựó có 3 kế toán tổng hợp và 4 kế toán ấn chỉ. Nhiệm vụ chắnh của phòng kế toán là thực hiện quản lý công tác kế toán, thống kê tài chắnh, ựảm bảo vốn hoạt ựộng kinh doanh của công ty, kiểm tra giám sát các phương án kinh doanh thông qua việc tắnh toán chi phắ, mức bồi thường tổn thất, theo dõi dòng lưu chuyển tiền tệ, giúp ban giam ựốc ựề xuất các biện pháp quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả.
*Phòng bồi thường
Thực hiện xây dựng các kế hoạch như dự phòng rủi ro, nghiên cứu và dự báo rủi ro có thể xảy ra trong các tình huống bảo hiểm nhằm xây dựng mức phắ bảo hiểm, mức bồi thường và các ựiều kiện, ựiều khoản bảo hiểm. Tư vấn cho việc ựưa ra các SP mới và cho ban lãnh ựạo trong việc ra quyết ựịnh bồi thường. Kiểm tra, giám sát việc ký hợp ựồng bảo hiểm.
* Phòng tin học
Phụ trách ứng dụng các phần mềm tin học trong quá trình kinh doanh của công ty như: giúp quản lý, giám sát quá trình thu phắ bảo hiểm, cấp ấn chỉ bảo hiểm, tắnh toán rủi ro và tắnh toán tiền bồi thường, quản lý khách hàng. Ban lãnh ựạo và các bộ phận trong công ty làm việc hiệu quả chắnh xác, cập nhật thông tin thị trường và khách hàng môt cách nhanh chóng, chắnh xác, tiết kiệm thời gian và công sức, tiết kiệm chi phắ thông tin.
* Phòng kinh doanh
Thực hiện nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch kinh doanh hàng năm cho công ty, tìm kiếm giao dịch, ựàm phán với khách hàng. Phòng kinh doanh ựược tổ chức với 1 trưởng phòng kinh doanh và 1 phó phòng kinh doanh, một trợ lý kinh doanh và 39 nhân viên kinh doanh.
Các phòng chức năng và phòng nghiệp vụ có quan hệ mật thiết với Ban giám ựốc thực hiện quản lý, ựánh giá tình hình hoạt ựộng kinh doanh, ựưa ra các quy ựịnh nghiệp vụ, ựề ra các biện pháp, ựối sách kịp thời với tình hình cạnh tranh trên thị trường. Ngoài ra, công ty còn có một hệ thống ựại lý, cộng tác viên rộng khắp, ựược quản lý thống nhất bởi phòng kinh doanh và các văn phòng ựại diện tại các khu vực quản lý ựại lý. Các ựại lý này trực tiếp bán BH và tư vấn cho khách hàng về các loại BH, thông tin cho khách hàng về thông tin như: biểu phắ, ựiều khoản, mức bồi thường,...