4.3.3.1. Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn thực hiện chương trình
Hiện nay, các văn bản hƣớng dẫn thực hiện chƣơng trình tạo động lực làm việc tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đã khá đầy đủ, tuy nhiên có một số chƣơng trình vẫn còn thiếu văn bản hƣớng dẫn, đặc biệt là các chƣơng trình nhƣ: Chƣơng trình xây dựng văn hóa nhà trƣờng, Chƣơng trình xây dựng môi trƣờng làm việc. Đây là hai chƣơng trình mà hiện nay thiếu các văn bản hƣớng dẫn để cho các giảng viên có những hành động đúng theo những chuẩn mực văn hóa nhà trƣờng mang
đậm bản sắc Đại học Hải Dƣơng khác biệt so với những trƣờng khác. Tác giả đề xuất hai chƣơng trình trên nhƣ sau:
Chƣơng trình văn hóa nhà trƣờng
QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG Chƣơng I:NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tƣợng áp dụng Điều 2. Nguyên tắc thực hiện
Điều 3. Mục đích
Điều 4. Giải thích từ ngữ
Điều 5. Những việc CBVC và HSSV-HV không đƣợc làm 1. Những quy định chung
2. Đối với CBVC 3. Đối với HSSV-HV
Chƣơng II: TRANG PHỤC, LỄ PHỤC CỦA CBVC, HSSV-HV
Điều 6. Trang phục Điều 7. Lễ phục
1. Lễ phục của nam: 2. Lễ phục của nữ:
Điều 8. Thẻ CBVC, HSSV-HV
Chƣơng III:GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CBVC, HSSV-HV
Điều 9. Yêu cầu chung 1. Văn hóa chào hỏi:
2. Thứ tự ƣu tiên gặp nhau chào
Mục 1: GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CBVC
Điều 10. Giao tiếp và ứng xử với cá nhân, tập thể ngoài trƣờng. 1. Đối với cá nhân, tập thể trong nƣớc:
2. Đối với tổ chức, đối tác nƣớc ngoài: 3. Sử dụng danh thiếp, cách trao danh thiếp: 3.1. Sử dụng danh thiếp
3.2. Cách trao, nhận danh thiếp 3.3. Ứng xử trong khi giới thiệu 3.4. Ứng xử trong khi bắt tay
Điều 11. Ứng xử trong giao tiếp qua điện thoại 1. Trong khi gọi
2. Trong khi nghe
Điều 12. Ứng xử trong việc thực hiện tiết kiệm chống lãng phí và phòng, chống tham nhũng
Điều 13. Ứng xử trong việc xây dựng uy tín, thƣơng hiệu UHD
Điều 14. Ứng xử trong việc thực hiện một số nội quy, quy định trong Nhà trƣờng.
1. Về ý thức và tác phong làm việc của CBVC 2. Về thời gian làm việc của CBVC
Điều 15. Giao tiếp và ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên Điều 16. Giao tiếp ứng xử của nhân viên đối với lãnh đạo Điều 17. Giao tiếp ứng xử trong quan hệ đồng nghiệp Điều 18. Giao tiếp ứng xử của CBVC với HSSV-HV 1. Trong giao tiếp giữa CBVC với HSSV-HV:
2. Trong giao tiếp giữa Thầy và Trò:
Mục 2:GIAO TIẾP, ỨNG XỬ CỦA HSSV-HV
Điều 19. Giao tiếp, ứng xử của HSSV-HV với CBVC Điều 20. Giao tiếp, ứng xử của HSSV-HV với HSSV-HV Điều 21. Văn hóa học đƣờng của HSSV-HV
Chƣơng IV:ỨNG XỬ TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP, TIỆC CHIÊU ĐÃI
Điều 22. Ứng xử trong tổ chức hội họp, tiệc chiêu đãi 1. Cuộc họp nội bộ
2. Các cuộc họp khác
