9. CẤU TRÚC LUẬN VĂN
3.3.2. Hoàn thiện công tác kế hoạch trong huy động và sử dụng hợp lý các nguồn kinh phí trong nhà
nguồn kinh phí trong nhà trường
Khi đã có nguồn tài chính, vấn đề quan trọng đặt ra là phải biết quản lý và sử dụng như thế nào cho hiệu quả nhất. Nguồn tài chính dù nhiều nhưng sử dụng không hợp lý sẽ không tăng cường hiệu quả, vì vậy xác định các biện pháp quản lý, sử dụng hiệu quả nguồn tài chính là vấn đề rất cần thiết.
a) Mục tiêu
Đảm bảo cho các nguồn tài chính được khai thác tối đa, quản lý chặt chẽ, sử dụng có hiệu quả, phù hợp với chế độ, chính sách quy định của Nhà nước góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.
Giúp Nhà trường chủ động việc điều hành công tác tài chính, sẵn sàng ứng phó với những diễn biến bất lợi, những yếu tố ảnh hưởng tới mục tiêu chung mà nhà trường đã đặt ra.
Giúp cho các bộ phận, cá nhân biết rõ được quyền hạn, trách nhiệm của mình khi được phân công thực hiện thu chi - tài chính.
b) Nội dung
Việc kế hoạch hóa được các nguồn thu tài chính phải dựa trên cơ sở chi tiết của kế hoạch đào tạo, phải xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch đào tạo. Kế hoạch đào tạo phải căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh được Bộ Giáo dục và Đào tạo phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu thực tế của các lớp đào tạo ngắn hạn. Trong quản lý tài chính đảm bảo cân đối thu chi là việc làm rất quan trọng. Nhưng không thể thuần túy thu được bao nhiêu chi hết bấy nhiêu là đủ, mà phải có tích luỹ, dự phòng. Phải có kế hoạch thu và tiến độ thu, song nguồn thu đã có mà kế hoạch chi không phù hợp với nội dung, tiến độ, mục đích, nhiệm vụ đào tạo sẽ dẫn đến lãng phí, kém hiệu quả. Thu mà không chi là hạn chế hiệu lực của đồng tiền. Chi mà không tính tới kế hoạch thu thì sẽ dẫn tới chi không có cơ sở, chi quá, phải bù lỗ. Như vậy, Kế hoạch hóa việc huy
động và quản lý, sử dụng các nguồn tài chính sẽ đảm bảo cân đối thu, chi đảm bảo tiết kiệm và hợp lý đồng vốn được đầu tư.
Muốn thực hiện tốt công tác kế hoạch hóa việc quản lý và sử dụng nguồn tài chính nhà trường cần phải:
+ Dự kiến các khoản thu.
Thu từ nguồn ngân sách nhà nước cấp như kinh phí: nghiên cứu khoa học, hỗ trợ tăng cường cơ sở vật chất..
Thu từ nguồn vốn ngoài ngân sách nhà nước cấp như: Học phí, lệ phí, liên kết đào tạo, thu từ đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn, thu hoạt động dịch vụ khác…
+ Dự kiến các khoản chi.
Chi thường xuyên bao gồm: Chi lương, chi phụ cấp lương, tiền công, tiền thưởng, phúc lợi tập thể; các khoản đóng góp như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…
Chi nghiệp vụ chuyên môn bao gồm: Các khoản chi công tác phí, sách báo, điện thoại, hội nghị, hợp đồng thuê mướn, cải tiến xây dựng chương trình, công tác khảo thí…
Chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định bao gồm: Xây dựng, sửa chữa nhà cửa, máy móc thiết bị; mua sắm tài sản bàn ghế, bục bảng, các thiết bị dạy học…
Chi khác như: Kỷ niệm các ngày lễ lớn, tiếp khách, tổng kết năm học…
c) Cách thực hiện
Viện trưởng trực tiếp giao nhiệm vụ cho Phòng Kế hoạch - Tài chính thực hiện tuần tự theo các bước
-Bước 1 : Lập kế hoạch.
