9. CẤU TRÚC LUẬN VĂN
2.2.3 Thực trạng về quản lý và sử dụng nguồn kinh phí của ĐH Mở HN
2.2.3.1 Thực trạng về quản lý và sử dụng kinh phí từ nguồn Ngân sách Nhà nước của Viện Đại học Mở Hà Nội.
Viện Đại học Mở Hà Nội là trường Đại học công lập tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, do vậy tỷ trọng Ngân sách Nhà nước cấp so với tổng nguồn lực tài chính của Nhà trường là rất nhỏ (chiếm khảng 2%) nên chỉ dùng để chi cho 2 khoản mục chính là chi công tác nghiên cứu khoa học và chi tăng cường cơ sở vật chất. Khoản chi tăng cường cơ sở vật chất từ nguồn Ngân sách Nhà nước cũng chiếm một tỷ lệ rất nhỏ (khoảng 1,1%) so với tổng chi phí mà nhà trường phải trả cho khoản thuê cơ sở vật chất và đầu tư trang thiết bị dạy học.
Bảng 2.8: Các khoản chi Ngân sách Nhà nước của Viện ĐH Mở Hà Nội (Giai đoạn 2008 – 2011)
Đơn vị tính: đồng
TT Nội dung Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
1 Chi công tác Nghiên
cứu Khoa học 400.000.000 495.000.000 495.000.000 468.100.000 2 Chi tăng cường cơ sở
vật chất
0 0 1.500.000.000 1.387.500.000
Tổng chi 400.000.000 459.000.000 1.959.000.000 1.855.600.000
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tài chính Viện Đại học Mở Hà Nội
Mặc dù là cơ sở giáo dục công lập nhưng Viện Đại học Mở Hà Nội vẫn chưa được cấp đất xây dựng Viện. Trụ sở chính của Viện tại B101 - Nguyễn Hiền - Hai Bà Trưng - Hà Nội với diện tích 1962m2 trong đó có 515m2 đất sử dụng chung với trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, chỉ đủ để dùng làm văn
phòng của Nhà Trường. Các lớp học tại các Khoa đều phải thuê và phải chi phí hàng năm gần 15 tỷ đồng. Tuy nhiên, khó khăn gặp phải khi đi thuê lớp học là sự thiếu sự chủ động, không dám đầu tư nâng cấp trang thiết bị vì thời gian thuê không dài, môi trường sư phạm hạn chế; giá thuê ngày càng cao.
2.2.3.2. Thực trạng về quản lý và sử dụng kinh phí ngoài Ngân sách Nhà nước của Viện Đại học Mở Hà Nội.
Viện Đại học Mở Hà Nội đã quyết tâm cân đối đến từng hoạt động cụ thể, cân đối trên tổng thể hoạt động chung của nhà trường, trên cơ sở đó để cố gắng cân đối thu chi toàn Viện. Thực hiện khoán chi với nhiều nội dung công việc cụ thể đảm bảo công việc và hết sức tiết kiệm (điện thoại, văn phòng phẩm, điện nước, cơ sở vật chất,…)
Viện đã xây dựng bổ sung hoàn thiện hàng năm Quy chế chi tiêu nội bộ để tăng cường công tác quản lý tài chính trong nội bộ để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, thúc đẩy phát triển hoạt động sự nghiệp, khai thác nguồn thu, tăng thu, tiết kiệm chi.
Nguồn thu sự nghiệp, cùng với nguồn kinh phí tiết kiệm chi thường xuyên đã góp phần bảo đảm bù đắp nhu cầu tiền lương tăng thêm cho cán bộ.
Ngoài việc nâng cao thù lao cho các giảng viên, các chế độ phụ cấp đầy đủ để mời gọi được các giáo sư, giảng viên giỏi, Viện còn đầu tư tăng cường cơ sở vật chất, đổi mới trang thiết bị, tạo điều kiện mở rộng các hoạt động sự nghiệp và các hoạt động dịch vụ trong Viện.
Các khoản chi của Viện được chia thành 4 nhóm mục chính: - Chi thanh toán cho cá nhân.