2.2. Với tƣ cách đồng tổ chức 2.3. Với tƣ cách khách mời
3. Ứng xử trong tổ chức tiệc chiêu đãi
Điều 23. Ứng xử trong sinh hoạt tập thể, khi ngồi trên xe ô tô 1. Ứng xử trong sinh hoạt tập thể
2. Ứng xử khi ngồi trên xe ô tô 2.1 Vị trí ngồi
2.2. Quy định chỗ ngồi:
Điều 24. Ứng xử nơi công cộng và việc hiếu hỉ 1. Ứng xử nơi công cộng
2. Ứng xử trong việc tổ chức sinh nhật, cƣới hỏi
3. Ứng xử trong việc tổ chức thăm hỏi ốm đau và tang lễ
Chƣơng V: NỘI QUY RA VÀO CƠ QUAN VÀ QUẢN LÝ PHƢƠNG TIỆN GIAO THÔNG
Điều 25. Ứng xử trong việc chấp hành Nội quy ra vào cơ quan,
Điều 26. Ứng xử trong việc quản lý tài sản và phƣơng tiện giao thông 1. Đối với CBVC, HSSV-HV và khách
2. Đối với nhân viên bảo vệ
Chƣơng VI: BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 27. Treo quốc kỳ
Điều 28. Treo ảnh hoặc đặt tƣợng Chủ tịch Hồ Chí Minh Điều 29. Biển tên cơ quan
Điều 30. Phòng làm việc
Điều 31. Cảnh quan môi trƣờng
Chƣơng VII: TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 32. Khen thƣởng và xử lý vi phạm Điều 33. Trách nhiệm thực hiện
Chƣơng trình xây dựng môi trƣờng làm việc
Niềm tin là một khái niệm vô hình, một phạm trù bao quát và nội hàm thể hiện sự tin tƣởng. Nó là một trong những yếu tố căn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thiết lập bất kì mối quan hệ nào. Trong môi trƣờng làm việc, những ngƣời quản lí thì cần niềm tin ở giảng viên của họ để hoàn thành công việc với hiệu quả cao nhất. Đó là sự tin tƣởng, là một điều gì đó bạn tin chúng là đúng. Vậy tại sao niềm tin lại là nhân tố không thể thiếu trong môi trƣờng làm việc của bạn?
Hơn nữa, khi công việc gặp trở ngại hay khó khăn, nếu bạn cởi mở trong giao tiếp với các đồng nghiệp, mọi ngƣời sẽ dễ dàng trao đổi chia sẻ những kinh nghiệm có ích, và đƣa ra đƣợc phƣơng án hiệu quả để giải quyết vấn đề. Điều này sẽ càng giúp ích khi những giảng viên làm việc cùng bạn hiểu rõ tính cách của nhau, họ sẽ nắm bắt đƣợc lối suy nghĩ và cách thức làm việc của từng cá nhân phối hợp chúng một cách nhịp nhàng, tăng năng suất của công việc với những kết quả tích cực.
Ngoài ra, mỗi cá thể trong cộng đồng đều có cái tôi riêng. Thông qua việc lắng nghe, trao đổi những suy nghĩ trong giao tiếp, mỗi ngƣời sẽ thể hiện đƣợc sự tôn trọng của mình đối với đối phƣơng. Nhƣ vậy, quan hệ đồng nghiệp trong một nhóm sẽ đƣợc cải thiện tốt hơn, tạo nên môi trƣờng làm việc thoải mái không áp lực.
- Tạo tinh thần đồng đội giữa các cá thể khác nhau trong môi trƣờng
làm việc
Sự thống nhất trong cách làm việc giữa các cá nhân khác nhau trong cùng một tập thể vô cùng quan trọng, ảnh hƣởng trực tiếp đến tiến độ cũng nhƣ hiệu quả làm việc của một dự án hay kế hoạch bất kì. Tuy nhiên, để tao đƣợc sự thống nhất đó, chúng ta cần xây dựng nên tinh thần đồng đội cùng nhau hợp tác giữa các thành viên trong cùng nhóm làm việc.