Căn cứ vào kế hoạch đào tạo được Bộ Giáo dục & Đào tạo phê duyệt và có chỉ tiêu tuyên sinh cụ thể cho từng Khoa; căn cứ vào số cán bộ - giảng viên, giáo viên trong biên chế và hợp đồng của từng đơn vị; căn cứ vào hợp đồng đào tạo liên kết, đào tạo ngắn hạn, quy định mức thu học phí của Nhà nước và nhu cầu xây dựng, sửa chữa, mua sắm tài sản, trang thiết bị và các hoạt động dịch
vụ khác, Phòng Kế hoạch - Tài chính xây dựng kế hoạch thu-chi cụ thể cho từng đơn vị hạch toán và cho hoạt động chung toàn Viện dựa trên cơ sở số liệu thực chi và ước chi của các khoản mục đã được phân theo các nhóm thuộc cả hai nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp và nguồn vốn ngoài ngân sách trong năm báo cáo. Trên cơ sở đó làm cơ sở xây dựng kế hoạch năm. Khi lập kế hoạch phải lưu ý tới một số yếu tố ảnh hưởng tới quá trình thực hiện kế hoạch như:
+ Cơ chế chính sách, tỷ lệ trượt giá + Cân đối số chi và nguồn thu
+ Ưu tiên nhóm chi cho con người, hoạt động giảng dạy – học tập và có tính đến các khoản dự phòng.
+ Các yếu tố khách quan và chủ quan khác như bị chấm dứt hợp đồng thuê địa điểm học, chưa mời được giáo viên giảng dạy kịp với tiến độ học…
- Bước 2: Nộp kế hoạch và dự toán ngân sách nhà nước cho Vụ Kế hoạch Tài chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Kế hoạch thu-chi cho từng đơn vị hạch toán và cho hoạt động chung toàn Viện của cả hai nguồn vốn, ngân sách Nhà nước và nguồn thu sự nghiệp được trình bày chi tiết cụ thể tới từng khoản thu, từng nội dung chi. Kế hoạch tài chính có được thực thi hay không chính là ở bước bước này, thường được thực hiện vào quý 3 hàng năm.
- Bước 3: Giao kế hoạch
Đây là bước mang tính thủ tục, song nó khẳng định sự ghi nhận của lãnh đạo các cấp, các ngành về quá trình đổi mới của nhà trường trong công tác đào tạo nói chung cũng như việc khai thác, sử dụng và quản lý nguồn tài chính nói riêng. Bước giao kế hoạch thường được cấp chủ quản giao vào cuối tháng 12 năm báo cáo hoặc những những ngày đầu năm kế hoạch.
- Bước 4: Phân bố kế hoạch tài chính.
Phòng Tài chính - Kế hoạch chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu về kế hoạch phân bổ thu – chi tài chính theo từng quý, tháng và cả năm được chi tiết đến từng khoản thu, mục chi trên cơ sở kế hoạch đã được Viện trưởng phê duyệt. Ban Giám hiệu thông qua hội nghị cán bộ lãnh đạo các khoa, phòng ban.
Khi đã trở thành nghị quyết, phòng Tài chính - Kế hoạch có trách nhiệm gửi kế hoạch lên cơ quan chủ quản cấp trên, Kho bạc Nhà nước nơi cơ quan mở tài khoản giao dịch để theo dõi, giám sát quá trình thực hiện.
Chú ý khi phân bổ kế hoạch: Việc phân bổ kế hoạch tài chính phải gắn với mục tiêu, phương hướng nhiệm vụ theo dõi thời gian tháng, quý và cả năm học. Phải lấy kế hoạch đào tạo và nhiệm vụ đảm nhận của từng đơn vị làm cơ sở phân bổ kinh phí và kế hoạch hóa được việc thu - chi các nguồn tài chính thì công tác đào tạo sẽ không bị ách tắc và trì trệ.
- Bước 5: Tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính.
Phòng Kế hoạch - Tài chính soạn thảo quyết định trình Viện trưởng ký và tổ chức hội nghị giao kế hoạch thực hiện.
Quá trình thực hiện phải tuân thủ theo luật ngân sách, pháp lệnh Kế toán – Thống kê và các văn bản quy định về chế độ tài chính (cấp phát, sử dụng quản lý và thanh quyết toán)
- Bước 6: Kiểm tra đánh giá.
Kiểm tra, đánh giá xem việc xây dựng kế hoạch và việc phân bổ nguồn tài chính có đáp ứng được nhiệm vụ đào tạo đặt ra hay không, phát hiện những sai sót lệch lạc để kịp thời điều chỉnh.
d) Điều kiện thực hiện
- Kế hoạch đào tạo đã được xây dựng trong năm. - Sự chỉ đạo sát sao của Ban Giám hiệu nhà trường.
- Trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững và tinh thần trách nhiệm cao của cán bộ Kế toán
- Sự phối hợp của các phòng, ban chuyên môn phải nhịp nhàng ăn khớp. - Được sự quan tâm ủng hộ của cơ quan chủ quản cấp trên và các đơn vị liên quan.
- Các chế độ chính sách của nhà nước về giáo dục - đào tạo.