- Chi nghiệp vụ chuyên môn.
- Chi mua sắm sửa chữa lớn tài sản cố định. - Nhóm mục chi khác.
Thực tế chi cho từng nhóm mục chi được thể hiện ở bảng 2.9 và xu thế tăng của từng nhóm mục chi thể hiện qua biểu đồ 2.5.
Bảng 2.9: Kinh phí chi cho sự nghiệp đào tạo của Viện ĐH Mở Hà Nội (Giai đoạn 2008 – 2011)
Đơn vị tính : đồng
TT Nội dung Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
1 Chi thanh toán
cá nhân 8.594.500.000 11.255.000.000 14.871.000.000 19.942.500.000 2 Chi nghiệp vụ chuyên môn 16.245.000.000 19.089.500.000 22.578.000.000 24.362.500.000 3 Chi mua sắm sửa chữa lớn 9.934.500.000 9.727.500.000 10.501.500.000 11.470.000.000 4 Chi khác 5.615.500.000 6.517.000.000 6.789.500.000 9.637.500.000 Tổng chi 40.389.500.000 46.589.000.000 54.740.000.000 65.412.500.000
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tài chính Viện Đại học Mở Hà Nội
Bảng 2.10: Tỷ trọng kinh phí chi cho sự nghiệp đào tạo của Viện ĐH Mở Hà Nội (Giai đoạn 2008 – 2011)
Đơn vị tính : đồng
TT Nội dung Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Kinh phí Tỷ trọng (%) Kinh phí Tỷ trọng (%) Kinh phí Tỷ trọng (%) Kinh phí Tỷ trọng (%)
1 Chi thanh toán cá nhân 8.594.500.000 21,28 11.255.000.000 24,16 14.871.000.000 27,17 19.942.500.000 30,49 2 Chi nghiệp vụ chuyên môn 16.245.000.000 40,22 19.089.500.000 40,97 22.578.000.000 41,25 24.362.500.000 37,24 3 Chi mua sắm sửa chữa lớn 9.934.500.000 24,60 9.727.500.000 20,88 10.501.500.000 19,18 11.470.000.000 17,53
4 Chi khác 5.615.500.000 13,90 6.517.000.000 13,99 6.789.500.000 12,40 9.637.500.000 14,73
Cộng 40.389.500.000 100 46.589.000.000 100 54.740.000.000 100 65.412.500.000 100
Qua số liệu ở bảng 2.10 ta thấy: nhìn chung mức chi cho đào tạo của Viện Đại học Mở Hà Nội ở các nhóm, mục chi đều có sự thay đổi đáng kể trong giai đoạn 2008 -2011. Trong đó nhóm mục chi thanh toán cá nhân và nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn có sự gia tăng mạnh mẽ và chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi cho đào tạo của Viện. Phân tích từng nhóm, mục chi ta thấy:
+ Nhóm mục chi thanh toán cá nhân có xu hướng tăng dần qua các năm. Thực trạng này là do các năm gần đây trường mở rộng quy mô đào tạo, loại hình đào tạo, mở thêm mã ngành đào tạo mới, vì vậy số cán bộ, giáo viên cả cơ hữu và thỉnh giảng của Nhà trường cũng tăng lên. Đây là nhóm mà các phần chi chủ yếu chi cho con người bao gồm tiền lương, phụ cấp lương, tiền công, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và các khoản đóng góp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
Để quản lý chặt chẽ kinh phí thuộc mục chi thanh toán cá nhân, khi lập quỹ lương cho cả năm phải dựa trên chỉ tiêu biên chế, hợp đồng, định biên lao động của các đơn vị trực thuộc có mặt trong năm báo cáo cũng như các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp đứng lớp... và số kinh phí dự kiến tăng lương trong năm. Khi thanh toán lương nhất thiết phải dựa vào bảng chấm công từng cá nhân của các Khoa, Phòng ban, Trung tâm… trong Nhà trường đồng thời phải khấu trừ các khoản đóng góp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định. Khi thanh toán tiền giảng dạy, ra đề, chấm bài… cho giáo viên phải rà soát đối chiếu kỹ hệ thống sổ ghi đầu bài, hợp đồng, giấy mời giảng, phiếu xác nhận giờ giảng…nhằm thanh toán đầy đủ và chính xác, không để xảy ra tình trạng thanh toán thừa hoặc thiếu.
+ Nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn liên tục tăng lên trong các năm, điều này chứng tỏ trong những năm gần đây Nhà trường ngày càng quan tâm đến chất lượng đào tạo bằng cách không ngừng tăng cường nguồn tài chính cho khoản mục chi này. Các thiết bị, phương tiện giảng dạy được tăng cường đổi mới. Trong nhóm mục chi này, các khoản chi như thực địa, thực tập môn học cho sinh viên, xây dựng cải tiến chương trình, công tác bảo vệ, thi tốt nghiệp, công tác khảo thí… cũng được Nhà trường chú trọng và quan tâm để đảm bảo kinh phí hoạt động nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.
thiết bị vật tư, sách, tài liệu, giáo trình phục vụ cho giảng dạy, các phòng chuyên môn phải lập tờ trình, dự trù đã được Viện trưởng phê duyệt và chỉ thanh toán khi công việc đã hoàn tất, có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ và đúng nội dung công việc.
+ Nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định là khoản chi được đầu tư tương đối lớn về mặt kinh phí. Đầu năm, căn cứ vào nhiệm vụ và nguồn kinh phí dự kiến trong năm tài chính, Ban giám hiệu kết hợp với các phòng chức năng xác định các hạng mục cần phải được đầu tư, mua sắm, tăng cường cơ sở vật chất phục vụ đào tạo để lên kế hoạch có phân cho từng quý, tháng thực hiện. những khoản chi lớn cần phải được thẩm định giá hoặc dự toán thiết kế qua các cơ quan chức năng để làm căn cứ cho việc mua sắm, sửa chữa. Ví dụ sửa chữa giảng đường, nhà làm việc hoặc mua sắm các lô hàng có trị giá lớn như máy vi tính, máy photocopy, máy chiếu projecter, hệ thống âm thanh... Đồng thời Nhà trường luôn quan tâm tới việc sửa chữa hoặc nâng cấp các trang thiết bị phục vụ đào tạo. Trong những năm gần đây nhóm chi này cũng thường chiếm tỷ trọng lớn.
Đối với tài sản trang thiết bị, nhà cửa, phương tiện... việc quản lý phải được theo dõi trên sổ sách kế toán kể cả nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại và thời hạn sử dụng. Hàng năm đều phải được tiến hành kiểm kê đánh giá phân loại theo đúng quy định của pháp lệnh kế toán thống kê.
+ Nhóm mục chi khác : nhóm mục chi này chiếm tỷ trọng thấp nhất trong tổng kinh phí chi cho hoạt động sự nghiệp của Nhà trường.
Đây là khoản chi không liên quan trực tiếp đến kết quả và chất lượng đào tạo của Nhà trường mà chỉ mang tính chất gián tiếp phục vụ cho công tác đào tạo. Do vậy đòi hỏi phải chi đủ, chi đúng chế độ, đúng nguyên tắc và mang tính kịp thời song cần quán triệt việc tiết kiệm khoản chi này để tăng chi cho các khoản chi khác quan trọng hơn.
Để quản lý chặt chẽ kinh phí, khi lập kế hoạch chi tiêu cho các mục thuộc nhóm này cần phải tính toán chi tiết cụ thể tới từng nội dung công việc kể cả về mặt định tính lẫn định lượng. Khi thanh toán phải đảm bảo đầy đủ các thủ tục theo chế độ tài chính quy định. Điều quan trọng hơn là phải xác định các nhu cầu đã đề nghị có sát thực tế và mang lại hiệu quả hay không. Ngoài ra
cần phải có các biện pháp quản lý chặt chẽ các định mức, khoán chi tới từng đơn vị, cá nhân để đảm bảo thực hành tiết kiệm vừa nhằm nâng cao năng lực quản lý vừa tiết kiệm kinh phí để tăng cường nâng cao đời sống của cán bộ, giảng viên.