Tuy nhiên, điều cần chú ý ở đây là việc suy nghĩ về tầm quan trọng và ảnh hƣởng của cá nhân đến tập thể sẽ dẫn đến một số cạnh tranh không lành mạnh. Đó là sự ganh đua, đôi khi là ganh ghét khi một ngƣời nào đó đóng góp lớn và khiến cộng đồng nể phục hơn mình. Vì vậy, bạn phải biết cân bằng tinh thần làm việc đồng đội cũng nhƣ cố gắng thể hiện mình và những thành viên khác đều có thể là những mảnh ghép quan trọng nhƣ nhau trong việc mang lại thành công trong công việc.
Bạn có thể tăng tinh thần làm việc tập thể bằng những hành động vô cùng đơn giản. Đó chỉ là những lời hỏi thăm sức khỏe về cá nhân, gia đình hay bạn bè. Những lời động viên khi đồng nghiệp hoặc nhân viên gặp phải khó khăn. Hoặc phổ biến hơn đó là tổ chức những buổi ăn uống, đi dã ngoại , du lịch tập thể để tăng tình đồng nghiệp trong nhà trƣờng. Điều này sẽ giúp cho đồng nghiệp cảm thấy mình đƣợc quan tâm và vị trí của họ có ý nghĩa và quan trọng hơn. Và dĩ nhiên, kết quả nhận đƣợc sẽ là một môi trƣờng làm việc thân thiện, tích cực và vui vẻ.
- Sự gần gũi và quan tâm đến đồng nghiệp trong môi trƣờng làm việc
tập thể
Trong công việc, khi bạn đứng ở vị trí có địa vị cao trong công ty, bạn có quyền hành lớn trong việc sa thải hay bổ nhiệm nhân viên không có nghĩa bạn có thể sai khiến họ theo ý mình muốn. Bạn không thể áp đặt suy nghĩ và mong muốn của cá nhân, không nghe những ý kiến đóng góp từ cấp dƣới, luôn lạnh lùng thể hiện sự phân biệt tầng lớp trong môi trƣờng làm việc. Điều đó chỉ khiến công việc bị ngƣng trệ, thái độ làm việc của các nhân viên dƣới quyền sẽ là đối phó, không có sự hợp tác và đồng lòng trong quyết định vấn đề và thực thi chúng một cách hiệu quả.
- Đánh giá, công nhận và phần thƣởng cho những đóng góp tích cực
trong công việc
Trong bất kì một môi trƣờng làm việc nào, việc ganh đua đóng góp thành tích trong công việc luôn là điều đƣợc mọi ngƣời ủng hộ và khuyến khích. Điều đó vừa giúp cho công việc tăng năng suất hiệu quả và nhân viên có động lực để làm việc tích cực hơn.
Để tạo nên một môi trƣờng làm việc cần rất nhiều yếu tố khác nhau. Đó không phải là trách nhiệm của riêng ngƣời quản lí mà đó là sự đóng góp của tất cả các cá thể khác nhau trong cộng đồng làm việc chung. Do đó, dù bạn là nhân viên hay là sếp bạn cũng thay đổi và hoàn thiện bản thân để có thể góp sức tạo nên một môi trƣờng làm việc tích cực và hiệu quả.
4.3.3.2. Tái cấu trúc hoạt động tổ chức thực hiện chương trình tạo động lực cho giảng viên
Tái cấu trúc hoạt động tổ chức thực hiện chƣơng trình hiện nay là rất quan trọng với Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. Ban Giám hiệu cần có những kế hoạch cụ thể cho công tác tái cấu trúc hoạt động tổ chức thực hiện chƣơng trình.
Hiện nay, các hoạt động tổ chức thực hiện chƣơng trình chủ yếu đƣợc thực hiện bởi Ban Giám hiệu, Hội đồng thi đua, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Tổ chức Cán bộ và sự phối hợp giữa các phòng ban chƣa đƣợc chặt chẽ. Vì vậy, trong thời gian tới, các hoạt động tái cấu trúc hoạt động tổ chức thực hiện chƣơng trình nhằm phối hợp chặt chẽ hơn nữa các bộ phận thực hiện để chƣơng trình tạo động lực làm việc là công việc của cả tập thể Nhà trƣờng chứ không chỉ là công việc của Ban Giám hiệu hay bộ phận nhân sự.