2.2.3.3. Thực trạng về bộ máy quản lý tài chính của Viện Đại học Mở HN
a. Bộ máy và phân cấp quản lý tài chính
Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch Tài chính – Viện ĐH Mở HN
- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh tại Viện.
- Tham mưu cho Viện trưởng sử dụng nguồn kinh phí Ngân sách cấp vào các mục đích phục vụ đào tạo, nâng cấp thiết bị, đầu tư vào các công việc trọng điểm theo kế hoạch chung của Viện.
- Phối hợp với các đơn vị trong trường thu phí, lệ phí, tổ chức hạch toán và quản lý toàn bộ nguồn thu, chi của trường theo đúng chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước và của Viện
- Thực hiện tất cả các khoản thanh quyết toán với các đơn vị trong Viện và các đơn vị liên kết theo chế độ chính sách của Nhà nước và theo qui chế chi tiêu nội bộ của Viện.
- Xây dựng các văn bản liên quan về công tác tài chính, kế toán, tài sản của trường; xây dựng các phương án chi trả lương, thu nhập tăng thêm cho cán bộ viên chức, cán bộ hợp đồng.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành công tác thu – chi, thanh toán công nợ; quản lý mua sắm, sử dụng tài sản, nguồn kinh phí hình thành tài sản….
Phân cấp quản lý tài chính tại Viện Đại học Mở Hà Nội
Viện Đại học Mở Hà Nội là đơn vị tổ chức hạch toán tập trung toàn bộ các khoản thu-chi tại Phòng Kế hoạch Tài chính. Các đơn vị thuộc Viện là đơn vị thanh toán, thực hiện kịp thời và đầy đủ các khoản thu về phòng Kế hoạch Tài chính và được chủ động chi trong phạm vi khung phân bổ kinh phí. Cụ thể :
- Trích lập các quỹ theo quy định tại điều 19 Nghị định số 43/NĐ-CP ngày 25/4/2006, quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.
- Chi lương hàng tháng và toàn bộ kinh phí chi thường xuyên của các đơn vị không phân cấp.
- Chi lương quản lý, lương tăng thêm, tiền phúc lợi và tiền ăn trưa cho toàn thể bộ cán bộ trong Viện.
- Chi đầu tư và sửa chữa lớn tài sản cố định.
- Chi công tác thanh tra khảo thí và đảm bảo chất lượng trong toàn Viện. - Chi hội nghị, tuyển sinh, phát bằng chính quy, hỗ trợ nghiên cứu khoa học.
*) 70% kinh phí còn lại được Viện uỷ quyền phân cấp chi cho các đơn vị hạch toán với tỷ lệ kinh phí phân bổ theo % tổng thu học phí, lệ phí. Cụ thể
- Thuê cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy và học tập : 22% - Chi cho hoạt động trực tiếp giảng dạy, phục vụ giảng dạy : 36% - Chi hoạt động thường xuyên : 11% - Chi hỗ trợ hoạt động của sinh viên : 1%
. Việc quy định rõ ràng, cụ thể tỷ lệ % các khoản mục chi đã giúp cho các đơn vị hoạch toán trong Viện chi đúng, chi đủ và theo đúng khoản mục cũng như tỷ lệ % đã quy định.
b. Hình thức kế toán tại Viện Đại học Mở Hà Nội
Hiện nay, Phòng Kế hoạch Tài chính – Viện Đại học Mở Hà Nội đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mền kế toán viết riêng cho Viện Đại học Mở Hà Nội vì những đặc thù riêng khác biệt. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được cụ thể hoá như sau :
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. - Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên hình 2.2 như sau:
Hình 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Việc ứng dụng tin học, áp dụng phần mềm vào công tác kế toán tại Viện Đại học Mở Hà Nội đã góp phần làm gọn nhẹ của bộ máy kế toán, số liệu cung cấp được nhanh chóng, chính xác, bảo đảm tiết kiệm chi phí và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý tài chính.